Správa vašich úkolů je nyní mnohem jednodušší.
Microsoft minulý rok oznámil aplikaci Tasks pro Microsoft Teams a lze s jistotou říci, že je to jedna z aplikací, na kterou lidé netrpělivě čekali. Sledovat různé úkoly, o které se musíme během dne nebo do konce týdne či měsíce postarat, může být opravdu skličující. V Microsoftu na to samozřejmě existují různé aplikace.
Ale to je právě ten problém. Nebo alespoň bylo. Aplikace byly oddělené. A abyste měli o všem přehled, museli byste přepínat mezi více aplikacemi. Bylo opravdu těžké zachovat si při tom zdravý rozum. S Úkoly to ale Microsoft mění.
Aplikace Úkoly přináší všechny možnosti samostatných aplikací pro sledování pokroku a správu úkolů od společnosti Microsoft na jedno místo. Nová aplikace Úkoly kombinuje vaše osobní úkoly z To-Do a sdílené úkoly z aplikace Planner přímo v Microsoft Teams. Můžete tak sledovat všechny své úkoly z jednoho místa.
Přidávání úkolů v Microsoft Teams
Aplikace Úkoly se začala zavádět na začátku tohoto roku ve fázích a nyní je obecně dostupná všem s předplatným Microsoft 365. Uživatelé Microsoft Teams Free nemají k aplikaci přístup.
Aplikaci Úkoly můžete přidat jako celosystémovou aplikaci v Microsoft Teams nebo jako kartu v kanálu. Když do kanálu přidáte Úkoly jako kartu, nebudou obsahovat vaše osobní úkoly z Úkolů.
Před přidáním aplikace Úkoly do Microsoft Teams je třeba si zapamatovat jednu věc. Aplikaci nenajdete pod názvem „Úkoly“. V současné době jej najdete pod názvem ‚Planner‘.
Postupně se název změní na ‚Tasks by Planner and To-Do‘, než se nakonec stane ‚Tasks‘. Změna na původní verzi již začala a někteří uživatelé mohou najít aplikaci pod tímto názvem namísto „Plánovač“. Ale bez ohledu na název, funkčnost je stejná.
Chcete-li použít aplikaci Úkoly, klikněte na možnost „Další přidané aplikace“ (tři tečky) na navigační liště vlevo.
Poté klikněte na vyhledávací panel „Najít aplikaci“ a vyhledejte „Plánovač“. Kliknutím na aplikaci ji přidáte do seznamu Microsoft Teams.
Otevře se okno s popisem aplikace. Klepnutím na tlačítko „Přidat“ aplikaci nainstalujete.
Na navigační liště se zobrazí Plánovač (nebo v některých případech Úkoly podle plánovače a Úkoly). Aplikaci můžete také připnout na navigační lištu pro budoucí přístup. Klikněte pravým tlačítkem na aplikaci a v nabídce možností vyberte možnost „Připnout“.
Používání Úkolů v Microsoft Teams
Aplikace Úkoly v Microsoft Teams zobrazuje vaše úkoly ve dvou sekcích: „Moje úkoly“ a „Sdílené plány“.
Sekce „Moje úkoly“ obsahuje vaše seznamy z aplikace Microsoft To-Do a také všechny úkoly, které jste přidali do Úkolů a Outlooku. Zahrnuje také sekci „Přiděleno mně“, která zobrazuje všechny úkoly z Plánovače přiřazené konkrétně vám, takže seznam úkolů můžete mít vždy po ruce.
Sekce Sdílené plány obsahuje úkoly nebo plány z aplikace Planner, které byly přidány do Teams.
Sekce ‚Moje úkoly‘ také obsahuje kategorie Důležité a Plánované. Kategorie Důležité zobrazuje všechny úkoly, které jste označili hvězdičkou, od Úkolů a také úkoly, které vám byly přiděleny v Plánovači.
Kategorie Naplánováno zobrazuje všechny vaše úkoly, které mají termín dokončení, od Úkoly a Plánovač, které jsou vám přiřazeny, seřazené podle data, abyste měli přehled o svém rozvrhu. Zobrazuje také úkoly z plánů, které nejsou součástí vašich týmů, ale jsou přítomny v nativní aplikaci Planner.
Vytváření nových úkolů
Aplikace Úkoly prostě nezobrazuje všechny vaše úkoly z těchto jiných aplikací; můžete také vytvářet nové úkoly.
Kliknutím na možnost „Nový seznam nebo plán“ ve spodní části obrazovky vytvoříte nové seznamy nebo plány.
Zobrazí se okno pro vytvoření nového úkolu. Dejte svému seznamu nebo plánu název. Poté přejděte do rozevírací nabídky v části „Vytvořit v“ a vyberte, o jaký typ úkolu se bude jednat. Vyberte „Moje úkoly“, pokud chcete vytvořit soukromý seznam nebo název týmu, a kanál, pokud chcete vytvořit sdílený plán.
Poté klikněte na tlačítko „Vytvořit“.
Chcete-li vytvořit nový úkol ve stávajícím seznamu nebo plánu, přejděte nejprve na tento seznam/plán. Předpokládejme, že chcete vytvořit nový osobní úkol pro To-Do, přejděte na ‚Úkoly‘ pod ‚Moje úkoly‘.
Poté klikněte na možnost „Přidat úkol“.
Zadejte název úkolu a stav priority nebo datum dokončení, pokud existuje. A kliknutím na tlačítko ‚OK‘ (ikona zaškrtnutí) úkol uložte.
Chcete-li upravit další informace o úkolu, například přidat popis nebo dílčí úkoly, klikněte na úkol.
Otevře se okno pro úpravy. Přejděte na „Kontrolní seznam“ a přidejte dílčí úkoly pro úkol, kde je uvedeno „Přidat položku“.
Podobně pro nový sdílený úkol plánu přejděte na název plánu a klikněte na možnost ‚Přidat úkol‘. Jediný rozdíl pro nový úkol v plánu by byly kategorie sloupců. Při vytváření nového úkolu pro Planner můžete zadat podrobnosti pro kategorie „Přiřazeno“ a „Segment“.
Zobrazení vašich úkolů
Úkoly Úkoly lze zobrazit pouze jako seznam, ale úkoly Plánovače podporují 4 typy zobrazení. Své úkoly můžete zobrazit ve formě seznamu, tabule, grafu nebo plánu.
Ve výchozím nastavení bude viditelné zobrazení „Seznam“.
Zobrazení desky zobrazuje všechny úkoly ve formě karet na nástěnce, což je výchozí zobrazení v nativní aplikaci Planner v Microsoft 365.
Zobrazení grafu zobrazuje všechny statistiky související s plánem ve formě grafů, díky nimž je vizuálnější, a proto je snazší sledovat všechny informace.
A zobrazení Plán zobrazí všechny vaše úkoly v kalendáři, takže budete moci snadno sledovat své termíny.
Chcete-li změnit zobrazení, klikněte na odpovídající možnost v pravém rohu panelu nástrojů nad úkoly.
Použití Úkolů jako karty
Úkoly můžete také přidat jako kartu v kanálu Teams. Po přidání do kanálu aplikace nezahrne vaše osobní úkoly z Úkolů. Díky aplikaci Úkoly v kanálu může váš tým společně vytvářet plány a mít všechny úkoly po ruce uspořádané.
Přejděte na kanál, do kterého chcete plánovač přidat, a kliknutím na ikonu „+“ v horní části přidejte novou kartu.
Vyhledejte v aplikacích „Plánovač“ a klikněte na něj. Můžete buď vytvořit nový plán, nebo přidat stávající. Vyberte přepínač odpovídající požadované možnosti a poté buď zadejte název plánu (pro vytvoření nového plánu), nebo vyberte existující plán z rozevírací nabídky. Poté klikněte na možnost „Uložit“.
S novou aplikací Úkoly v Microsoft Teams bude správa úkolů, týmových i osobních, hračkou. A v nadcházejících měsících dojde pouze k vylepšení aplikace, s dalšími doplňky, jako jsou opakující se úkoly, seznam Můj den atd.