Vše, co potřebujete vědět o vytváření živých hlasování na plánovaných i ad-hoc schůzkách týmů.
Microsoft Teams může být skvělou aplikací pro spolupráci a pořádání videokonferencí. Ale pro mnoho lidí to není v žádném případě dokonalé. Například dotazování není k dispozici přímo na schůzkách jako v mnoha jiných aplikacích.
Ankety jsou perfektním způsobem, jak učinit online schůzky interaktivnějšími a odklonit je od zóny nudy. To je důvod, proč jsou ideální pro současný scénář. Jak ale postupovat při vytváření průzkumů na schůzce Microsoft Teams a ne na kanálu? Microsoft konečně přidal podporu pro živé hlasování na schůzce Teams. S různými aplikacemi, které Microsoft Teams nabízí, to může být trochu komplikované, ale ne nemožné.
Microsoft Teams je elektrárna aplikací a aplikace pro Polling měla dávno před současným vývojem událostí. Je tedy logické, že tuto funkci nepřidali přímo do rozhraní schůzky. Vzhledem k tomu, že mnoho uživatelů již tyto aplikace znalo, přidání této funkce do rozhraní schůzky mohlo být nesmyslné, protože by vyžadovalo zbytečné zdroje.
Vše, co musíte udělat, je naučit se používat tyto aplikace na schůzce k provádění živých hlasování. Pokud neznáte žádnou aplikaci pro provádění průzkumů, nemějte obavy. Tato příručka vám také představí dvě takové aplikace. Takže, pojďme na to!
Vytváření anket pro plánované schůzky
Většina odborných schůzek nebo kurzů v Microsoft Teams je naplánována. A mimochodem, průzkumy jsou v těchto prostředích nejvíce vyžadovány, aby byly věci zajímavé. Naštěstí v Microsoft Teams můžete poměrně snadno vytvářet ankety pro naplánované schůzky, a to jak před schůzkou, tak během ní.
Vytváření anket před schůzkou pro uživatele Microsoft 365
Rozhraní pro plánování schůzek se liší pro uživatele Microsoft 365 a Microsoft Teams Free. Proces je tedy také odlišný pro vytváření anket před schůzkou.
Přejděte na kartu „Kalendář“ z navigační nabídky vlevo.
V kalendáři přejděte na schůzku, pro kterou chcete vytvořit ankety, a klikněte na ni.
Zobrazí se vyskakovací okno pro schůzku; klikněte na ‚Upravit‘.
Poté klikněte na možnost „Přidat kartu“ (ikona +) směrem nahoru.
Pokud není možnost přidat kartu, znamená to, že na schůzce ještě nejsou žádní účastníci.
Vytváření průzkumů před schůzkou funguje pouze v případě, že máte účastníky přidány do možnosti „Povinní účastníci“. Je to proto, že přidání karty je funkcí chatu a chat na schůzce je k dispozici před schůzkou pouze v případě, že jsou k chatování další účastníci.
Přejděte na „Povinní účastníci“ a přidejte osobu z vaší organizace. Pokud nechcete někoho přidat, budete muset opustit myšlenku vytváření anket před schůzkou.
Po přidání účastníka klikněte na tlačítko ‚Odeslat aktualizaci‘.
Poté znovu otevřete schůzku a zjistíte, že se objevila možnost „Přidat kartu“. Klikněte na něj a vyhledejte v aplikacích „Formuláře“. Microsoft Forms je jednou z nejlepších aplikací pro provádění průzkumů v Teams pro uživatele Microsoft 365.
Poznámka: Pomocí aplikace Formuláře mohou vytvářet ankety pouze organizátoři schůzek a přednášející. Další aplikací, kterou můžete použít pro průzkumy, je aplikace Polly, která je uvedena v části pro uživatele Microsoft Teams Free.
Otevře se přehled aplikace. Klikněte na tlačítko „Přidat“.
Otevře se další náhled toho, co Forms umí. Klikněte na možnost „Uložit“.
Zobrazí se karta Formuláře s přezdívkou „Hlasy“. Kliknutím na něj zahájíte vytváření anket.
Nyní klikněte na tlačítko „Vytvořit novou anketu“.
Přidejte otázku a odpovědi a nakonfigurujte další nastavení. Anketu můžete ponechat anonymní nebo neanonymní, sdílet výsledky s ostatními nebo se rozhodnout je nesdílet. Otázka může mít i více odpovědí. Po dokončení veškeré konfigurace klikněte na tlačítko „Uložit“.
Anketa se zobrazí jako koncept. Kliknutím na tlačítko „Spustit“ jej spustíte. Pokud jej nespustíte nyní, bude k dispozici ke spuštění během schůzky. Můžete vytvořit libovolný počet anketních otázek a všechny nebo některé z nich spustit před schůzkou.
Ostatní účastníci budou moci vidět a účastnit se aktivních průzkumů z chatu schůzky před schůzkou. Výsledky Ankety můžete sledovat z chatu.
Poznámka: Přednášející mohou také vidět jakékoli koncepty a spustit je nebo také sami vytvářet nové ankety. V možnostech schůzky můžete z role prezentujících odebrat lidi, kterým nechcete, aby měli možnost mluvit do vytváření anket.
Vytváření anket před schůzkou pro bezplatné uživatele Microsoft Teams
Uživatelé Microsoft Teams Free mohou nyní také plánovat schůzky. Ale možnosti plánování schůzky nejsou zdaleka tak rozsáhlé jako pro předplatitele Microsoft 365. Jedním rozdílem je například to, že nemůžete přidávat účastníky při plánování schůzky.
Ale s Microsoft Teams Free se chat na schůzce vytváří pro každou schůzku, kterou naplánujete, i když nemáte žádné účastníky. Přejděte na „Chat“ z navigační nabídky vlevo.
Otevřete chat pro schůzku, kterou jste naplánovali.
Poté klikněte na tlačítko „Přidat kartu“ napravo od ostatních karet.
Nyní není Microsoft Forms k dispozici pro uživatele Microsoft Teams Free. Ale můžete použít aplikaci Polly k vytváření živých interaktivních anket. Vyhledejte „Polly“ a klikněte na ikonu aplikace.
Otevře se stránka s přehledem aplikace. Klikněte na tlačítko „Přidat“.
Když jej poprvé přidáte, požádá o další oprávnění. Pokračujte kliknutím na „Přijmout“.
Zobrazí se stránka s náhledem toho, co můžete s Polly dělat. Klikněte na „Uložit“.
Bude přidána karta pro ‚Polly‘. Přejděte na něj a vytvořte ankety pomocí Polly.
Kliknutím na tlačítko „Vytvořit“ vytvoříte nové hlasování.
Pomocí Polly můžete vytvářet MCQ otázky, kvízy, drobnosti a otázky a odpovědi. Vyberte typ ankety, kterou chcete vytvořit. Můžete také použít některou z dostupných šablon.
Vytvořte otázku a možnosti. S Polly můžete přidat více otázek do jednoho hlasování. Nakonfigurujte další nastavení pro hlasování a klikněte na „Uložit“.
Můžete uložit anketu a spustit ji během schůzky. Nebo můžete do chatu přidat účastníky a před schůzkou spustit hlasování. Chcete-li přidat účastníky, klikněte na ikonu ‚Účastníci‘ v pravém horním rohu a vyberte ‚Přidat lidi‘.
Po přidání lidí kliknutím na tlačítko ‚Odeslat‘ spusťte anketní otázku. Výsledky ankety si můžete prohlédnout ze samotného chatu.
Vytváření živých anket během schůzky
Ať už jste uživatelem Microsoft 365 nebo Teams Free, pokud jste k naplánované schůzce přidali Forms/Polly nebo jakoukoli jinou aplikaci pro průzkumy optimalizovanou pro schůzky, bude pro vás provádění průzkumů během těchto schůzek snadné.
Přejděte na panel nástrojů schůzky v okně schůzky a uvidíte, že se tam objeví další ikona pro Formuláře nebo Polly.
Kliknutím na něj provedete dotazování účastníků během schůzky. U Formulářů se vpravo otevře panel pro průzkumy. Budou zde k dispozici všechny aktivní průzkumy nebo koncepty. Kliknutím na tlačítko „Vytvořit nový“ spustíte nové hlasování.
Podobně se panel pro Polly zobrazí napravo se všemi dostupnými koncepty nebo aktivními anketami. Chcete-li vytvořit nové ankety, klikněte na tlačítko „Rychle vytvořit“.
Spusťte průzkumy z panelu hlasování, abyste mohli během schůzky provádět aktivní průzkumy. Ankety, které spustíte, se objeví jako okno na obrazovkách účastníků během probíhající schůzky. Mohou k němu také kdykoli přistupovat z chatu schůzky. Můžete sledovat průběh průzkumu a vidět odpovědi na něj ze samotného panelu.
Pokud jste aplikaci pro hlasování nepřidali k naplánované schůzce před jejím zahájením, proces jejich přidání během schůzky bude stejný jako u schůzek Ad-Hoc vysvětlených níže.
Vytváření živých hlasování pro ad-hoc schůzky
Průzkumy nejsou k dispozici pouze pro naplánované schůzky, i když vyhledávání na Googlu by vám dalo za pravdu. Existuje určité řešení, které vám umožní přístup k průzkumům na jakékoli ad-hoc schůzce Microsoft Teams.
Nyní, pokud se chcete zeptat pouze na krátkou otázku, nebudete ani potřebovat řešení. Pojďme se podívat na oba způsoby, jak můžete přistupovat k průzkumům na schůzce Microsoft Teams, která nebyla naplánována.
Ať už jste uživatelem Microsoft 365 nebo Teams Free, kroky pro vytváření anket na schůzkách ad-hoc zůstanou stejné. Lišit se může pouze váš výběr aplikace.
Chcete-li rychlý průzkum (s jedinou otázkou), přejděte na panel nástrojů schůzky a klikněte na ikonu ‚Chat‘.
Vpravo se otevře panel chatu. Přejděte do pole pro psaní zpráv ve spodní části obrazovky a klikněte na ikonu Rozšíření zpráv (nabídka se třemi tečkami).
Poté klikněte na aplikaci pro hlasování, kterou chcete použít. Pokud to není hned vidět, vyhledejte ho.
Zobrazí se rozhraní aplikace. Pokud používáte Formuláře, otevře se okno pro vytvoření otázky. Zarámujte svou otázku a možnosti, nakonfigurujte nastavení a klikněte na tlačítko „Uložit“.
Zobrazí se náhled ankety. Klepnutím na tlačítko „Odeslat“ jej spustíte.
Pokud používáte aplikaci Polly, otevře se rozhraní pro výběr typu ankety. Chcete-li vytvořit anketu s výběrem z více typů, vyberte možnost „Otázka“.
Formulujte otázku a kliknutím na tlačítko „Odeslat nyní“ spusťte anketu.
Anketa se objeví na obrazovce účastníků i v chatu. Anketu a odpovědi na ni si můžete prohlédnout z chatu.
Poznámka: U schůzek kanálu nelze kliknout na ikonu Rozšíření o zasílání zpráv. Chcete-li vytvořit anketu pro schůzku kanálu, minimalizujte okno schůzky a přejděte na kanál v Microsoft Teams. Přejděte na příspěvek ‚Schůzka v‘ a klikněte na tlačítko ‚Odpovědět‘. Zobrazí se pole pro psaní. Klikněte na ikonu „Rozšíření zpráv“ a postupujte podle zbývajících kroků, jak je uvedeno výše.
Výše uvedená možnost je vhodná, když nepotřebujete vytvářet příliš mnoho otázek v anketě. Ale pro dlouhý průzkum to není možné. Pro začátečníky budete muset postup opakovat pokaždé, když chcete přidat otázku. Správa ankety z panelu chatu může být také únavná.
Je čas přejít k řešení. Tato metoda přidá ikonu pro aplikaci Polling na panel nástrojů schůzky, stejně jako u plánovaných schůzek.
Poznámka: Tento hack nefunguje u schůzek na kanálu, ale pouze u soukromých schůzek zahájených na kartě „Kalendář“/„Schůzky“. U schůzek kanálu můžete místo toho provádět průzkumy v kanálu.
Minimalizujte okno schůzky se stále probíhající schůzkou a otevřete okno Microsoft Team. Přejděte na „Chat“ z navigační nabídky vlevo.
V seznamu chatů se zobrazí chat pro probíhající schůzku s názvem schůzky. Bude mít také ikonu videokamery, která označuje, že schůzka probíhá. Kliknutím na něj otevřete chat schůzky.
Poté klikněte na možnost „Přidat kartu“ (ikona +) napravo od aktuálních karet.
Zobrazí se okno pro přidání aplikace. Přidejte aplikaci Formuláře / Polly pro průzkumy. Pro tento příklad jsme přidali pouze aplikaci Formuláře, ale můžete si vybrat kteroukoli z nich.
Když se zobrazí okno, klikněte na tlačítko „Uložit“ a přidejte aplikaci do schůzky.
Nyní se vraťte do okna schůzky. Na panelu nástrojů schůzky se zobrazí ikona aplikace pro hlasování. Kliknutím na něj vytvoříte a budete sledovat živé hlasování v chatu na schůzce z panelu průzkumů.
Používání průzkumů k provádění kvízů nebo získávání zpětné vazby může učinit virtuální setkání mnohem interaktivnější. A s pomocí této příručky můžete vytvářet živá hlasování na jakékoli schůzce Microsoft Teams jako profík.