Můžete zkontrolovat pravopisné chyby v jedné buňce, více buňkách, celém listu, více listech nebo celém sešitu aplikace Excel.
Většina lidí ví o funkcích kontroly pravopisu a automatických oprav v aplikacích Microsoft Word a Powerpoint, ale víte, že MS Excel také usnadňuje funkci kontroly pravopisu. Není tak výkonný a pokročilý jako Word, ale nabízí základní funkce kontroly pravopisu. Umožňuje vám zkontrolovat pravopis slov v buňkách listů a ujistit se, že vaše listy jsou bez chyb.
Na rozdíl od aplikací Microsoft Word a PowerPoint Excel automaticky nekontroluje gramatické problémy ani nekontroluje pravopis při psaní (podtržením červeně). MS Excel vás upozorní na pravopisné chyby pouze při ručním spuštění funkce kontroly pravopisu. Excel také nekontroluje gramatické chyby.
Většinu času ignorujeme pravopisné chyby v Excelu, protože často pracujeme s čísly a vzorci. Někdy však musíte zkontrolovat, zda jste neudělali nějaké pravopisné chyby při vytváření některých sestav a datových sad, které mohou mít texty, jako jsou popisky sloupců a řádků, nebo v celém listu. Pojďme se naučit, jak provést kontrolu pravopisu v jedné buňce, více buňkách, celém listu, více listech najednou nebo celém sešitu.
Jak provést kontrolu pravopisu v Excelu
Kontrolu pravopisu v aplikaci Microsoft Excel můžete snadno provést pomocí následujících kroků:
Existují dva způsoby, jak spustit funkci kontroly pravopisu v Excelu: K nástroji se dostanete buď z pásu karet Excelu, nebo pomocí klávesové zkratky.
Nejprve otevřete tabulku s některými pravopisnými chybami a vyberte libovolnou buňku. Přejděte na kartu „Recenze“ a klikněte na tlačítko „Pravopis“ vlevo ve skupině Kontrola pravopisu na pásu karet Excel.
Případně můžete také stisknutím funkční klávesy F7 otevřít dialogové okno Pravopis. Pokud vyberete libovolnou jednu buňku v tabulce, Excel automaticky zkontroluje pravopisné chyby v celé aktuální tabulce.
V každém případě se otevře dialogové okno Pravopis. Excel začne kontrolovat pravopisné chyby ve vašem listu a poskytne návrhy pro správný pravopis.
V dialogovém okně Pravopis vyberte návrh z pole „Návrhy:“ a kliknutím na tlačítko „Změnit“ opravte překlep slova. Po opravě pravopisu přejde k další chybě. Toto pole se zobrazí pouze pro buňky s chybně napsanými slovy. Zde vybereme první slovo „Pravděpodobnost“ ze seznamu návrhů, kterým nahradíme chybně napsané slovo „Pravděpodobnost“ a klikneme na tlačítko „Změnit“.
Po opravení veškerého pravopisu vám Excel zobrazí 'Kontrola pravopisu dokončena. Zpráva je dobrá. Pokračujte kliknutím na „OK“ v poli výzvy.
Excel vám zobrazí dialogové okno Pravopis pouze v případě, že v listu byly nalezeny nějaké chyby. Pokud nebyla nalezena žádná chyba, Excel vám zobrazí stejnou zprávu výše.
Pokud funkce kontroly pravopisu nefunguje (tj. tlačítko „Pravopis“ na kartě Kontrola je zašedlé), je to pravděpodobně proto, že je vaše tabulka chráněna. Před kontrolou pravopisných chyb „Odstraňte ochranu“ listu.
Různé možnosti dialogového okna pravopisu
Než se naučíme, jak provádět kontrolu pravopisu pro buňky, celé listy, více listů nebo celý sešit, měli bychom pochopit různé možnosti v dialogovém okně Pravopis a jak je upravit. Při opravě slov je třeba zvolit vhodné možnosti.
Níže jsou uvedeny některé funkce, které uvidíte v dialogovém okně Pravopis:
- Ignorovat jednou - Když kontrola pravopisu narazí na slovo, které identifikuje jako chybu, a slovo je pro vaše účely skutečně správné, klikněte na tlačítko „Ignorovat jednou“, abyste ignorovali aktuální návrh chyby kontroly pravopisu. Např. Jména, adresy atd.
- Ignorovat vše – Klepněte na tuto možnost, pokud chcete ignorovat všechny výskyty aktuálních chybně napsaných slov a zachovat původní hodnoty. Pokud se například stejné jméno opakuje vícekrát, kliknutím na tuto možnost přeskočíte všechna tato slova bez jejich změny a ušetříte čas.
- Přidat do slovníku – Pokud Excel považuje aktuální slovo za chybu, ale je to správné slovo, které používáte poměrně často, můžete toto chybně napsané slovo přidat do slovníku Microsoft Excel, pokud je slovo použito správně. Tím se slovo stane součástí slovníku MS a v budoucnu nebude označeno jako chyba v žádném sešitu ani v jiných produktech společnosti Microsoft.
- Změna – Když je zjištěna chyba kontroly pravopisu, Excel vám zobrazí seznam návrhů. Vyberte jedno z navrhovaných slov a kliknutím na toto tlačítko nahradíte aktuálně vybrané špatně napsané slovo správným.
- Změnit vše – Tato možnost nahradí všechny výskyty chybně napsaného slova i aktuálního slova vybraným návrhem.
- Automatické opravy – Kliknutím na tuto možnost umožníte Excelu automaticky opravit chybně napsané slovo s vámi vybraným návrhem. Také přidá slovo do seznamu automatických oprav, což znamená, že pokud v budoucnu zadáte stejné chybně napsané slovo, Excel jej automaticky převede na vybraný návrh.
- Slovníkový jazyk – Pomocí této rozevírací nabídky můžete změnit jazyk slovníku Excel.
- Možnosti – Toto tlačítko vás přenese do „Možnosti aplikace Excel“, kde si můžete prohlédnout nebo upravit výchozí nastavení kontroly pravopisu.
- Vrátit zpět poslední – Klepnutím na toto tlačítko zrušíte poslední akci.
Přizpůsobení nastavení kontroly pravopisu aplikace Excel
Pokud chcete změnit výchozí nastavení kontroly pravopisu v Excelu, klikněte na „Možnosti“ v dialogovém okně Pravopis nebo přejděte na kartu „Soubor“ a klikněte na „Možnosti“.
Na kartě Kontrola pravopisu v možnostech Excelu najdete výchozí nastavení kontroly pravopisu, které si můžete upravit podle svých potřeb a požadavků.
Excel ignoruje slova, která jsou psána velkými písmeny (HEETHEN), text obsahující čísla (Rage123), adresy IP/souboru nebo internetové kódy a nebudou považovány za chybu. Také označí opakovaná slova jako chybu. Pokud například napíšete „Pozdravit mého malého přítele“, označí se jako chyba další „to“. Pokud chcete, můžete tyto možnosti povolit nebo zakázat.
Pokud chcete přidat nebo upravit slovník Excel, klikněte na možnost ‚Vlastní slovníky‘.
Poté, chcete-li upravit seznam slov ve vlastních slovníkech, vyberte ‚CUSTOM.DIC‘ pod seznamem slovníků a klikněte na tlačítko ‚Upravit seznam slov…‘.
Do pole ‚Slova:‘ zadejte slovo, které chcete přidat do slovníku, a klikněte na ‚Přidat‘. Chcete-li odstranit již přidané slovo ze seznamu, vyberte slovo a kliknutím na „Odstranit“ nebo „Odstranit vše“ odstraňte všechna slova. Poté dvakrát klikněte na „OK“ pro zavření obou dialogů.
Žádné slovo přidané do vlastních slovníků také nebude označeno jako chyba v žádných jiných produktech společnosti Microsoft. Pokud jste slovo přidali do vlastního slovníku v Excelu, nebude to považováno za chybu ve Wordu nebo Powerpointu a naopak.
Chcete-li změnit nastavení automatických oprav, klikněte na „Možnosti automatických oprav“ v možnostech aplikace Excel.
Zde můžete upravit nastavení automatických oprav.
Při psaní se vám často může stát, že některá slova v listu několikrát překlepete. Tyto chyby můžete opravit přidáním těchto slov do seznamu automatických oprav. Tímto způsobem bude Excel tato slova během psaní automaticky opravovat.
Chcete-li to provést, zadejte chybně napsané slovo do části ‚Nahradit‘ a vyberte správné slovo ze seznamu níže nebo jej zadejte do části ‚S‘. Poté klikněte na „OK“ pro použití.
Kontrola pravopisu jedné buňky/textu v Excelu
Excel umožňuje zkontrolovat pravopisné chyby v jedné buňce (Word).
Chcete-li zkontrolovat pravopis libovolné jednotlivé buňky v dokumentu aplikace Excel, vyberte buňku a poklepejte na ni nebo stisknutím klávesy F2 přejděte do režimu úprav. Ujistěte se, že jste v režimu úprav v buňce. Pokud jste v režimu úprav, budete textový kurzor v buňce a ve stavovém řádku v levém dolním rohu okna Excelu bude „Upravit“ (jak je znázorněno níže).
Poté klikněte na tlačítko „Pravopis“ na kartě Kontrola nebo stiskněte klávesu F7.
Pokud Excel najde nějaké pravopisné chyby, zobrazí pole s návrhy, jinak se zobrazí zpráva se zprávou „Kontrola pravopisu je dokončena“.
Vyberte správné slovo a kliknutím na „Změnit“ opravte pravopis. Poté klikněte na „OK“ v dialogovém okně Kontrola pravopisu dokončena.
Kontrola pravopisu více buněk/slov v jednom listu
Pokud chcete zkontrolovat pravopis ve více buňkách společně, můžete to udělat tak, že vyberete pouze tyto buňky a použijete dialogové okno Pravopis. Tato metoda je užitečná, když chcete přeskočit sloupec názvu nebo adresy z kontroly chyb, protože jména a adresy jsou obvykle označeny jako pravopisné chyby.
Nejprve vyberte buňky nebo rozsahy nebo sloupce nebo řádky, u kterých chcete zkontrolovat pravopis. Pokud vybíráte sousední buňky, pak k výběru jednoduše použijete tažení myší nebo Shift + šipky.
Pokud chcete vybrat nesousedící buňky (buňky, které nejsou vedle sebe), můžete stisknout a podržet klávesu Ctrl a kliknout na buňky, které chcete vybrat. Pokud máte k výběru velký počet buněk, stiskněte a uvolněte Shift + F8 a poté klikněte na tolik buněk, kolik je chcete vybrat. Poté znovu stiskněte Shift + F8 pro vypnutí režimu výběru.
Jakmile vyberete buňky, přepněte se na kartu „Review“ a na pásu karet vyberte „Pravopis“ nebo stiskněte F7.
Zobrazí se dialogové okno Kontrola pravopisu s několika návrhy na nahrazení prvního chybně napsaného slova (pokud Excel nějaké našel) ve vybraných buňkách nebo oblastech.
Poté vyberte správný návrh, klikněte na možnost „Změnit“ nebo použijte „Automatické opravy“ k automatickému výběru správného pravopisu a přechodu na další chybně napsané slovo.
Nebo můžete také kliknout na „Ignorovat jednou“ a návrh zrušit a přejít na další chybně napsané slovo.
Jakmile bude opraveno první chybně napsané slovo, zobrazí se vám ve stejném dialogovém okně návrhy na další chybně napsané slovo. Chcete-li chybu opravit, vyberte příslušné možnosti. Podobně můžete jedno po druhém opravit všechna špatně napsaná slova.
Po opravě všech chybně napsaných slov se zobrazí výzva „úspěch“.
Kontrola pravopisu v celém listu
Chcete-li zkontrolovat pravopis celého listu v aplikaci Excel, vyberte libovolnou buňku v listu, kterou chcete zkontrolovat, nebo klikněte na záložku listu, na kterém chcete spustit kontrolu pravopisu, a klikněte na možnost 'Pravopis' (nebo stiskněte F7 ) na kartě „Recenze“.
Excel začne kontrolovat chyby a dávat návrhy na jejich opravu.
Když spustíte kontrolu pravopisu, zkontroluje se pravopis od aktuálně vybrané buňky a dále až do konce listu. Pokud vyberete buňku A1, Excel začne kontrolovat všechny buňky v prvním řádku (zleva doprava), poté se přesune na druhý řádek a zkontroluje všechny buňky v druhém řádku (zleva doprava) a poté přejde na třetí řada a tak dále.
Pokud například vyberete A4, bude jednoduše procházet všemi buňkami řádku 4 (vodorovně) a poté řádky pod ním. Po kontrole všech buněk po A4 vám Excel zobrazí pole s výzvou „Chcete pokračovat v kontrole na začátku listu?“. Kliknutím na „Ano“ budete pokračovat v kontrole pravopisu od začátku, jak je uvedeno níže.
Kontrola pravopisu na více listech najednou
V Excelu můžete kontrolovat pravopis pro více listů najednou. Zde je postup:
Chcete-li zkontrolovat pravopis ve více listech, stiskněte a podržte klávesu Ctrl a vyberte karty s více listy, které chcete zkontrolovat. Zahajte kontrolu pravopisu kliknutím na tlačítko ‚Pravopis‘ na kartě ‚Recenze‘ nebo stisknutím klávesy F7.
Tím se spustí proces kontroly pravopisu a v dialogovém okně se postupně objeví všechny chyby.
Vyberte vhodné možnosti pro opravu všech chyb a dialogové okno vás vyzve, abyste byli informováni potvrzovací zprávou.
Kontrola pravopisu ve všech listech v sešitu najednou
Máte-li v sešitu mnoho listů, můžete je snadno kontrolovat všechny najednou.
Chcete-li zkontrolovat pravopis všech listů v sešitu, klikněte pravým tlačítkem myši na kartu libovolného listu a z kontextové nabídky vyberte možnost Vybrat všechny listy.
Tím vyberete všechny listy v sešitu. Poté stiskněte F7 nebo klikněte na tlačítko „Pravopis“ na kartě Kontrola. Když jsou vybrány všechny listy, všechny karty se zobrazí s bílým pozadím, jak je znázorněno níže.
Nyní Excel zkontroluje pravopis všech listů v sešitu.
Kontrola pravopisu slov ve vzorci
Pokud se pokusíte zkontrolovat text, který je součástí vzorce, nebude to fungovat a kontrola pravopisu se vrátí na začátek listu. V režimu úprav můžete zkontrolovat pouze text, který je uvnitř shellu vzorce.
Pokud chcete zkontrolovat pravopis slov ve vzorci, poklepejte na buňku se vzorcem nebo vyberte slova uvnitř vzorce v řádku vzorců. Poté stisknutím klávesy F7 nebo kliknutím na tlačítko „Pravopis“ na kartě Kontrola spusťte kontrolu pravopisu.
Zvýrazněte pravopisné chyby pomocí makra Excel VBA
Můžete dokonce použít makro Excel k nalezení a zvýraznění chybně napsaných slov v aktuálním listu. K tomu musíte vytvořit makro v editoru VBA. Postupujte takto:
Nejprve otevřete list, ve kterém chcete zvýraznit chybně napsaná slova. Poté klikněte na tlačítko ‚Visual Basic‘ na kartě ‚Developer‘ nebo stisknutím klávesové zkratky Alt + F11 otevřete editor Excel VBA.
V editoru Microsoft VBA klikněte na nabídku ‚Vložit‘ a vyberte možnost ‚Modul‘.
Poté zkopírujte a vložte následující kód do editoru modulů:
Sub ColorMisspelCells() pro každý cl v ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Další cl End SubPo vložení kódu klikněte na tlačítko ‚Spustit‘ na panelu nástrojů nebo stiskněte klávesu ‚F5‘ pro spuštění makra.
Po spuštění makra zkontrolujte svůj list. A všechny buňky s chybně napsanými slovy by byly zvýrazněny, jak je uvedeno níže.
To je vše, co potřebujete vědět o kontrole pravopisu v Excelu.