Mějte na svých schůzkách čekárny, aby byly bezpečné a bez obtěžování
Čekárny jsou velmi žádanou funkcí v ekosystému virtuálních konferencí. Chrání vaše schůzky před jakýmikoli bezpečnostními nehodami, jako jsou nechtění lidé, kteří upustí a naruší celou schůzku. Rozsah toho, jak katastrofální by to mohlo být, bylo zcela jasné na začátku tohoto roku ve formě Zoombombingů.
Od té doby si všichni hostitelé setkání, ať už pořádají odborná setkání nebo kurzy, uvědomili důležitost čekárny.
Co je to čekárna?
Čekárna v ekosystému virtuálních setkání je svého druhu nárazník. Všichni účastníci schůzky jím projdou, než jsou vpuštěni do zasedací místnosti. Hostitel schůzky má plnou kontrolu nad tím, koho na schůzku připustit. Nezvaní hosté tak nemohou na schůzku jen tak vstoupit. Jak vidíte, jsou vysoce funkční a nezbytné pro ochranu vašich schůzek.
Jak používat čekárnu ve Webexu
Uživatelé Webexu odjakživa žádají na schůzkách čekárnu nebo lobby, kde mohou účastníci čekat, než se ke schůzce připojí. Dříve jste mohli mít čekárnu v osobních zasedacích místnostech, ale ne na plánovaných schůzkách. Webex Meeting verze 40.9 to ale změnil.
Jak používat čekárnu v osobní zasedací místnosti
Každý uživatel Webexu má ve Webexu osobní zasedací místnost, která má přizpůsobitelný odkaz a nikdy nevyprší. Je jedinečný pouze pro vás a je vždy dostupný; pro použití si jej nemusíte předem rezervovat. Všechny improvizované schůzky, které máte ve Webexu, se konají v této Osobní zasedací místnosti.
Nyní ve výchozím nastavení nemají schůzky v osobní místnosti ani čekárnu. Ale můžete nakonfigurovat nastavení tak, aby bylo jedno. Webex má možnost schůzky uzamknout. Když je schůzka zamčená, všichni účastníci, kteří se k ní pokusí připojit, vstoupí místo toho do haly. Hostitel je pak může pustit dovnitř, pokud chtějí.
Chcete-li zamknout schůzku v osobní místnosti, přejděte na panel nástrojů schůzky a klikněte na ikonu „Další možnosti“ (nabídka se třemi tečkami).
Poté v nabídce zapněte přepínač pro možnost „Zamknout schůzku“.
Všichni účastníci, kteří se připojí poté, co schůzku uzamknete, budou muset počkat v hale. Na obrazovce se zobrazí upozornění, že v hale čekají účastníci. Kliknutím na něj zobrazíte seznam.
Můžete je přijmout všechny jediným kliknutím tak, že je všechny vyberete, nebo přijmout pouze účastníky, které chcete vpustit dovnitř. Vyberte účastníky a klikněte na tlačítko ‚Přijmout‘.
Nyní to budete muset udělat pro každou schůzku v osobní místnosti, kterou chcete uzamknout. Ale vzhledem k tomu, že budete první na schůzce, protože je to improvizované, není to takový problém. Toto řešení je ideální pro lidi, kteří možná nechtějí na každé schůzce čekárnu.
Ale pro lidi, kteří chtějí funkci čekárny jako výchozí na všech schůzkách, existuje další způsob. Konfigurace tohoto malého nastavení automaticky uzamkne každou schůzku v osobní místnosti, jakmile začne.
Přejděte na webex.com a přihlaste se do svého prostoru Webex Meeting. V navigační nabídce vlevo klikněte na „Předvolby“.
Poté přejděte na „Můj osobní pokoj“.
Otevře se vaše osobní nastavení místnosti. Přejděte dolů na nastavení „Automatický zámek“. Poté kliknutím na zaškrtávací políčko vedle něj vyberte.
Když jej vyberete, rozbalovací nabídka času bude klikatelná. Klikněte na něj a z možností vyberte „0“.
Poté klikněte na tlačítko „Uložit“.
Nyní budou mít všechny vaše osobní zasedací místnosti ve výchozím nastavení čekárnu.
Poznámka: Abyste mohli přijímat lidi z haly na uzamčenou schůzku, měli byste používat počítačovou aplikaci Webex Meetings, počítačovou aplikaci Webex Teams nebo cloudové zařízení Cisco Webex registrované v místnosti nebo stole. Jinak nebudete moci přijmout lidi, aniž byste schůzku odemkli.
Jak využít čekárnu při plánované schůzce
U plánovaných schůzek je zvláště důležité mít čekárnu. Pokud ostatní účastníci dorazí před hostitelem, měli by být v čekárně, odkud je hostitel může pustit dovnitř.
Dříve jste však tuto funkci čekárny nemohli mít na plánované schůzce na Webexu. Všichni účastníci, kteří dorazili před hostitelem, se nemohli ke schůzce vůbec připojit, pokud byla schůzka uzamčena. Po příchodu hostitele se museli osvěžit a pokusit se znovu připojit ke schůzce. Jak si dokážete představit, není to vůbec intuitivní. Jak se účastník dozví o příchodu hostitele na schůzku?
Ale od Webexu 40.9 výše můžete mít čekárnu pro hosty na plánovaných schůzkách. Hosté jsou uživatelé, kteří buď nejsou přihlášeni ke svým účtům Webex, nebo externí uživatelé, kteří na vašem webu nemají účet Webex. Takže všichni hosté, kteří dorazí před hostitelem, budou muset čekat v zasedací místnosti. Ale všichni členové organizace, kteří dorazí před hostitelem, se budou moci připojit přímo.
Přejděte na webex.com a přihlaste se do svého zasedacího prostoru. Poté přejděte na „Schůzky“ z navigační nabídky vlevo.
Kliknutím na tlačítko „Naplánovat“ naplánujete novou schůzku.
Nebo můžete také upravit dříve naplánovanou schůzku s novým nastavením. Otevřete schůzku a klikněte na tlačítko „Upravit“.
Poté, co jste naplánovali schůzku, přejděte dolů a klikněte na „Zobrazit pokročilé možnosti“.
Pod ním se rozbalí několik možností. Klikněte na „Možnosti plánování“.
V možnostech plánování přejděte na „Odemčené schůzky“. Výchozí nastavení této možnosti je „Hosté se mohou připojit ke schůzce“. Klikněte na přepínač „Hosté čekají v hale, dokud je hostitel nepřipustí“, abyste jej vybrali.
Nyní, stejně jako u nastavení pro vaši osobní zasedací místnost, uvidíte možnost „Automatický zámek“. Mohlo by vás to vést k zamyšlení, proč prostě nemůžete zamknout schůzku a aktivovat čekárnu jako u osobních zasedacích místností.
Pouhým uzamčením schůzky bez povolení předchozího nastavení se nevytvoří čekárna pro hosty, kteří dorazí dříve než hostitel. Místo toho by přímo vstoupili na schůzku. Povolení předchozí možnosti je tedy důležité. Je však také důležité pamatovat na to, že vytváří čekárnu, dokud se nepřipojíte ke schůzce. Chcete-li vytvořit čekárnu na potom, musíte schůzku uzamknout.
Nyní můžete povolit „Automatický zámek“ při plánování schůzky nebo můžete schůzku uzamknout z panelu nástrojů schůzky poté, co jste se ke schůzce připojili; je to zcela na vás. Jakmile je schůzka uzamčena, všichni účastníci, hosté i členové organizace by museli projít čekárnou.
Nakonec klikněte na tlačítko „Uložit“ nebo „Naplánovat“.
U naplánovaných schůzek neexistuje žádná obecná možnost, která by vytvořila čekárnu pro každou schůzku. Tyto kroky budete muset provést pro každou schůzku, kterou naplánujete.
Čekárny na virtuální schůzce jsou nesmírně důležité, aby se předešlo případným nehodám. A i když na schůzkách Webex můžete mít čekárnu, mechanika není tak jednoduchá a přímočará. Ale jakmile budete vědět, jak na to, můžete zajistit, aby vaše schůzky byly tak bezpečné, jak by měly být.