Pomocí funkce Sledování změn v Excelu zjistíte, kdo provedl změny v sešitu, jaké změny provedl a zda je přijmout či nikoli.
Řekněme, že jste někoho požádali, aby s vámi provedl korekturu excelového sešitu nebo na něm spolupracoval. A možná budete chtít sledovat změny, vložení a odstranění, které byly v tomto sdíleném sešitu provedeny. Můžete to udělat pomocí funkce Sledování změn aplikace Excel, můžete zjistit, kdo provedl změny a jaké změny provedl ve vašem sdíleném listu/sešitu.
Listy aplikace Excel nejsou ve výchozím nastavení sledovány, takže byste nevěděli, jaké změny byly provedeny, kdo je provedl nebo kdy. Ale když je povolena funkce sledování změn, Excel nastíní revize provedené kterýmkoli uživatelem v sešitu. Toto je podrobný průvodce sledováním změn v aplikaci Microsoft Excel.
Jak zapnout sledování změn v Excelu
Jakmile zadáte všechna data do listu, povolte před sdílením sešitu Excel ke kontrole funkci „Sledování změn“. Po dokončení kontroly můžete porovnat svá původní data se změněnými daty a poté se rozhodnout, zda jejich změny přijmete nebo odmítnete. Poté můžete vypnout sledování změn.
Pamatujte, že se technicky jedná o starší funkci, takže v Excelu 2019 a 365 neuvidíte možnost sledování změn. Tuto funkci najdete pouze na kartě Revize Excelu 2016 a nižších verzí.
Chcete-li zapnout sledování změn v Excelu, přejděte na kartu ‚Review‘ a klikněte na ‚Track Changes‘. Poté z rozbalovací nabídky vyberte možnost Zvýraznit změny.
Otevře se dialogové okno Zvýraznit změny. V tom zaškrtněte políčko „Sledovat změny během úprav“.
Nyní máme tři možnosti Kdy, Kdo a Kde. Pole „Kdy“ nám umožňuje vybrat si, od kdy chceme změny sledovat, vybrat si mezi „Od posledního uložení, Vše, Dosud nezkontrolováno nebo Od data (konkrétní datum)“. Zde vybíráme „Vše“ v poli Kdy.
A v poli Kdo volíme ‚Všichni‘. Pomocí této možnosti můžete také sledovat pouze změny provedené konkrétními uživateli nebo všemi.
Pokud chcete, aby byly změny sledovány v celém listu, jednoduše nechte toto políčko nezaškrtnuté. zaškrtněte políčko „Zvýraznit změny na obrazovce“ a klikněte na tlačítko „OK“.
Nebo Pokud chcete sledovat změny pouze v některé části listu, můžete určit rozsah buněk. Klikněte na pole „Kde“ a vyberte rozsah buněk v listu. Poté klikněte na „OK“.
Kliknutím na „OK“ sešit uložíte.
Dále na kartě „Recenze“ vyberte možnost „Sdílet sešit“.
V dialogovém okně Sdílet sešit se ujistěte, že je zaškrtnuto políčko „Použít funkci starých sdílených sešitů místo nového spoluvytváření“. Poté klikněte na „OK“.
Nakonec vyberte „Chránit sdílený sešit“ na kartě Revize. Otevře se dialogové okno Chránit sdílený sešit. V dialogovém okně Chránit sdílený sešit zaškrtněte možnost „Sdílení se sledováním změn“, abyste zabránili komukoli v odstranění historie sledování. Poté klikněte na „OK“.
Poté soubor uložte a sdílejte tabulku se svými spolupracovníky, aby ji mohli zkontrolovat.
Jak zobrazit a přijmout nebo odmítnout změny
Poté, co všichni vaši spolupracovníci zkontrolují váš sešit a provedou nějaké změny, můžete tyto změny přijmout nebo odmítnout.
Pokud nyní dojde k nějaké změně v tabulce, bude to zobrazeno barevným ohraničením buňky a malým trojúhelníkem v levém horním rohu buňky.
Chcete-li zkontrolovat podrobnosti, přesuňte kurzor nad buňku s malým trojúhelníkem v levém horním rohu. Zobrazí se pole komentáře s informacemi o tom, jaké změny byly provedeny, kdo je provedl a kdy byly provedeny. Pokud na vašem listu provedlo změny více recenzentů, bude každému recenzentovi přiřazena jiná barva pole.
Přejděte na kartu „Zkontrolovat“ a ze skupiny Změny vyberte „Sledovat změny“. Tentokrát vyberte z rozevírací nabídky možnost „Přijmout nebo odmítnout změny“.
V dialogovém okně ‚Vyberte změny, které chcete přijmout nebo odmítnout‘, pokračujte kliknutím na ‚OK‘.
Poté se otevře dialogové okno „Přijmout nebo odmítnout změny“, zde můžete přijmout změny jednu po druhé nebo přijmout/odmítnout všechny změny najednou. Zde se jako první objeví první změna nalezená na listu. V našem případě byla první zjištěná změna, že se hodnota buňky B11 změnila z 16,99 na 17,99. Jakmile ji přijmete nebo odmítnete, načte se další změna.
Po kliknutí na „Přijmout“ se provedená změna použije na váš list. Pokud jej ‚odmítnete‘, změna bude vrácena.
Vytvoření samostatného souboru pro výpis historie změn
Místo toho, abyste viděli změny ve stejném listu, můžete také zobrazit seznam změn na samostatném listu s názvem „Historie“. List historie bude obsahovat všechny podrobnosti o provedených změnách.
Chcete-li zobrazit historii, vyberte „Sledovat změny“ na kartě Kontrola a v rozevíracím seznamu klikněte na „Zvýraznit změny“.
V dialogovém okně Zvýraznit změny nezapomeňte zaškrtnout políčko ‚Vypsat změny na novém listu‘ v dolní části před kliknutím na ‚OK‘.
Tím se vytvoří nový list s názvem „Historie“, který bude obsahovat všechny podrobnosti o změnách, které byly v sešitu provedeny.
Stačí soubor znovu uložit, abyste odstranili list Historie ze sešitu.
Jak vypnout sledování změn v Excelu
Po dokončení recenze můžete vypnout funkci sledování změn v sešitu. Tím odstraníte všechny sledované podrobnosti (zvýraznění buněk) a přestanete sledovat jakékoli další změny v sešitu.
Než budete moci vypnout sledování změn, musíte nejprve zrušit ochranu sešitu. Chcete-li to provést, klikněte na možnost „Odemknout sdílený sešit“ na kartě „Zkontrolovat“.
Chcete-li vypnout sledování změn, přejděte na kartu „Zkontrolovat“ a vyberte možnost Sledovat změny > Zvýraznit změny.
V dialogovém okně Zvýraznit změny zrušte zaškrtnutí políčka vedle položky „Sledovat změny během úprav“ a klikněte na tlačítko „OK“.
Funkce sledování změn v Excelu je nyní vypnutá.