Pokud chcete vytisknout poštovní štítky ze seznamu adres, který udržujete v tabulce Excel, můžete použít funkci hromadné korespondence aplikace Microsoft Word
Microsoft Excel je ideálním místem pro ukládání kontaktních a adresních údajů zákazníků. V Excelu můžete snadno uspořádat seznam adresátů/adres. Ale tisk poštovních štítků, obálek, blahopřání nebo čehokoli jiného může být náročná práce.
Řekněme, že chcete odeslat hromadnou e-mailovou zprávu do seznamu adresátů, který udržujete v tabulce aplikace Excel, nejlepší způsob, jak to udělat, je použít funkci hromadné korespondence aplikace Microsoft Word. Vytvořením dokumentu hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word a jeho propojením s pracovním listem aplikace Excel můžete přenést data ze seznamu aplikace Excel do tisknutelných štítků pro odeslání poštou.
Jak vytvořit poštovní štítky ve Wordu z listu Excelu
Pomocí funkce Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word můžete vytvořit list poštovních štítků z listu aplikace Excel, který můžete vytisknout. Pokud nevíte, jak hromadně tisknout štítky z Excelu, přečtěte si tohoto podrobného průvodce.
Připravte si mailing list v Excelu
Chcete-li vytvořit a vytisknout poštovní štítky, musíte nejprve správně nastavit svůj pracovní list. Zadejte záhlaví sloupce do první buňky každého sloupce a vyplňte příslušné informace pod záhlavími těchto sloupců. Protože chceme vytvořit adresní štítky, vytvořte sloupec pro každý prvek, který chcete přidat do štítků (jako je jméno, příjmení, adresa atd.).
Pokud se například chystáte vytvořit poštovní štítky z listu aplikace Excel, bude pravděpodobně obsahovat tyto základní kontaktní informace (jako záhlaví sloupců):
- Jméno
- Příjmení
- Adresa ulice
- Město
- Stát
- PSČ
Podívejte se na snímek obrazovky níže:
Když zadáváte data v Excelu, rozdělte informace do jednotlivých sloupců. Například namísto vytváření jednoho sloupce názvu rozdělte název do samostatných sloupců, jako je název, jméno, druhé jméno, příjmení, což by usnadnilo sloučení dat s dokumentem aplikace Word.
Při zadávání dat se ujistěte, že váš list neobsahuje žádné prázdné řádky nebo sloupce. Po dokončení zadávání dat pracovní list uložte.
Pojmenujte seznam adresátů
Po vytvoření sady dat pojmenujte data uvedená v listu. Udělat to,
Vyberte seznam adres v excelovém listu včetně záhlaví. Dále přejděte na kartu „Vzorce“ a klikněte na „Definovat název“ ve skupině Definovaná jména.
Otevře se nové dialogové okno, zadejte název do pole „Název“ a klikněte na „OK“. Pokud název obsahuje více slov, přidejte mezi ně podtržítko (_) (mezera ani spojovník nejsou povoleny).
Potvrďte formát souboru
Chcete-li vytisknout štítky, budete muset připojit dokument aplikace Word k pracovnímu listu aplikace Excel obsahujícímu seznam adresátů. Pokud připojujete Word k Excelu poprvé, budete muset povolit formát převodu, který vám umožní převádět soubory mezi dvěma programy Microsoft.
Chcete-li to provést, nejprve otevřete program Microsoft Word. Klikněte na kartu „Soubor“ a v dolní části levého panelu vyberte „Možnosti“.
Otevře se nové okno „Možnosti aplikace Word“. V tom klikněte v levém podokně na „Upřesnit“ a přejděte dolů do části „Obecné“. Zaškrtněte volbu ‚Potvrdit převod formátu souboru při otevření‘ a klikněte na ‚OK‘. To vám umožní snadno importovat data z Excelu.
Nastavte dokument hromadné korespondence v aplikaci Word
Dále je třeba nastavit hlavní dokument štítků v MS Word pro poštovní štítky, které chcete přidat.
Otevřete prázdný dokument aplikace Word. Přejděte na „Mailings“ a klikněte na ikonu „Start Hromadná korespondence“. Poté z rozevírací nabídky vyberte možnost „Štítky“.
Můžete si také vybrat možnost ‚Krok za krokem průvodce hromadnou korespondencí‘, která vás provede celým procesem.
Zobrazí se dialogové okno „Možnosti štítků“, zde můžete vybrat dodavatele štítků a číslo produktu. Jako dodavatele jsme si vybrali výrobce štítků 3M, protože to je značka, kterou používáme. Ale pokud používáte konkrétního dodavatele, např. Avery, pak si je místo toho můžete vybrat.
Dále klikněte na tlačítko „Podrobnosti“ v levém dolním rohu okna Možnosti štítku a otevře se nové dialogové okno. Zde můžete změnit okraje, výšku, šířku, rozteč a velikost štítku. Po provedení změn klikněte na „OK“.
Nyní bude stránka aplikace Word vypadat takto:
Připojte list k štítkům aplikace Word
Nyní jste v aplikaci Microsoft Word nastavili prázdné štítky pro příjem informací z Excelu. Dále byste měli propojit dokument aplikace Word s pracovním listem obsahujícím váš seznam adres a přenést data na štítky.
Přejděte na kartu „Pošty“ v dokumentu aplikace Word a vyberte možnost „Vybrat příjemce“. V rozevíracím seznamu klikněte na možnost „Použít existující seznam“.
Přejděte do tabulky aplikace Excel se seznamem adresátů v okně Vybrat zdroj dat, vyberte soubor a klikněte na ‚Otevřít‘.
Pokud se zobrazí dialogové okno Potvrdit zdroj dat, vyberte „Databázové soubory OLE DB“ a klikněte na tlačítko „OK“.
Zobrazí se další vyskakovací okno s názvem Vybrat tabulku. Pokud jste svůj seznam adres pojmenovali (Customer_Mailing_List), vyberte jej a klikněte na „OK“. Pokud ne, vyberte list obsahující váš seznam a klikněte na „OK“.
Jak můžete vidět, textový dokument je nyní vyplněn štítky s adresou, které říkají ‚«Další záznam»‘.
Upravit seznam příjemců pro hromadnou korespondenci
Klikněte na možnost „Upravit seznam příjemců“ na kartě „Pošty“.
Zobrazí se okno „Příjemci hromadné korespondence“ se seznamem všech příjemců z vašeho seznamu adres. Ve výchozím nastavení budou vybrány všechny. Zde můžete třídit, filtrovat, přidávat nebo odebírat příjemce ze seznamu.
Zrušte zaškrtnutí políčka vedle jmen příjemců, které nechcete mít na štítcích.
Přidat pole hromadné korespondence
Nyní musíte do dokumentu přidat pole hromadné korespondence, než dokončíte sloučení. Když do štítků přidáte pole hromadné korespondence, stanou se tato pole zástupnými symboly pro záhlaví sloupců v listu. Po dokončení sloučení budou zástupné symboly nahrazeny daty z vašeho seznamu adresátů aplikace Excel.
Chcete-li přidat pole hromadné korespondence, klikněte na „Blok adresy“ ve skupině Psát a vložit pole na kartě Pošta.
Zde můžete určit vhodný formát jména příjemce, které se zobrazí na štítku. V části „Náhled“ vidíte náhled vybraného vzoru adresy. Kliknutím na „OK“ přidejte pole.
Pokud části bloku adresy chybí nebo se neshodují se zvoleným formátem adresy, znamená to, že záhlaví sloupců seznamu adres v aplikaci Excel se liší od výchozích polí hromadné korespondence aplikace Word. Kliknutím na tlačítko „Přiřadit pole“ spojíte správná pole s poli požadovanými pro blok adresy.
V okně „Shoda polí“ zkontrolujte, zda se požadovaná pole pro blok adresy shodují se sloupcem ve vašem sešitu. Pokud ne, klikněte na rozbalovací tlačítko vedle požadovaného pole a přiřaďte jej k záhlaví sloupce v souboru Excel. Až budete hotovi, klikněte na „OK“.
Nyní se na prvním štítku vašeho dokumentu objeví „Blok adresy“.
Dále je třeba zkopírovat formát štítku a rozvržení prvního štítku (<>) do zbývajících štítků v dokumentu aplikace Word. Chcete-li to provést, klikněte na „Aktualizovat štítky“ v podokně Psaní a vložení na kartě Zásilky.
Proveďte hromadnou korespondenci
Než sloučíme dokument Word a soubor Excel, podívejme se, jak budou hotové štítky vypadat.
Chcete-li zkontrolovat své výsledky, vyberte v horní liště možnost „Náhled výsledků“.
Nyní můžete provést vlastní hromadnou korespondenci.
Aktuálně zobrazený štítek můžete naformátovat na kartě Domů. Můžete dokonce změnit typ písma štítků, velikost písma, barvu písma atd. podle vašich představ. Jakmile dokončíte formátování aktuálně zobrazeného štítku, klikněte na „Aktualizovat štítky“ na kartě Korespondence a použijte formátování na všechny štítky.
Chcete-li provést sloučení, přejděte na kartu „Mailings“, klikněte na možnost „Finish & Merge“ ve skupině Dokončit. Z rozevírací nabídky vyberte možnost „Upravit jednotlivé dokumenty“.
Zobrazí se malé vyskakovací okno s názvem „Sloučit do nového dokumentu“. V tom vyberte „Vše“ v části Sloučit záznamy a dokončete kliknutím na „OK“.
Nyní budou informace z vašeho seznamu adres přeneseny do vašich štítků a objeví se nový dokument s poštovními štítky z vašeho seznamu adres aplikace Excel. Tento dokument štítku nyní můžete upravovat, formátovat, tisknout a ukládat stejně jako jakýkoli jiný dokument aplikace Word.
Bonusový tip: Přidat ohraničení k Štítkům
Je obtížné oříznout štítky bez okrajů. Chcete-li přidat ohraničení, klikněte na ikonu plus (+) v levé horní části textů.
Nyní jsou vybrány všechny štítky v dokumentu, klikněte na ikonu ‚Ohraničení‘ v plovoucí nabídce a z možností klikněte na ‚Všechny ohraničení‘.
Okamžitě uvidíte hranice mezi různými štítky.
Nyní zbývá vytisknout štítky, rozstříhat je, nalepit na e-maily a odeslat e-maily.