V Tabulkách Google můžete vytvořit rozevírací seznam pomocí seznamu položek v řadě buněk nebo ručním zadáním položek.
Rozbalovací seznam (také známý jako rozevírací nabídka nebo rozbalovací nabídka) je nabídka podobná seznamu, která umožňuje uživatelům vybrat možnost ze seznamu předdefinovaných možností. Rozbalovací seznam zajišťuje, že uživatelé zadávají do buněk pouze hodnoty, které jsou v daném seznamu dostupné.
Při spolupráci na Tabulkách Google můžete někdy chtít, aby ostatní uživatelé zadávali do sloupce opakované hodnoty. Abyste se vyhnuli nepřesnostem, překlepům a zpevnili zadávání dat, možná budete chtít přidat rozevírací seznam, abyste zajistili, že uživatelé budou zadávat pouze poskytnuté hodnoty.
Například vytváříte seznam úkolů, které chcete, aby váš tým provedl. A chcete, aby váš tým aktualizoval stav každého úkolu jako Hotovo, Nevyřízeno, Priorita, Přeskočeno a Úkol probíhá. Chcete-li to provést, můžete vytvořit rozevírací nabídku se seznamem stavů úloh, ze kterých může uživatel vybírat místo ručního zadávání dat.
V tomto tutoriálu probereme vše o vytváření a správě rozevíracího seznamu v Tabulkách Google.
Vytvoření rozevíracího seznamu v Tabulkách Google
Rozbalovací nabídka je funkce ověřování dat, která uživatelům umožňuje ovládat, co lze do listu zadat. Pomocí dialogového okna pro ověření dat v Tabulkách Google můžete rychle vytvořit rozevírací seznam.
Rozbalovací nabídku můžete do Tabulek Google přidat dvěma způsoby. Můžete buď vytvořit rozevírací seznam s hodnotami v rozsahu buněk, nebo ručně zadat položky do seznamu.
Vytvořte rozbalovací nabídku pomocí řady buněk v Tabulkách Google
V Tabulkách Google můžete vytvořit rozevírací seznam pomocí seznamu položek obsažených v řadě buněk.
Nejprve otevřete tabulku Google a zadejte seznam položek v rozsahu buněk, které chcete zahrnout do rozevíracího seznamu. Zde, v této ukázkové tabulce, máme seznam názvů měst jako poboček.
Dále vyberte buňku nebo oblast buněk, kde chcete vytvořit rozevírací seznam. Může být na stejném listu nebo samostatném listu.
Poté klikněte na nabídku „Data“ v horní části tabulky a v rozevíracím seznamu vyberte možnost „Ověření dat“.
Nebo klikněte pravým tlačítkem myši poté, co jste vybrali buňku (buňky) a vyberte ‚Ověření dat‘ v dolní části kontextové nabídky.
Zobrazí se dialogové okno ověření dat. Zde můžete definovat a přizpůsobit svůj rozevírací seznam s různými nastaveními.
Rozsah buněk
První pole, ‚Rozsah buněk‘, určuje umístění, kde bude rozevírací seznam vytvořen. Protože jsme pro to již vybrali rozsah, je automaticky vyplněn.
Můžete to také změnit kliknutím na „ikonu tabulky“ v poli Rozsah buněk a výběrem rozsahu buněk, kam chcete vložit rozevírací seznam.
Kritéria
Dále sekce Kritéria obsahuje seznam možností v rozevíracím seznamu a potřebujete pouze první dvě možnosti. Nelze vytvořit rozevírací nabídku s ostatními možnostmi.
Klikněte na rozevírací nabídku a vyberte možnost „Seznam z rozsahu“, chcete-li přidat rozsah jako kritérium.
Do pole vedle zadejte odkaz na buňku/rozsah, který obsahuje všechny hodnoty, které chcete zahrnout do rozevíracího seznamu. Místo ručního zadávání rozsahu stačí kliknout na ikonu ‚Vybrat rozsah dat‘ (ikona tabulky).
Zobrazí se další vyskakovací okno s názvem Vyberte rozsah dat. Nyní stačí vybrat buňku/rozsah, který obsahuje seznam položek a umístění se automaticky přidá do dialogového okna „Vyberte rozsah dat“. Poté klikněte na „OK“. Když vyberete rozsah z jiného listu, název listu se také zobrazí v umístění seznamu.
Ve výše uvedeném příkladu se seznam položek v A2:A13 listu 3 a rozevírací seznam vytváří v C2:C17 listu 4.
Zobrazit rozevírací seznam v buňce
Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko „Zobrazit rozevírací seznam v buňce“. Pokud tato možnost zůstane nezaškrtnutá, můžete stále zadávat položky ze seznamu dvojitým kliknutím na buňku, ale v buňce neuvidíte ikonu rozevíracího seznamu.
Na neplatná data
Můžete si také vybrat, co se stane, když někdo zadá něco (neplatná data), co není v seznamu. Pro nastavení „Za neplatná data“ můžete vybrat přepínač „Zobrazit varování“ nebo „Odmítnout zadání“. Možnost „Zobrazit upozornění“ přijímá zadání uživatele, ale s varováním, zatímco možnost „Odmítnout zadání“ zadání zcela odmítne.
Vzhled
Pomocí možnosti Vzhled můžete uživateli napovědět, jak používat rozevírací seznam nebo jaké hodnoty jsou v buňkách přijímány.
Chcete-li tuto možnost aktivovat, zaškrtněte políčko „Zobrazit text nápovědy k ověření“ a hned pod ním se zobrazí textové pole. Do textového pole zadejte pokyny, které chcete zobrazit.
Až budete s konfigurací hotovi, klikněte na tlačítko „Uložit“ pro použití změn.
Jak funguje rozevírací seznam v Tabulkách Google
Nyní jsou rozevírací seznamy vytvořeny v buňce C2:C17 a po kliknutí na ikonu rozevíracího seznamu se zobrazí seznam položek.
Nyní, pokud uživatel zadá hodnotu, která není v seznamu, je tato buňka označena jako neplatná data. Můžete si všimnout značky v levém horním rohu buňky C6. Je to proto, že jsme vybrali možnost ‚Zobrazit upozornění‘ v nastavení ‚Na neplatná data‘ v dialogovém okně Ověření dat.
A když najedete na značku, uvidíte varovnou zprávu.
Takto vytvoříte dynamický rozevírací seznam v Tabulkách Google.
Vytvořte rozbalovací nabídku ručním zadáním položek do Tabulek Google
Pokud chcete vytvořit statický rozevírací seznam a nemáte seznam položek v rozsahu buněk v tabulce, můžete položky ručně zadat v dialogovém okně ověření dat.
Tato metoda by mohla být užitečná, pokud chcete vytvořit pouze jednoduchý rozevírací seznam s položkami jako Ano a Ne, Schváleno a zamítnuto, Skladem a vyprodáno atd. Postupujte takto:
Vyberte buňku nebo skupinu buněk, pro kterou chcete přidat rozevírací seznam.
Klikněte v nabídce na záložku ‚Data‘ a vyberte možnost ‚Ověření údajů‘.
Ve vyskakovacím okně Ověření dat se ujistěte, že je v poli Rozsah buněk vybrána správná buňka nebo rozsah.
V rozevíracím seznamu Kritéria musíte tentokrát vybrat ‚Seznam položek‘.
Do pole vedle ručně zadejte požadované položky v rozevíracím seznamu a nezapomeňte každou položku oddělit čárkou bez mezer. V našem příkladu chceme zobrazit pohlaví, takže zadáme „Muž, Žena a Nespecifikováno“.
Mezeru můžete přidat do názvu položky, ale ne mezi položky. Položky mohou obsahovat texty, data, čísla, vzorce a zaškrtávací políčka.
Ujistěte se, že je zaškrtnutá možnost „Zobrazit rozevírací seznam v buňce“. Protože se jedná o statický seznam a nechceme do buňky žádný další vstup, vybrali jsme možnost ‚Odmítnout vstup‘.
Po provedení změn klikněte na „Uložit“ a použijte je.
Nyní se v každé buňce vybraného rozsahu vytvoří statický rozevírací seznam. Chcete-li vybrat položku, klikněte na ikonu rozevírací nabídky nebo dvakrát klikněte na buňku nebo na buňku stiskněte klávesu Enter.
Pokud uživatel zadá hodnotu, která není v seznamu, ověření dat zadání odmítne a zobrazí chybovou zprávu. Je to proto, že jsme v Ověření dat zvolili možnost ‚Odmítnout vstup‘ pro ‚Na neplatná data‘.
Chyba informuje uživatele, že do konkrétní buňky zadal neplatná data a je třeba zadat jednu ze zadaných hodnot.
Upravte rozevírací seznam v Tabulkách Google
Mohou nastat situace, kdy budete chtít přidat nové položky, změnit položky nebo odebrat položky z již vytvořeného rozevíracího seznamu. Je také možné dodat nový seznam položek do již existujícího rozevíracího seznamu.
Přejděte na oblast buněk nebo list s buňkami, který obsahuje seznam položek, které jste použili pro svůj rozevírací seznam. Proveďte požadované změny obsahu těchto buněk. Můžete přidávat nové položky, upravovat již existující položky a odstraňovat položky z těchto buněk.
Toto je původní seznam, který jsme použili k vytvoření rozevíracího seznamu dříve:
Nyní jsme v seznamu provedli několik změn. Přidali jsme novou položku Stockholm, odstranili Vídeň a změnili New York na New Jersey.
Můžete také upravit ručně zadané položky v dialogovém okně Ověření dat.
Poté, co upravíme seznam položek, bude rozevírací seznam automaticky aktualizován. Některé dříve zadané položky pomocí původního rozevíracího seznamu jsou však označeny jako neplatné. Protože jsou tyto hodnoty v seznamu upravovány, jsou označeny jako neplatné.
Nyní, když kliknete na rozevírací seznam, získáte nově aktualizovaný rozevírací seznam.
Poznámka: Pokud přidáte nebo odstraníte položky v seznamu, nezapomeňte změnit výběr rozsahu v kritériích ověření dat, aby se všechny položky v rozevíracím seznamu zobrazovaly správně.
Zkopírujte rozevírací seznam v Tabulkách Google
Namísto vytváření stejného rozevíracího seznamu na více listech můžete rychle zkopírovat rozevírací seznam z jedné buňky do více buněk na jednom nebo více listech.
Pro rychlé zkopírování rozevíracího seznamu můžete použít jednoduchou metodu kopírování a vkládání.
Chcete-li to provést, vyberte buňku pomocí rozevíracího seznamu, klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte „Kopírovat“ nebo stiskněte „Ctrl + C“. Poté vyberte buňku nebo oblast buněk, kam chcete vložit rozevírací seznam, klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte „Vložit“ nebo stiskněte „Ctrl + V“ pro vložení rozevíracího seznamu.
Tato metoda však také zkopíruje formátování buněk (barva, styl, ohraničení atd.) a také zadání rozevíracího seznamu.
Abyste tomu zabránili, musíte použít speciální funkci vložit. Zde je návod, jak to udělat.
Nejprve vyberte a zkopírujte buňku (Ctrl + C) s rozevíracím seznamem. Poté vyberte buňku/rozsah, do kterého chcete zkopírovat rozevírací seznam. Klikněte pravým tlačítkem na vybranou buňku (buňky), rozbalte možnost ‚Vložit jinak‘ a vyberte možnost ‚Vložit pouze ověření dat‘.
Tím se zkopíruje rozevírací seznam na požadované místo.
Odebrat rozevírací seznam v Tabulkách Google
V případě, že již rozbalovací nabídku nepotřebujete a chcete je smazat, můžete to snadno udělat pomocí několika kliknutí myší.
Chcete-li odstranit rozevírací seznam, vyberte buňku nebo buňky, ze kterých chcete rozevírací seznam odstranit. Poté klikněte na nabídku „Data“ a vyberte „Ověření dat“.
Nyní klikněte na tlačítko ‚Odebrat ověření‘ v dolní části dialogového okna ověření dat a klikněte na ‚Uložit‘.
A je to. Vaše rozevírací seznamy budou odstraněny. Ale nechají vám data, která jsme zadali pomocí těchto rozevíracích seznamů.
