Dělejte si na schůzce automatické poznámky pomocí funkce Živé přepisy v Microsoft Teams.
Microsoft Teams býval v hordě aplikací Workstream Collaboration docela napřed. Ale v poslední době posouvá své hranice ještě dál, aby zůstal relevantní v měnící se době. Díky drastické změně v celé rovnici kolem způsobu naší práce a bezohledné konkurenci Microsoft Teams neustále přináší svou A-hru.
Nejnovějším přírůstkem do arzenálu funkcí, které Teams nabízí, jsou Live Meeting Transscriptions. Živé přepisy jsou k dispozici během schůzky a ke generování těchto přepisů nemusíte schůzku nahrávat.
Přepisy mohou výrazně zlepšit váš zážitek ze schůzky. Nejen, že zvyšují produktivitu vašich schůzek tím, že za vás automatizují poznámky ze schůzek. I když to, že si nemusíte ručně dělat poznámky, je velké plus. Díky nim jsou schůzky inkluzivnější pro účastníky, kteří jsou neslyšící nebo nedoslýchaví, jsou na hlučném místě nebo mají jinou úroveň jazykových znalostí.
Jak se přepis liší od živých titulků?
Microsoft Teams má již nějakou dobu funkci živých titulků. Co je tedy na Přepisech schůzek tak zvláštního? Největší rozdíl je v dostupnosti.
Přepisy jsou k dispozici po schůzce. A můžete si je stáhnout a sdílet s kýmkoli. To je přesně důvod, proč jsme je nazvali „automatické poznámky ze schůzek“. Ale Teams neukládá titulky.
Když titulky povolíte, uvidíte je pouze vy, ale přepis je viditelný pro všechny, i když se uživatelé mohou rozhodnout jej skrýt.
Pokud je hlavním důvodem, proč chcete povolit přepisy, aby byla schůzka inkluzivnější a přístupnější, můžete použít buď přepisy, nebo titulky. Chcete-li však mít záznam z celé schůzky, je správný přepis.
Předpoklady pro použití přepisu v Mirosoft Teams
V Microsoft Teams je připojeno několik řetězců pomocí přepisů. Za prvé, je k dispozici pouze pro naplánované schůzky, nikoli pro schůzky kanálu nebo schůzky „Seznamte se nyní“. Pokud je tedy vaší agendou inkluzivita a lepší srozumitelnost na improvizovaném setkání nebo schůzce kanálu, můžete se pustit do živých titulků.
Tato funkce je také dostupná pouze v případě, že mluveným jazykem je americká angličtina. Navíc jej lze používat pouze z desktopové aplikace a je k dispozici pouze pro určité licence. V podstatě to znamená, že bezplatní uživatelé Microsoft Teams a vyloučené typy licencí nemají k této funkci přístup.
K přepisům v Teams mají přístup organizace s následujícími licencemi: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Uživatelé GCC, GCC-High a DoD tuto funkci nemohou používat.
Přepis by měl organizaci také povolit správce IT. Pokud nemůžete najít možnost přepisu, budete muset kontaktovat správce.
Povolení přepisu pro vaši organizaci
Pokud jste správce IT pro vaši organizaci, přejděte do centra pro správu Teams.
Správci IT organizací mohou povolit přepis pro každého tím, že jej zahrnou do globálních zásad, nebo selektivní lidé tím, že budou mít různé zásady pro různé uživatele.
Na navigačním panelu vlevo klikněte na možnost „Schůzky“.
Pod ním se rozbalí několik možností. Z těchto vyberte „Zásady schůzek“.
Chcete-li tuto možnost povolit pro celou organizaci, klikněte na možnost nebo „Globální (výchozí nastavení pro celou organizaci)“.
Přejděte dolů do sekce „Audio & Video“. Poté se ujistěte, že je zapnutá možnost „Povolit přepis“.
Chcete-li jej povolit selektivně, máte dvě možnosti. Můžete to buď mít zapnuté pro celou organizaci, pak vytvořit vlastní zásady, kde není povolena možnost přepisu, a přiřadit zásady uživatelům, kterým nechcete k této funkci přistupovat. Nebo můžete jít přesně opačným směrem, kde tato možnost není povolena globálně, ale pouze ve vlastních zásadách a můžete ji přiřadit uživatelům, kterým chcete mít k funkci přístup.
Chcete-li vytvořit nové zásady schůzek, přejděte na stránku „Zásady schůzek“ a klikněte na tlačítko „Přidat“.
Zadejte název zásady a nakonfigurujte ji tak, jak chcete. Klikněte na tlačítko „Uložit“.
Chcete-li zásadu přiřadit uživatelům, vyberte ji a klikněte na tlačítko ‚Spravovat uživatele‘.
Vpravo se objeví panel. Vyhledejte uživatele, kterým chcete zásady přiřadit, a klikněte na tlačítko „Použít“.
Zásady můžete také přiřadit libovolné skupině uživatelů ve vaší organizaci.
Použití funkce přepisu ve schůzkách
Používání této funkce na schůzkách je procházka růžovým sadem. Pamatujte však, že můžete přepisovat pouze naplánované schůzky. Zahajte naplánovanou schůzku nebo se k ní připojte z události v kalendáři.
Organizátor schůzky a lidé od stejného nájemce mohou zahájit přepisy. Hosté, lidé od jiného nájemce a anonymní uživatelé (lidé, kteří nechtějí být identifikováni v přepisech) nemohou zahájit přepis na schůzce.
Chcete-li zahájit přepis, přejděte na „Další akce“ na panelu nástrojů schůzky.
Poté z možností vyberte „Spustit přepis“.
Uvidíte oznámení, že přepis byl zahájen, a měli byste dát všem vědět, že probíhá přepis. Oznámení, že se schůzka přepisuje, ale uvidí i ostatní účastníci. Nicméně byste měli všechny informovat jako zdvořilost pro účastníky, kteří se připojili z telefonu.
Vpravo se zobrazí panel přepisu. Přepis bude také obsahovat uživatelské jméno a ikonu profilu účastníka a časové razítko.
Všichni účastníci schůzky mohou panel přepisu kdykoli zobrazit nebo skrýt. Kliknutím na tlačítko ‚Zavřít‘ na panelu jej skryjete.
Můžete také přejít do nabídky Další akce a vybrat možnost Skrýt přepis.
Chcete-li panel zobrazit, vyberte „Zobrazit přepis“ z nabídky Další akce.
Organizátor schůzky a přednášející mohou přepis zastavit a znovu spustit kdykoli během schůzky. Chcete-li přepis zastavit, přejděte do nabídky Další akce a vyberte možnost Zastavit přepis.
Všichni obdrží upozornění, že jste přestali přepisovat. Přepis se automaticky zastaví, když všichni schůzku opustí.
Stahování a sdílení přepisů
Přepisy schůzek jsou k dispozici ke stažení automaticky po schůzce v události kalendáře. Přejděte na „Kalendář“ z navigačního panelu vlevo.
Poté otevřete událost pro naplánovanou schůzku.
Stránka schůzky bude mít v horní části další kartu: ‚Nahrávky a přepisy‘.
Tam bude k nahlédnutí celý přepis. Chcete-li jej stáhnout, klikněte na tlačítko Stáhnout.
Přepis si můžete stáhnout buď jako soubor .vtt (oblíbený formát pro přepisy) nebo jako soubor .docx (dokument aplikace Word).
Přepisy jsou k dispozici ke stažení z účtů účastníků, dokud je organizátor schůzky nesmaže.
Mobilní účastníci nevidí přepis v mobilní aplikaci. Chcete-li jej zpřístupnit mobilním účastníkům, stáhněte si soubor a nahrajte jej do chatu. Přejděte do chatu schůzky a kliknutím na tlačítko „Připojit“ soubor nahrajte.
Mobilní účastníci pak mohou najít soubor ve svém chatu.
Skrytí vaší identity v přepisech
Týmy mohou identifikovat mluvící osobu a přepisy schůzek automaticky zahrnují uživatelské jméno a jméno osoby. Pokud si přejete zůstat v anonymitě v přepisech, můžete skrýt svou identitu. Ale musíte to udělat před schůzkou.
Klikněte na ikonu „Nastavení a další“ (nabídka se třemi tečkami) vedle ikony svého profilu v záhlaví. Poté z nabídky vyberte „Nastavení“.
Otevře se Nastavení. Z navigační nabídky vlevo přejděte na „Titulky a přepisy“.
Poté vypněte přepínač „Automaticky mě identifikovat v titulcích a přepisech“.
Přepisy jsou skvělá funkce a Microsoft Teams je určitě usnadňuje. Takže až si příště budete chtít dělat poznámky ze schůzky nebo budete chtít obsah schůzky zpřístupnit všem, můžete si celou schůzku přepsat.