Pomocí nastavení stavu v Microsoft Teams dejte svému týmu vědět, jestli jste k dispozici
Microsoft Teams se stal jednou z nejoblíbenějších aplikací Workstream Collaboration. A pro organizace, které jej používají, je to nyní primární způsob komunikace mezi členy týmu, kteří předbíhají e-maily. A právem. Microsoft Teams má spoustu nástrojů, díky kterým je komunikace a spolupráce efektivnější a produktivnější než tradiční prostředky.
I když pracujete z domova a nejste přítomni ve stejném fyzickém prostoru, existuje mnoho nástrojů, jak se vyhnout možnosti nedorozumění a zachovat produktivitu. Jedním z takových nástrojů, který jste možná přehlíželi, ale měli byste mu začít věnovat pozornost, jsou různá nastavení stavu dostupná v Microsoft Teams a všechny způsoby, jak je můžete použít.
Jaká nastavení stavu jsou k dispozici v Microsoft Teams
V Teams máte k dispozici dva typy nastavení stavu – Stav přítomnosti uživatele a Vlastní stav.
Co je stav přítomnosti uživatele
Stav přítomnosti uživatele je součástí vašeho profilu v Microsoft Teams (a také v rámci Microsoft 365), která ostatním uživatelům umožňuje znát váš stav dostupnosti. Objeví se jako malá tečka v zelené/červené/žluté/šedé barvě vedle vašeho profilového obrázku.
Jediným pohledem na stav a ostatní členy vašeho týmu zjistíte, zda jste online, na schůzce, nebudete rušeni atd. Pochopíte podstatu. Přísně vzato, je to určeno k tomu, aby ostatní věděli o obecném stavu vaší dostupnosti.
Co je to vlastní stav
Kromě stavu přítomnosti uživatele je v Microsoft Teams k dispozici také vlastní stav, který můžete použít k tomu, abyste ostatním dali vědět přesné okolnosti vaší dostupnosti. Tam, kde stav přítomnosti uživatele může někomu sdělit pouze to, že nejste u stolu, může vlastní stav sdělit přesné důvody tohoto stavu, například když někomu řeknete, že jste pryč na obědě a vrátíte se za hodinu.
Je to malá vlastní zpráva, kterou můžete zobrazit na krátkou dobu. Ostatní uživatelé jej uvidí, když umístí ukazatel myši na váš profilový obrázek. A také se objeví, když vám někdo pošle zprávu prostřednictvím osobního chatu nebo se o vás @zmíní, pokud si to přejete.
Pomocí nastavení stavu v Microsoft Teams
Nastavení svého stavu v Microsoft Teams, abyste ostatním uživatelům ukázali vaši dostupnost, je poměrně snadné.
Nastavení stavu přítomnosti
Možná jste si všimli, že i když jste nikdy předtím nezměnili nastavení svého stavu, automaticky se změní váš stav dostupnosti. Je to proto, že Microsoft Teams automaticky zobrazuje váš stav v závislosti na různých okolnostech.
Zjistíte také, že určité možnosti stavu nemáte k dispozici, abyste je mohli nastavit jako svůj stav, ale můžete je vidět jako stav přítomnosti ostatních uživatelů. Například „Na schůzce“, „Prezentace“, „Zaměření“ atd. Tyto možnosti nejen „není dostupné“ pro vás, ale nemůže si je ani nastavit kdokoli. Tyto stavy jsou konfigurovány aplikací, tj. Microsoft Teams tyto stavy mění. Může je změnit na „Na schůzce“, když jste na schůzce, nebo na „Prezentace“, když na schůzce sdílíte obrazovku a tak dále.
Ale možnosti pro vás jsou omezené. Chcete-li nastavit uživatelsky konfigurovaný stav přítomnosti, klikněte na tlačítko profilu v záhlaví aplikace Teams.
Zobrazí se kontextová nabídka. Přejděte v nabídce na možnost Stav (aktuální stav).
Zobrazí se podnabídka s následujícími možnostmi stavu: Dostupný, Zaneprázdněn, Nerušit, Být hned zpátky a Zjevit se pryč. Klikněte na stav, který chcete zobrazit. K dispozici je také možnost „Resetovat stav“, pokud chcete vrátit přítomnost do stavu nakonfigurovaného aplikací.
Když stav nastavíte sami, ve většině případů přepíše stav nakonfigurovaný aplikací, protože jeho priorita je vysoká. Pokud například nastavíte stav jako ‚Nerušit‘, Teams jej nezmění na ‚Na schůzce‘ nebo ‚Při hovoru‘, jak by tomu bylo normálně.
Ne všechny uživatelsky konfigurované sochy jsou však důkazem potlačení. I když nastavíte svůj stav na ‚Dostupný‘, Teams ho přepíše na ‚Pryč‘ poté, co většinu času zjistí nečinnost delší než pět minut.
Také když si sami nastavíte stav v Microsoft Teams, všechny stavy mají výchozí dobu platnosti. Takže i když zapomenete změnit svůj stav zpět, nezůstanete v režimu Nerušit nebo Zaneprázdněn navždy.
| Stav konfigurovaný uživatelem | Výchozí expirace |
|---|---|
| Zaneprázdněný | 1 den |
| Nerušit | 1 den |
| Jiní | 7 dní |
Nastavení vlastního stavu
Chcete-li nastavit vlastní zprávu o stavu, klikněte na tlačítko profilu a poté v nabídce přejděte na „Nastavit zprávu o stavu“.
Otevře se pole pro psaní stavové zprávy. Vytvořte stav, který chcete zobrazit ostatním; maximální délka vlastního stavu je 280 znaků. Můžete také někoho @zmínit ve svém stavu.
Po napsání stavu zaškrtněte, pokud chcete, možnost „Zobrazit, když mi lidé pošlou zprávu“. Když je tato možnost povolena, kdykoli vám někdo pošle soukromou zprávu nebo se o vás @zmíní v kanálu, Teams zobrazí váš stav nad polem pro psaní zpráv. Takže v pekle nebude žádná šance, že by přišli o váš status a později vás obviňovali, že jste neodpověděli.
Můžete také nastavit datum vypršení platnosti pro stav, po jehož dokončení Teams automaticky vymaže váš stav. Ve výchozím nastavení se jako vybraná možnost zobrazí „Dnes“. Kliknutím na něj rozbalíte rozevírací nabídku. Poté vyberte jednu z možností „Nikdy“, „1 hodina“, „4 hodiny“, „Dnes“, „Tento týden“. Můžete také vybrat „Vlastní“ a zadat datum a čas.
Nyní klepnutím na „Hotovo“ stav uložte.
Váš vlastní stav bude nastaven a viditelný pro ostatní spolu s vaším stavem přítomnosti.
Spropitné: K dispozici je také stav Mimo kancelář, který můžete nastavit v Microsoft Teams, který, vtipný příběh, ve skutečnosti nelze nastavit z Microsoft Teams. Přečtěte si, jak nastavit funkci Mimo kancelář v Microsoft Teams v našem podrobném příspěvku na blogu zde.
Sledujte stav ostatních uživatelů v Microsoft Teams
Kromě nastavení vlastního stavu, abyste byli informováni ostatní, můžete také sledovat stav ostatních uživatelů ve vaší organizaci. Když sledujete stav osoby, dostanete upozornění pokaždé, když se objeví Dostupný nebo Offline. Musíte uznat, že dostávat oznámení je lepší než muset posedle sledovat a čekat, až se objeví online, když máte nějakou důležitou práci.
Klikněte na tlačítko profilu v Microsoft Teams a v nabídce přejděte na možnost „Nastavení“.
Přejděte na „Oznámení“ z navigační nabídky vlevo.
Najděte možnost „Lidé“ a klikněte na tlačítko „Upravit“ vedle ní.
Nyní přidejte osobu (osoby), jejíž stav chcete sledovat, a nechte si o ní být informováni.
Tato upozornění můžete kdykoli zastavit kliknutím na tlačítko ‚Vypnout‘ vedle jména osoby.
Nastavení stavu v Microsoft Teams je neocenitelný nástroj, který máte k dispozici, abyste se ujistili, že neexistuje prostor pro nedorozumění. Můžete také použít různá nastavení, jako je Nerušit nebo Zaostřeno atd., abyste se ujistili, že se můžete soustředit na daný úkol a nikdo vás nemůže rušit. Stále dostáváte zprávy od lidí, nikoli upozornění, takže můžete zůstat ve své zóně.