Vytvořte si rozevírací seznam položek v Excelu, aby bylo zadávání dat jednodušší, rychlejší a bez chyb. Pomocí funkce Ověřování dat aplikace Excel můžete snadno vytvářet rozevírací seznamy pro zadávání dat do listu nebo sešitu.
Rozbalovací seznam nebo rozevírací nabídka aplikace Excel je grafický ovládací prvek, který uživatelům umožňuje vybrat možnost ze seznamu předdefinovaných možností. To usnadní, zrychlí zadávání dat a sníží nepřesnosti a překlepy.
Uživatelé si například mohou z rozbalovací nabídky snadno vybrat stav práce jako HOTOVO. Pokud jim však poskytnete možnost zadat jej ručně, mohou zadat celé slovo FINISHED nebo PENDING nebo ONGOING nebo FAILED. Zadání stavu každé práce zabere hodně času, ale pokud by šlo o rozevírací seznam, urychlí to proces zadávání dat.
V tomto příspěvku vám ukážeme rychlý a snadný způsob, jak vytvořit rozevírací seznam pomocí dat z buněk nebo ručním zadáním dat nebo pomocí vzorců v aplikaci Excel.
Vytvoření rozevíracího seznamu pomocí dat z buněk
Můžete si například vytvořit rozevírací nabídku pro sledování stavu každé z cest, které plánujete podniknout (jak je znázorněno na obrázku níže).
Nejprve zadejte položky, které se mají zobrazit v rozevíracím seznamu v poli buněk. Můžete to udělat na listu, který bude obsahovat rozevírací seznamy, nebo na jiném listu.
V tomto příkladu jsme zadali seznam položek pro rozevírací seznam na listu 2.
Vraťte se na List 1 a poté vyberte buňku B2 (toto je buňka, kde nastavíte svůj rozevírací seznam).
Dále přejděte na kartu „Data“ a klikněte na ikonu „Ověření dat“ a z rozbalovací nabídky vyberte „Ověření dat“.
V dialogovém okně ‚Ověření dat‘ vyberte ‚Seznam‘ z rozbalovací nabídky ‚Povolit:‘ a klikněte na ‚OK‘.
Klikněte do pole ‚Zdroj‘ a můžete vybrat seznam položek, které chcete přidat, jako možnosti, které se zobrazí v seznamu.
Nyní vyberte seznam položek (A1:A5) z listu 2.
A umístění, kde budou hodnoty pro rozevírací nabídku automaticky přidány do pole Zdroj. Nyní klikněte na „OK“. Pokud zrušíte zaškrtnutí možnosti ‚Ignorovat černou‘, Excel donutí uživatele vybrat hodnotu ze seznamu.
Nyní jste vytvořili rozevírací seznam v buňce B2 sloupce Stav.
Chcete-li zkopírovat rozevírací seznam do všech 5 řádků, jednoduše klikněte na malý zelený čtverec v levé dolní části rozevíracího pole a přetáhněte jej dolů na buňku B6.
Nyní je rozevírací seznam zkopírován z buňky B2 do B6.
Vytvoření rozevíracího seznamu ručním zadáním dat
Případně můžete položky přidat přímo do rozevíracího seznamu tak, že je ručně zadáte do pole ‚Zdroj‘ v dialogovém okně Ověření dat.
V tomto příkladu přidáváte rozevírací seznam pro roční období, ve kterém města navštěvujete. Vyberte buňku C2 a vytvořte rozevírací seznam.
Otevřete dialogové okno ‚Ověření dat‘ na kartě ‚Data‘.
Vyberte „Seznam“ z Ověřovacích kritérií a zadejte svůj seznam do pole „Zdroj“. Všechny položky by měly být zadány bez mezery, oddělené čárkou mezi jednotlivými položkami.
Zde zadejte do pole zdroje „Jaro, léto, podzim, zima“ a klikněte na „OK“.
Nyní se všechny položky (možnosti) zadané do pole Zdroj objeví v různých řádcích v rozevíracím seznamu. Potom můžete přetáhnout a zkopírovat seznam do zbývajících řádků jako v předchozí metodě.
Vytvoření rozevíracího seznamu pomocí vzorců
Dalším způsobem, jak vytvořit rozevírací seznam, je použití vzorce OFFSET ve zdrojovém poli.
V tomto příkladu vytváříme rozevírací seznam ve sloupci Rok. Vyberte buňku D1 a přejděte na Data –> Datové nástroje –> Ověření dat.
V oknech Ověření dat zadejte toto pole zdroje vzorce namísto odkazu na buňku nebo ručně zadaných položek:
=OFFSET(odkaz, řádky, sloupce, [výška], [šířka])Nyní zadejte seznam položek pro rozevírací seznam (Rok) na Listu 2.
Ve vzorci určete odkaz na buňku jako B1 (počáteční bod seznamu), určete řádky a sloupce jako 0, abyste předešli odsazení odkazu, a určete jako výšku jako 5 pro položky v seznamu.
=POSUN(List2!$B$1,0,0,5)Pokud nyní zadáte tento vzorec do pole zdroje, vrátí pole se seznamem let (B1:B5).
Tím se vytvoří rozevírací seznam, který zobrazuje všechny roky v oblasti buněk B1:B5 listu 2.
Odebrání rozevíracího seznamu
V aplikaci Excel můžete také odebrat rozevírací seznam. Chcete-li odstranit rozevírací seznam, vyberte buňku s rozevíracím seznamem. Poté přejděte na Data –> Datové nástroje –> Ověření dat.
Klikněte na tlačítko ‚Vymazat vše‘ v levém dolním rohu dialogového okna ‚Ověření dat‘ a klikněte na ‚OK‘. Tím se odstraní rozevírací seznam ve vybrané buňce.
Pokud chcete odstranit všechny rozevírací seznamy v listu, zaškrtněte políčko „Použít tyto změny na všechny ostatní buňky se stejným nastavením“, než kliknete na tlačítko „Vymazat vše“. Poté klikněte na „OK“ pro použití.
Nyní můžete vytvářet a odstraňovat rozevírací seznamy podle tohoto podrobného průvodce.