Naplánujte důležité schůzky, aby se jich mohli zúčastnit všichni členové
Platformy pro spolupráci, jako je Microsoft Teams, zcela změnily hru pro práci na dálku, a je to tak správně. Mnoho organizací přechází od e-mailů k aplikacím, jako je Microsoft Teams, pro komunikaci mezi kolegy kvůli skvělým funkcím, které tyto platformy nabízejí.
Jednou z funkcí, kterou Microsoft Teams nabízí a kterou uživatelé po celém světě milují, je možnost pořádat na platformě plánované schůzky. Kromě ad-hoc schůzek mohou uživatelé také plánovat schůzky. Dříve mohli naplánované soukromé schůzky nebo schůzky kanálu pořádat pouze předplatitelé Microsoft 365 Business. Nyní ale Microsoft přidal možnost i pro uživatele Microsoft Teams Free. A plánování schůzek v Teams s členy organizace i s lidmi zvenčí (obecně známými jako hosté ve světě schůzek Microsoft Teams) je tak snadné, jak jen může být.
Jak naplánovat schůzku, pokud jste uživatel Microsoft Teams Free
Otevřete počítačovou aplikaci Microsoft Teams nebo přejděte na web teamy.microsoft.com. V navigační liště vlevo vyberte možnost „Schůzky“.
Poznámka: Pokud není k dispozici možnost „Schůzky“, zkuste aktualizovat počítačovou aplikaci Microsoft Teams, protože nová možnost se teprve začala zavádět. Pokud aktualizace na nejnovější verzi stále nezobrazuje tuto možnost, zbývá jen počkat, až se vám funkce spustí.
Otevře se karta Schůzky. Uvidíte dvě možnosti: ‚Seznámit se teď‘ a ‚Naplánovat schůzku‘. Kliknutím na „Naplánovat schůzku“ otevřete okno plánovače.
Pojmenujte schůzku a určete datum a čas trvání schůzky. Poté klikněte na tlačítko ‚Naplánovat‘.
Týmy naplánují schůzku. Na obrazovce se zobrazí několik možností pro sdílení pozvánky. Informace o schůzce můžete sdílet tak, že je zkopírujete a pošlete odkaz e-mailem nebo jakoukoli aplikací pro zasílání zpráv, nebo můžete poslat pozvánku pomocí Kalendáře Google nebo Kalendáře Outlook vytvořením události. Vyberte požadovanou možnost.
Důležitá poznámka: Tento krok nepřeskakujte, aniž byste si alespoň zkopírovali informace o schůzce. Jakmile toto okno zavřete, nebudete mít k informacím znovu přístup. Odkaz na schůzku byste si také měli ponechat pro sebe, pokud jste se rozhodli nevytvářet událost kalendáře, protože Microsoft Teams nemá vestavěný kalendář pro bezplatné uživatele, aby mohli sledovat naplánované schůzky. To znamená, že pokud tento krok přeskočíte, nebudete se moci připojit ke schůzce ani pozvat ostatní na schůzku, kterou jste právě naplánovali.
V současné době mohou bezplatní uživatelé pořádat naplánované schůzky pouze soukromě, nikoli v kanálech. Ke schůzce se tedy mohou připojit pouze lidé s odkazem na pozvánku na schůzku.
Jak naplánovat schůzku, pokud jste uživatelem Microsoft 365 Business
Předplatitelé Microsoft 365 Business mohou buď naplánovat schůzku z aplikace Microsoft Teams, nebo mohou také použít Outlook k naplánování schůzky v Teams.
Naplánujte si schůzku z Microsoft Teams
Otevřete počítačovou aplikaci Microsoft Teams nebo přejděte na web teamy.microsoft.com a přihlaste se pomocí svého účtu Microsoft. Poté na navigační liště vlevo vyberte možnost „Kalendář“.
V kalendáři klikněte na tlačítko ‚Nová schůzka‘ a naplánujte schůzku.
Otevře se obrazovka pro vytvoření nové schůzky. Přidejte název schůzky a poté zadejte jména účastníků do pole „Přidat požadované účastníky“, abyste mohli pozvat lidi.
Pokud chcete, aby se ke schůzce připojil někdo mimo vaši organizaci, zadejte do pole jeho e-mailovou adresu a pošlete mu odkaz s pozvánkou na schůzku.
Po přidání všech účastníků nastavte čas schůzky. Můžete také použít ‚Asistent plánování‘ k vyhledání volného času v kalendáři všech a nastavení času pro schůzku, který bude vyhovovat všem.
Microsoft Teams také umožňuje opakování schůzky v určitém rozvrhu. Vyberte příslušnou možnost z rozbalovací nabídky. Pokud nechcete schůzku opakovat, ponechte nastavení na „Neopakuje se“.
Dále je nastavení „Přidat kanál“, které určuje nastavení soukromí schůzky. Nechejte jej prázdné, aby vaše schůzka zůstala soukromá. Chcete-li otevřít schůzku členům týmu, vyberte kanál. Pro schůzku můžete také vybrat více kanálů.
Schůzka bude zveřejněna na kanálu, který si vyberete na kartě „Příspěvky“, kde členové týmu mohou nastavovat agendy, sdílet soubory nebo přidávat své komentáře.
Chcete-li naplánovat schůzku, klikněte na tlačítko ‚Odeslat‘ nebo ‚Uložit‘ (podle toho, co se zobrazí v závislosti na tom, zda jsou ve vašem seznamu účastníci).
Naplánujte si schůzku Teams z Outlooku
Uživatelé mohou také naplánovat schůzku Teams z aplikace Microsoft Outlook. Otevřete aplikaci Outlook a přepněte do zobrazení kalendáře. Pro přepnutí klikněte na ikonu „Kalendář“ v dolní části levého navigačního panelu.
Ve výchozím nastavení má Microsoft Teams doplněk Outlook. Klikněte na ‚Nová schůzka týmů‘ v zobrazení kalendáře Outlooku.
Otevře se obrazovka pro plánování schůzky. Nastavte název schůzky, přidejte účastníky, kterým chcete poslat pozvánky na schůzku, nastavte čas schůzky a kliknutím na tlačítko ‚Odeslat‘ pozvánku odešlete.
Poznámka: V současné době mohou uživatelé plánovat schůzky z aplikace Outlook, ale nemohou je mít v žádném kanálu.
Pořádání schůzek v Microsoft Teams je velmi pohodlné. Uživatelé mohou plánovat schůzky z Microsoft Teams nebo pomocí aplikace Outlook. Uživatelé Teams s předplatným Microsoft 365 Business mohou také používat asistenta plánování, který uživatelům umožňuje najít čas na schůzku, který vyhovuje všem.
Plánovač pro uživatele Microsoft Teams Free je v tuto chvíli docela základní, ale vzhledem k tomu, že jde o nově implementovanou funkci, možná v nadcházejících měsících dostane důležité aktualizace. Můžete také poslat odkaz s pozvánkou lidem, kteří nejsou součástí vaší organizace, aby se mohli ke schůzce připojit jako ‚Hosté‘.