Nejlepší cheat, abyste se stali profesionálním uživatelem Microsoft Teams
Microsoft Teams v tuto chvíli netřeba představovat. Kdyby to byl rok 2019, tak určitě. Ale toto byl rok videokonferencí a aplikací Workstream Collaboration. A Microsoft Teams se bezpečně etabloval jako jeden z MVP v ekosystému WSC.
To proto, že to není jen aplikace pro videokonference. Microsoft Teams toho nabízí mnohem víc. A školy a úřady jej milují pro práci na dálku právě z tohoto důvodu. Je to aplikace pro co nejefektivnější spolupráci se svými spoluhráči. Ale naprostý objem funkcí v Microsoft Teams může být někdy také ohromující. Kdyby jen existovalo něco, co by vám mohlo pomoci, mohli byste se v tom rychle orientovat.
Nezáleží na tom, zda jste letitý nebo relativně nový uživatel Microsoft Teams; každý má rád malý cheat, aby zvýšil svou produktivitu, působil jako profík a možná dokonce předvedl své odborné dovednosti. To je přesně to, co můžete udělat s tímto seznamem tipů a triků pro téměř vše, co můžete dělat v Microsoft Teams.
Tipy pro zvýšení produktivity
Udělat více práce za méně času, kdo by to nechtěl? Vy nebo vaši zaměstnavatelé určitě ne! Tyto tipy a triky jistě zlepší vaše soustředění a zvýší vaši produktivitu.
Mějte náskok před svými úkoly
Aplikace Úkoly v Microsoft Teams byla nejočekávanější aplikací pro nadšence, ale to neznamená, že všichni dostali poznámku. Pokud jste byli v týmu, kterému to nějak uniklo, musíte nastoupit do tohoto vlaku hned teď, protože věřte nám, přicházíte o to.
Tasks by Planner a To-Do spojují obě funkce obou aplikací Microsoft – Planner a To-Do – přímo v Microsoft Teams. Můžete tak sledovat svůj pokrok a spravovat své úkoly, aniž byste museli přepínat mezi více aplikacemi. Už si tedy nemusíte vybírat mezi zdravým rozumem nebo rozvrhem.
Aplikace Úkoly kombinuje vaše osobní úkoly z To-Do a sdílené úkoly z aplikace Planner přímo v Microsoft Teams. Můžete ji přidat jako osobní aplikaci nebo dokonce jako kartu pro společné řízení týmových úkolů. Aplikace Úkoly je dostupná všem s předplatným Microsoft 365.
👉Osvojte si používání Tasks by Planner a To-Do v Microsoft Teams.
Zacházejte s informacemi jako průvodce se seznamy
Pokud znáte správné aplikace v Microsoft Teams, nikdo vás nezastaví. Microsoft Lists je jednou z takových aplikací, které musíte využít. Pomocí seznamů můžete sledovat jakékoli informace, ať už osobní nebo společné. Aplikace Seznamy může být užitečná, pokud má váš tým informace ke sledování, práci na organizaci nebo pracovní postupy ke správě.
A pro urychlení existují šablony pro konkrétní odvětví a případy, které vytváření těchto seznamů ještě více usnadňují. Tento vývoj seznamů SharePoint vám může pomoci sledovat téměř vše – problémy, aktiva, rutiny, události, inventář nebo kontakty. Chcete-li věci vylepšit, můžete mít dokonce podmíněné formátování, aby se objekty ve vašich seznamech automaticky objevily nebo zmizely, když jsou splněny určité podmínky. Používání této aplikace exponenciálně zvýší vaši produktivitu.
👉Zjistěte, jak vytvářet a používat seznamy v Microsoft Teams jako profesionál.
Přeposílejte e-maily přímo do vašich kanálů
E-mail je jednou z nejpoužívanějších forem komunikace v korporátním světě. Množství korespondence, která probíhá přes e-maily, je obrovské. Ale také to znamená, že když vaše organizace používá Microsoft Teams, jste někdy chyceni mezi dvěma různými médii. A kopírování veškerého obsahu z vašich e-mailů za účelem jeho zveřejnění na kanálu v Microsoft Teams může být tak únavné.
To proto, že to děláte špatně! Víte, že každý kanál v Microsoft Teams má jedinečnou e-mailovou adresu, na kterou můžete přeposílat e-maily přímo? Ano, slyšeli jste dobře. Všechny e-maily, které odešlete na tuto adresu, se zobrazí jako příspěvky přímo v kanálu. Jak efektivní to je!
Chcete-li získat e-mailovou adresu kanálu, přejděte na ikonu „Další možnosti“ (nabídka se třemi tečkami). Poté v nabídce klikněte na „Získat e-mailovou adresu“.
E-mailová adresa bude vygenerována. Chcete-li jej použít, zkopírujte jej.
Použijte příkazový řádek
Panel příkazů v Microsoft Teams musí být nejvíce nevyužívanou funkcí. Ale má potenciál stát se vaší nejpoužívanější funkcí, pokud víte, jak ji správně používat. Příkazová lišta může věci nesmírně urychlit.
Chcete najít starou zprávu, zahájit chat nebo hovor, přejít na kanál, zobrazit své soubory? K tomu všemu a mnohem více použijte panel příkazů. Abyste je mohli použít, nemusíte si ani pamatovat všechny příkazy. Poskytuje vám to Microsoft Teams. Vše, co si musíte pamatovat, má-li úkol, který musíte udělat, pro něj příkaz, abyste jej mohli udělat rychle.
Podívejte se na podrobného průvodce, jak používat příkazy v Microsoft Teams ke zvýšení produktivity a úspoře času.👆
Odbourávání jazykových bariér
Globální týmy dnes nejsou novinkou. Místo toho je v této době stále více týmů rozptýleno po celém světě. A to vyžaduje potřebu rozumět jazyku toho druhého, abychom mohli efektivně komunikovat. S Microsoft Teams nemusíte přecházet do Překladače Google a kopírovat/vkládat žádné zprávy. Microsoft Teams nabízí vlastní překladač přesně pro tento účel.
Klikněte na ikonu „Další možnosti“ (nabídka se třemi tečkami) u zprávy, kterou chcete přeložit. V nabídce uvidíte možnost ‚Přeložit‘; klikněte na něj pro rychlý překlad zprávy do vašeho výchozího jazyka.
Záložka zpráv
Na první pohled se to může zdát jako malá funkce, ale může vám to ušetřit spoustu času. Namísto hledání starých zpráv pomocí vyhledávacího pole můžete všechny zprávy uložit a přistupovat k nim ze sekce „Uloženo“.
Přejděte na zprávu a klikněte na ikonu „Další možnosti“ (nabídka se třemi tečkami). Poté klikněte na možnost „Uložit zprávu“.
Pro přístup k uložené zprávě můžete použít buď příkaz /uložené z příkazového řádku nebo klikněte na svůj profilový obrázek na hlavním panelu a ze zobrazené nabídky vyberte možnost Uložit.
Používejte klávesové zkratky
Pokud chcete zvýšit svou produktivitu, nevyhýbejte se používání klávesových zkratek. Klávesové zkratky vám mohou ušetřit tolik času, a přesto je málokdo plně využívá. Nebuďte jedním z těchto lidí. Naučte se klávesové zkratky pro úkoly, které provádíte nejčastěji, a udělejte věci rychle.
🤸♀️Přeskočte sem a najděte seznam všech klávesových zkratek v Microsoft Teams pro Windows, Web a Mac.
Tipy pro lepší schůzky
Kromě používání Microsoft Teams ke spolupráci se spoluhráči je další věcí, kterou lidé aplikaci nejčastěji používají, k pořádání schůzek. A v tom určitě chcete být profík.
Použijte režim Together pro pohlcující zážitek ze setkání
Když je pro vás obtížné zapojit se do schůzky, jak můžete často zjistit: online schůzky koneckonců nejsou totéž jako schůzky v reálném světě. Režim Together od společnosti Microsoft boří bariéry a virtuální zdi, takže se budete cítit jako ve sdíleném prostoru.
Když je na schůzce 5 nebo více lidí, můžete zapnout režim Společně. Přejděte na panel nástrojů schůzky a klikněte na ikonu „Další možnosti“ (nabídka se třemi tečkami). Poté z nabídky vyberte ‚Together Mode‘, abyste jej aktivovali.
V současné době můžete mít v zobrazení hlediště režim Together, díky kterému se budete cítit, jako byste všichni seděli ve společném prostoru hlediště.
👉Zjistěte více o režimu Together v Microsoft Teams a o tom, jak jej povolit a používat.
Uspořádejte skupinové diskuse s oddělenými místnostmi
Ať už učíte třídu nebo pořádáte schůzky v kanceláři, skupinové diskuse jsou obrovskou součástí procesu. A díky dílčím místnostem v Microsoft Teams můžete snadno usnadnit účastníkům schůzky různé skupiny.
A nyní už nemusíte v Microsoft Teams vytvářet oddělené místnosti ručně. Společnost Microsoft přidala vlastní podporu pro tuto velmi žádanou funkci na schůzkách. Hostitelé schůzek mohou rozdělit účastníky do dílčích místností (až 50) buď náhodně, nebo ručně rozhodnout, kdo kam půjde. Funkce Breakout Room je dostupná placeným i bezplatným uživatelům.
Chcete-li vytvořit dílčí místnosti, přejděte na lištu schůzek v horní části obrazovky a klikněte na ikonu ‚Oddělovací místnost'. Poté rozdělte účastníky do požadovaného počtu místností.
Použijte Poznámky ze schůzek
Toto je velmi podceňovaná funkce, která si nezaslouží pozornost a uznání. Poznámky ze schůzek v Microsoft Teams mohou usnadnit vaše schůzky. Ať už chcete zachytit všechny důležité detaily projednávané na schůzce nebo vytvořit agendu pro věci, které je třeba projednat, měly by být vaše oblíbené poznámky ze schůze.
A co je nejdůležitější, jsou k dispozici nejen během schůzky, ale i po a před (u naplánovaných schůzek). Věřte nám, musíte je začít používat hned, pokud jste to ještě neudělali.
Přeskočte se, abyste se seznámili se všemi podrobnostmi o používání Poznámky ze schůzek v Microsoft Teams.🏃♀️
Zachovejte Decorum na schůzce a místo toho zvedněte ruce
Udržovat dekorum ve virtuálních schůzkách může být opravdu těžké. A v důsledku toho se téměř všude stalo schůzkovou etiketou, aby byl mikrofon vypnutý. Ale co když potřebujete mluvit? Zapnutí mikrofonu, aniž byste o to byli požádáni, naruší schůzku.
V Microsoft Teams to nemusí být tak neslušné. Místo toho použijte tlačítko „Zvednout ruku“, kdykoli potřebujete něco promluvit. Mluvčímu to naznačí, že máte něco na srdci, a oni vás pak mohou požádat, abyste zapnuli zvuk a mluvili způsobem, který vás nepřeruší. Je to lepší než skutečné zvednutí ruky, protože neexistuje žádná záruka, že se řečník náhodou podívá na vaše video, ale existuje záruka, že se podívá na „Zvednutou ruku“ v panelu účastníků.
Přejděte na panel nástrojů schůzky a kliknutím na ikonu ‚Zvednout ruku‘ zvedněte ruku.
Přepisujte své schůzky
V případě, že jste někdy chtěli přepis celé vaší schůzky, ale považovali jste to za nemožné, nemůžete se více mýlit. Microsoft Teams nabízí poměrně rychlý způsob, jak získat přepisy schůzek, ale funguje pouze v případě, že je vaším výchozím jazykem angličtina a když se na schůzce hovořilo anglicky.
Zásady vaší organizace by vám také měly umožnit mít přepisy schůzek. S tím souvisí i další háček – přepis je dostupný pouze pro schůzky, které jste nahráli. Tyto přepisy můžete dokonce před sdílením upravit.
Chcete-li získat přepis, přejděte na Microsoft Stream a zobrazte záznam. Poté klikněte na ikonu nabídky se třemi tečkami a z možností vyberte „Aktualizovat podrobnosti videa“.
Vyberte jazyk z rozbalovací nabídky Jazyk videa.
Nyní zaškrtněte políčko „Automaticky generovat titulky“, vyberte jej a kliknutím na tlačítko „Použít“ získáte přepis.
Pořádejte soukromé neplánované schůzky
Neplánované schůzky nemusí být vždy v kanálu. Nebo nemusíte vždy plánovat schůzku, pokud chcete, aby byla soukromá. Můžete mít improvizované schůzky, které jsou zcela soukromé a nejsou přístupné všem v kanálu. A ne, nemluvíme o hovorech 1:1 nebo skupinových hovorech ze skupinových chatů. Tyto soukromé schůzky jsou stejně jako jiné schůzky, kde můžete mít hosty mimo vaši organizaci, na rozdíl od 1:1 nebo skupinových hovorů.
Z navigační nabídky přejděte na „Kalendář“ (pro uživatele Microsoft 365) nebo „Schůzky“ (pro uživatele Microsoft Teams Free).
Poté klikněte na možnost „Seznamte se nyní“ v pravém horním rohu. Tyto schůzky se nekonají v kanálu a členové vašeho týmu nemohou vědět, že schůzka probíhá, natož se k ní připojit bez pozvánky na schůzku.
Tipy pro větší zapojení
Microsoft Teams je aplikace Workstream Collaboration. A abyste mohli lépe spolupracovat se svými spoluhráči, musíte zapojit jejich pozornost. Použijte tyto tipy, aby vaše zprávy a další interakce byly poutavější, což povede k celkovému zvýšení produktivity.
Provádějte průzkumy, abyste zvýšili zapojení
Průzkumy jsou osvědčeným způsobem, jak vytvořit lepší zapojení, ale vzhledem k tomu, že v Microsoft Teams neexistuje žádná přímá funkce pro vytváření anket, mnoho lidí si myslí, že to není možné. Polovina krásy Microsoft Teams spočívá ve stovkách integrovaných aplikací, které nabízí!
A dvě takové integrované aplikace – Forms a Polly – vám mohou pomoci provádět průzkumy ve vašich kanálech. Jedinou nevýhodou, kterou můžete najít, je, že na schůzce nemůžete provádět průzkumy, ale jakmile začnete používat tyto aplikace, zjistíte, že na tom stejně moc nezáleží. Můžete dokonce mít společné průzkumy, kde mohou ostatní členové týmu také přispívat k otázkám průzkumu.
👉Zde je kompletní průvodce vytvářením anket v Microsoft Teams.
Vytvářejte RTF pomocí možností formátování
Ať už jde o zapojení do soukromých chatů nebo komunikaci prostřednictvím kanálu, naformátujte své zprávy, abyste každého zachránili před nepříjemnou situací při čtení obyčejných, nudných zpráv. Takových je už na světě dost. Kliknutím na ikonu ‚Formátovat‘ (A se štětcem) pod polem se zprávou otevřete možnosti formátování a zobrazte své zprávy kurzívou, tučným písmem, podtržením a mnohem více.
Používejte předměty ve zprávách kanálu
Zprávy jsou jednou z nejdůležitějších forem komunikace v Microsoft Teams. Prostřednictvím zpráv se dnes sdílí více informací než při hovorech a schůzkách. Je tedy důležité investovat čas do těch správných a zajistit, aby se neztratily v moři nedůležitých zpráv.
Předmětové řádky jsou nejrychlejším způsobem, jak jim přidat trochu šmrncu a zajistit, aby upoutaly pozornost té správné osoby. Předmět můžete přidat z možností formátování zpráv, které chcete zveřejnit v kanálu. Je zřejmé, že osobní chatovací zprávy ve skutečnosti nepotřebují předměty, takže k nim nemůžete žádný přidat.
Tipy pro lepší organizaci
Mít ve věcech pořádek, aniž byste ztratili zdravý rozum, se někdy může zdát trochu skličující. A všichni z nás si přáli, aby to bylo jednodušší. Lepší organizace také vede k vyšší produktivitě. Pomocí těchto tipů můžete posunout své organizační schopnosti o stupeň výš, lépe se s věcmi vypořádat a zapůsobit na všechny, když jste v tom.
Přetažením a přetažením změníte pořadí týmů
Zpočátku jsou všechny vaše týmy uspořádány náhodným způsobem v pořadí, v jakém byly vytvořeny. V dlouhém seznamu týmů může být zdrcující dostat se k důležitým týmům. V Microsoft Teams je ale málo známý fakt, který profesionálové používají k tomu, aby si dali týmy do pořádku a ušetřili čas.
Své týmy můžete přetáhnout a uspořádat v libovolném pořadí. Své nejdůležitější týmy tak můžete mít nahoře, takže k nim budete mít rychlejší přístup.
Připnout kanály a skrýt týmy
Uspořádání týmů někdy nestačí. Své důležité týmy jste možná uspořádali nahoře, ale stále se přidáváte do nových týmů a celé vaše uspořádání jde k vlkům. No, nemusí to tak být. Existují další způsoby, jak organizovat své týmy, které vám ušetří bolesti hlavy.
Kanály můžete připnout, aby se vždy zobrazovaly nahoře v samostatné sekci. Přejděte na ikonu „Další možnosti“ (nabídka se třemi tečkami) napravo od kanálu a klikněte na ni. Poté z nabídky vyberte možnost „Připnout“.
Můžete také skrýt všechny nepotřebné týmy a uklidit tak nabídku Týmy. Klikněte na ikonu „Další možnosti“ napravo od názvu týmu a v nabídce klikněte na možnost „Skrýt“. Všechny vaše skryté týmy jsou kdykoli přístupné ze spodní části navigační nabídky pro týmy.
Tipy pro hladší správu
Ať už jste vedoucí týmu nebo jen odpovídáte za pořádání schůze, management vás nemusí bolet v krku. Ale většinou to tak je. Považujte tyto tipy za lék.
Přidělte role na schůzce
Pokud je na schůzce více účastníků, je prvořadé mít možnost řídit, co každý účastník může dělat. Například nechcete, aby každý mohl prezentovat a sdílet obsah na schůzce. Jsou také chvíle, kdy chcete udělat z někoho jiného spoluhostitele, který může dělat všechny věci, které můžete dělat vy, jako je přijímání lidí z haly, ztlumení ostatních účastníků atd.
Nyní můžete přiřadit role lidem na schůzce Microsoft Teams. Lidé mohou být moderátory nebo účastníky; přednášející mají úplnou kontrolu a účastníci mají pouze omezený přístup.
Role schůzky můžete přiřadit buď před schůzkou (u naplánovaných schůzek), nebo během. Chcete-li přiřadit role během schůzky, přejděte na panel účastníka a kliknutím na ikonu „Další možnosti“ napravo od jména účastníka otevřete nabídku se třemi tečkami. Poté klikněte na možnost „Udělat přednášejícího“ nebo „Udělat účastníka“.
Ušetřete čas a přidejte členy hromadně
Kolikrát jste si při vytváření týmů přáli, aby existovala možnost přidávat lidi hromadně? Ti z vás, kteří museli jako výchozí bod vytvořit týmy s více než 10 lidmi bez skupin Office nebo předchozích týmů, vědí, jaká to může být bolest hlavy.
Pokud používáte webovou aplikaci Microsoft Teams, můžete tuto bolest přeskočit a přidávat členy hromadně. Jediný háček, vyžaduje použití rozšíření pro Chrome. S tímto rozšířením také získáte další bonus v podobě zobrazení vašich týmů na 2sloupcovém displeji. Můžete tedy zobrazit více týmů a zároveň méně posouvat.
👉Zjistěte, jak používat rozšíření Chrome „Refined Microsoft Teams“ k hromadnému přidávání členů.
Tipy pro celkově lepší zážitek
Těchto pár tipů se může vzpírat kategorizaci, nicméně potřebujete je ve svém životě, aby vaše práce s Microsoft Teams byla nekonečně lepší.
Neignorujte svůj stav
Stav v Microsoft Teams může být mocným nástrojem, který máte k dispozici. S vaším stavem odrážejícím váš skutečný stav dostupnosti se lze vyhnout spoustě chybné komunikace, která může vzniknout v důsledku nefungování ve stejném fyzickém prostoru. Vždy jej tedy použijte k tomu, abyste ostatním členům svého týmu dali vědět, zda jste k dispozici, pryč, zaneprázdněni nebo máte hovor, aby věděli, co mohou očekávat, když vás budou kontaktovat.
Chcete-li tento nástroj využít na maximum, můžete použít stavy „Přítomnost uživatele“ i „Vlastní“. Ačkoli většinu času Microsoft Teams konfiguruje váš stav automaticky na základě vašeho stavu (což je známo, že mnohým způsobuje potíže), můžete si svůj stav nastavit také sami.Přejděte na svou profilovou fotku na hlavním panelu a poté vyberte stav z nabídky a nastavte jej.
Horký tip: Můžete si dokonce nastavit svůj stav jako ‚Mimo kancelář‘ na přizpůsobená časová období, ať už jdete jen na oběd nebo jedete na dovolenou. Přečtěte si, jak nastavit tuto novou možnost stavu, která jinak není v Microsoft Teams dostupná.👆
Vyhněte se problémům, které může způsobit váš Status
Microsoft Teams mění váš stav automaticky a obecně je to dobrá věc. Ale pro mnoho lidí, kteří v práci trpí mikromanagementem, je to nakonec nepříjemné, když Teams automaticky změní svůj stav na ‚Pryč‘ z ‚Dostupný‘ během pěti minut nečinnosti.
Pokud se chcete vyhnout situaci, kdy si váš nadřízený bude myslet, že jen stěží pracujete, místo abyste tvrdě pracovali, použijte aplikaci Mouse Jiggler, abyste se vyhnuli problémům tím, že si ponecháte opačný stav.
Odesílejte naléhavé zprávy
Chcete zajistit, aby příjemce vaši zprávu viděl? Označte to jako naléhavé a budou informováni každé dvě minuty po dobu dvaceti minut v kuse. To je deset oznámení a není možné, aby to zmeškali. Nyní, pokud se vám to zdá trochu příliš, ale zpráva je stále důležitá než standardní zpráva, můžete ji označit jako prostě důležitou. Příjemce nebude upozorňován tak trvale, ale stále bude vědět, že zpráva je důležitá.
Před odesláním zprávy klikněte na „vykřičník“ pod zprávou v osobním chatu a z možností vyberte prioritu.
Přizpůsobte si oznámení, abyste získali více přizpůsobené prostředí
Ve výchozím nastavení Microsoft Teams doručuje oznámení o všech nových zprávách, reakcích a zmínkách. Ale Teams nabízí rozsáhlé možnosti přizpůsobení, takže můžete dostávat upozornění pouze na věci, na které chcete být upozorněni.
Otevřete nastavení a přejděte na „Oznámení“ z navigační nabídky vlevo.
Zde si můžete upravit oznámení tak, aby vyhovovala vašim potřebám pro téměř vše: Týmy a kanály, Chaty, Schůzky, Lidé a další.
Při vytahování All-Nighter použijte tmavý režim
Ať už se jednou chystáte na celou noc, nebo potřebujete pravidelně pracovat pozdě večer, nenechte to ovlivnit vaše oči nebo spánek. Pomocí tmavého režimu v Microsoft Teams ušetříte oči před oslepujícím světlem vašeho notebooku v noci.
Přejděte do nastavení z desktopové aplikace Microsoft Teams a změňte motiv z ‚Výchozí‘ na ‚Tmavý‘.
Microsoft Teams může objevit spoustu věcí, které mohou být občas zahlcující. Tyto tipy vám mohou pomoci vzít věci jednu po druhé a zajistit tak lepší zvládnutí věcí. Během chvilky budete ovládat způsoby Microsoft Teams a neztratíte se v labyrintu.