Snadno pozvěte účastníky na naplánované schůzky Microsoft Teams a sledujte jejich odpovědi.
Virtuální schůzky mohou být vyčerpávající. To ví každý. Takže jako hostitel schůzky je vaší povinností tento proces co nejvíce usnadnit. Velká část z toho spočívá v tom, že se pořád nepořádají improvizované schůzky.
Každý má v kalendáři spoustu věcí. A nechat se předem upozornit je nejen ohleduplné, ale také profesionální. Naštěstí je velmi snadné pozvat lidi na schůzky Microsoft Teams. Když naplánujete schůzku v Microsoft Teams, můžete na schůzku pozvat lidi hned.
Poznámka: U účtů Microsoft Teams Free a Personal není možnost přidávat účastníky při plánování schůzky. Odkaz na schůzku musíte odeslat ručně. Možnost odesílat pozvánky na schůzky je k dispozici pouze pro účty Microsoft 365.
Přejděte na kartu „Kalendář“ z navigačního panelu vlevo.
Klikněte na tlačítko „Nová schůzka“ v pravém horním rohu obrazovky. Otevře se okno plánování.
Pojmenujte schůzku a vyberte čas a datum události. Poté přejděte na „Přidat požadované účastníky“ a přidejte lidi, které chcete na schůzku pozvat. Můžete pozvat uživatele z vaší organizace i mimo ni.
Chcete-li pozvat uživatele z vaší organizace, zadejte jejich jména. Týmy budou poskytovat návrhy od členů v rámci vaší organizace. Kliknutím na jejich jméno je přidáte.
Chcete-li pozvat uživatele mimo vaši organizaci, budete muset zadat úplnou e-mailovou adresu osoby. Po zadání jejich e-mailové adresy stiskněte klávesu Enter nebo klikněte na návrh „Pozvat“ a přidejte je jako účastníky schůzky.
Pro uživatele, jejichž přítomnost není vyžadována, klikněte na tlačítko ‚Volitelné‘ na konci textového pole.
Rozšíří se nové pole. Zde zadejte volitelné účastníky podobně jako u povinných účastníků. U členů organizace zadejte jejich jméno a poté je vyberte z návrhů Teams. Pro členy mimo vaši organizaci zadejte úplnou e-mailovou adresu.
Teams má také asistenta plánování, který vám umožní porovnat váš kalendář s kalendáři ostatních účastníků (pro které je každopádně dostupný), abyste našli čas, který vyhovuje všem. Přejděte na kartu „Asistent plánování“, kde získáte pomoc od Teams, abyste našli vhodný čas.
Po zadání všech podrobností v okně plánovače schůzek klikněte na tlačítko ‚Odeslat‘.
Pozvánka bude zaslána všem účastníkům schůzky (povinné i volitelné) buď do jejich poštovní schránky Outlooku (pro lidi v organizaci) nebo na jejich e-mailovou adresu (pro nečleny). Uživatelé mohou potvrdit účast na schůzce a přidat si ji do kalendáře pomocí pozvánky, kterou jste jim poslali.
Jejich RSVP si můžete prohlédnout v detailech schůzky. Chcete-li zobrazit podrobnosti o schůzce, poklepejte na schůzku v kalendáři. Panel pro „Sledování“ je vpravo a zobrazuje stav odpovědi všech.
Po prvotním naplánování schůzky můžete na schůzku pozvat více lidí. Otevřete podrobnosti o schůzce z kalendáře tak, že na ně dvakrát kliknete, nebo vyberete možnost „Upravit“ z překryvné nabídky.
Poté přidejte jména nebo e-mailové adresy účastníků do části „Povinné“ nebo „Volitelné“ a klikněte na tlačítko „Odeslat aktualizaci“. Uživatelé, kteří již byli přidáni, také znovu obdrží pozvánku.
Schůzku můžete také zrušit a každý dostane e-mail s aktualizací, že schůzka byla zrušena.
Otevřete podrobnosti o schůzce a klikněte na tlačítko „Zrušit schůzku“ v levém horním rohu panelu nástrojů podrobností schůzky.
Zobrazí se dialogové okno. Pokud máte zprávu, kterou chcete předat účastníkům, můžete přidat poznámku o zrušení. V opačném případě jednoduše klikněte na tlačítko „Zrušit schůzku“.
A tady to je. Posílat pozvánky na schůzku Microsoft Teams je hračka. Vše, co musíte udělat, je přidat uživatele, které chcete pozvat, do plánovače schůzek. Microsoft také velmi usnadňuje sledování stavu vašich pozvánek nebo úplné zrušení schůzky.