Podmíněné formátování umožňuje zvýraznit důležitá data a aplikovat specifické formátování na buňky, které splňují určitá kritéria.
Podmíněné formátování Excelu je výkonná funkce, která vám umožňuje změnit formát buněk na základě podmínky (nebo kritérií). Podmíněné formátování pomáhá zvýraznit, zdůraznit nebo odlišit data uložená v excelové tabulce.
Všechna pravidla podmíněného formátování jsou založena na jednoduché logice: Pokud jsou podmínky pravdivé, použije se specifické formátování; pokud jsou podmínky nepravdivé, formátování se nepoužije.
Podmíněné formátování vám pomáhá zvýraznit důležitá data v datové sadě, zdůraznit anomálie a vizualizovat data pomocí datových pruhů, barev a sad ikon. V tomto tutoriálu prozkoumáme, jak použít podmíněné formátování ke zvýraznění buněk nebo rozsahů buněk na základě podmínky.
Jak použít podmíněné formátování v Excelu
Například máte na starosti správu velkého seznamu zásob s několika položkami a jejich příslušným množstvím na skladě. A pokud množství na skladě konkrétní položky klesne pod, řekněme 50, je důležité, abyste to věděli, abyste ji mohli doplnit.
Pokud tento inventární seznam obsahuje datovou sadu se stovkami řádků, není příliš efektivní prohledávat řádek po řádku, abyste zjistili, zda v tomto sloupci nejsou nějaká čísla, která jsou nižší než „50“. Zde se hodí funkce podmíněného formátování. Pomocí několika kliknutí myší můžete zvýraznit všechny hodnoty ve sloupci, který je menší než „50“.
Podmíněné formátování s pravidly zvýraznění
V našem příkladu máme pracovní list obsahující záznamy o prodeji některých produktů. chceme zdůraznit částku, která je v tržbách nižší než 500.
Chcete-li to provést, nejprve vyberte oblast buněk, na kterou chcete pravidlo (podmínku) použít. V našem příkladu chceme ve sloupci ‚Částka‘ zvýraznit částku, která je menší než 500, takže vyberte sloupec D. Můžete zvýraznit hodnoty v rozsahu buněk nebo více rozsahů buněk nebo dokonce celý list.
Poté přejděte na kartu ‚Domů‘ a klikněte na ‚Podmíněné formátování‘. Z rozevíracího seznamu vyberte „Pravidla pro zvýraznění buněk“, a protože chceme najít méně než 500 hodnot, klikněte na možnost „Méně než“. Excel nabízí sedm přednastavených pravidel zvýraznění. Ke zvýraznění dat můžete použít kteroukoli z nich.
Dále se zobrazí dialogové okno „Méně než“. V tom zadejte „500“ do pole „Formátovat buňky, které jsou MENŠÍ NEŽ“ a v rozevíracím seznamu vedle vyberte formátování pro zvýraznění.
Nyní budou buňky, které ve svých hodnotách obsahují méně než 500, zvýrazněny ve zvoleném formátování.
Podívejme se, jak zvýraznit hodnoty, které obsahují konkrétní textový řetězec. V následujícím příkladu chceme zdůraznit všechny zaměstnance z Nového Jižního Walesu (NSW).
Chcete-li to provést, přejděte na kartu Domů -> Podmíněné formátování -> Pravidla pro zvýraznění buněk -> Text, který obsahuje.
Pomocí dalších možností v horizontální rozevírací nabídce „Pravidla zvýraznění buněk“ můžete zvýraznit hodnoty Duplicitní hodnoty, Data, Větší než, Rovná se nebo Mezi.
V dialogovém okně Text That Contains zadejte do pole „NSW“, zvolte formátování a klikněte na „OK“.
Výsledek:
Podmíněné formátování s pravidly nahoře/dole
Pravidla nahoře/dole jsou další užitečná přednastavená pravidla podmíněného formátování dostupná v Excelu. Tato pravidla vám umožňují upozornit na horní (n) počet položek, horní (n) počet procent, dolní (n) počet položek, dolní (n) počet procent nebo hodnoty buněk, které jsou nad průměrný nebo podprůměrný.
Řekněme, že máte v tabulce známku studenta a chcete z tohoto seznamu zjistit 10 nejlepších umělců (10 nejlepších hodnocení). Pomocí podmíněného formátování můžete zvýraznit 10 nejlepších značek nebo 15 nejlepších nebo libovolný (n) počet nejlepších položek. Chcete-li zvýraznit 10 nejlepších položek v oblasti buněk, nejprve vyberte oblast (celkem) v tabulce.
Poté přejděte na ‚Podmíněné formátování‘, rozbalte ‚Pravidla nahoře/dole‘ a vyberte možnost ‚10 nejlepších položek...‘.
V dialogovém okně „Top 10 items“ změňte počet pozic pomocí malých šipek v levém poli. Pokud chcete zvýraznit 20 nejlepších pozic (celková známka) ve vašem seznamu známek, nastavte číslo na 20. Výchozí hodnota je již 10, takže ji ponecháme. V pravém poli vyberte formátování buňky a klikněte na „OK“
Prvních 10 značek ze sloupce „Celkem“ je zvýrazněno, jak je uvedeno níže.
Řekněme, že chcete najít podprůměrné známky ve sloupci „Zkouška 1“ na stejném listu známek. Chcete-li to provést, přejděte na kartu Domů –> Podmíněné formátování –> Pravidla nahoře/dole –> Podprůměrné.
Místo výběru jedné z předdefinovaných podmínek si můžete nastavit vlastní podmíněné formátování. Chcete-li vytvořit vlastní formátování, vyberte možnost ‚Vlastní formát‘ v okně ‚Podprůměrné‘.
Otevře se nové okno Formát buněk, zde si můžete přizpůsobit formátování buněk. Pro zvýraznění podprůměrných známek vybíráme oranžovou barvu. Jakmile skončíte, dvakrát klikněte na „OK“, abyste viděli výsledek.
Výsledek:
Použít datové pruhy
Datové pruhy jsou jednoduše vodorovné pruhy ve vašich buňkách. Velikost pruhu je relativní k hodnotě buňky odpovídající hodnotě ostatních buněk ve vybraném rozsahu. To znamená, že hodnota krátkého pruhu je nízká ve srovnání s jinými hodnotami buněk a dlouhý pruh znamená, že hodnota je ve srovnání s jinými hodnotami buněk vysoká.
Nejprve vyberte rozsah buněk, které chcete vizualizovat pomocí datových pruhů.
Dále přejděte na ‚Podmíněné formátování‘ na kartě ‚Domů‘, poté rozbalte ‚Datové pruhy‘ v rozevíracím seznamu a vyberte si svůj výběr datového pruhu.
Rozdíl mezi formátem datového pruhu a jinými formáty je v tom, že se zobrazuje ve všech buňkách namísto splnění konkrétní podmínky.
Použít barevné škály
Barevné škály jsou velmi podobné datovým pruhům, protože obě korelují hodnotu jednotlivé buňky s hodnotou ostatních buněk ve vybraném rozsahu. Datové pruhy však vizualizují hodnotu buňky podle délky pruhu, zatímco barevné škály to dělají s barevnými přechody.
Každá možnost barevné škály používá dvou nebo tříbarevné přechodové vzory. Jedna barva je přiřazena nejvyšším hodnotám, další barva je přiřazena nejnižším hodnotám a všechny ostatní hodnoty mezi nimi získají směs těchto dvou barev.
K tomu použijeme stejný příklad, jaký jsme použili pro datové pruhy. Vyberte rozsah buněk a přejděte na Domů –> Podmíněné formátování –> Barevné škály. Poté vyberte rozsah barev z horizontální rozevírací nabídky Barevné škály.
Když jsme vybrali první barevný rozsah, červená barva je přiřazena nejnižší hodnotě, zelená barva je přiřazena nejvyšší hodnotě a všechny hodnoty mezi nimi jsou přiřazené barvy, které jsou směsí červené a zelené barvy (jak je znázorněno níže). Protože žlutá vzniká kombinací červené a zelené se stejnou intenzitou, jsou jí přiřazeny buňky s průměrnými hodnotami.
Použít sady ikon
Sady ikon jsou další metodou k vizualizaci dat uvnitř každé buňky a vzájemné korelaci buněk.
Vyberte buňky a klikněte na Domů –>Podmíněné formátování –> Sady ikon. Můžete si vybrat kteroukoli z těchto sad ikon, které jsou pro vaši potřebu vhodnější. Pro náš příklad vybereme první možnost v části Směrové.
Červené, žluté a zelené šipky, které označují položky s nízkou, střední nebo vysokou cenou.
Odebrat podmíněné formátování
Chcete-li podmíněné formátování odstranit, vraťte se na možnost ‚Podmíněné formátování‘ na kartě ‚Domů‘ a klikněte na ‚Vymazat pravidla‘. Poté vyberte, která pravidla chcete vymazat.
Zvolíme „Vymazat pravidla z celého listu“, abychom z listu odstranili veškeré podmíněné formátování.
Nyní jste se naučili, jak používat podmíněné formátování k formátování buněk s přednastavenou podmínkou aplikace Excel.