Když se možnost soukromého chatu stane nepříjemnou, je čas se jí zbavit
Mnoho škol a organizací používá Microsoft Teams pro spolupráci a komunikaci, zejména nyní. Je to jedna z nejlepších aplikací pro tento účel s mnoha funkcemi pro usnadnění komunikace.
Někdy je však důležité omezit tuto snadnost a úroveň komunikace, konkrétně soukromé komunikace. Situace může být až příliš běžná, například když někdo začne zneužívat funkce, nebo je to v rozporu se školní/firemní politikou. Soukromé chaty jsou jednou z takových funkcí, která se může stát obtíž pro mnoho škol a organizací. A nezbývá jiná možnost, než to zakázat.
I když se to může zdát jako extrémní krok, stává se nezbytným. Naštěstí má Microsoft Teams opatření k dosažení tohoto výkonu poměrně snadno. A studenti/zaměstnanci budou mít komunikační kanál, takže to není tak, že budete úplně omezovat veškerou komunikaci.
Zakažte soukromý chat v Microsoft Teams
Soukromé chaty pro celou organizaci můžete v Microsoft Teams úplně zakázat, to znamená, že žádný uživatel vaší organizace/školy nebude mít možnost mít soukromé chaty s jinými uživateli. Karta ‚Chat‘ pro celou organizaci jednoduše zmizí. Je to užitečné v případech, kdy zásady vaší organizace omezují soukromou komunikaci.
Další možností, která poskytuje větší flexibilitu, je zakázat soukromé chaty pro podmnožinu uživatelů, nikoli pro celou organizaci. Toto je praktičtější volba pro školy, které chtějí omezit soukromou komunikaci pro všechny studenty, nikoli pro učitele, nebo pouze pro mladší studenty.
Poznámka: Tato nastavení a zakázání chatu v Microsoft Teams mohou měnit pouze lidé s přístupem správce.
Zakázat soukromé chaty pro celou organizaci
Přejděte na adresu admins.teams.microsoft.com a přihlaste se pomocí svého účtu Microsoft. Otevře se administrační panel. V navigační nabídce vlevo klikněte na „Zásady zasílání zpráv“.
Chcete-li změnit zásady pro celou organizaci, klikněte na možnost „Globální (výchozí nastavení pro celou organizaci)“.
Poté najděte v seznamu možnost „Chat“ a vypněte přepínač, abyste ji deaktivovali.
Poté kliknutím na tlačítko „Uložit“ v dolní části uložte změny globální politiky.
Zásady se mohou projevit od několika minut do několika hodin. A jakmile se tak stane, karta ‚Chat‘ zmizí z navigačního panelu vlevo v Microsoft Teams pro všechny.
Zakázat soukromé chaty pro některé uživatele
Chcete-li zakázat soukromé chaty pouze pro podmnožinu uživatelů v organizaci, přejděte na adresu admin.teams.microsoft.com a otevřete zásady zasílání zpráv z navigační nabídky vlevo.
Otevřou se stávající zásady zasílání zpráv, výchozí a vlastní (pokud existují). Kliknutím na možnost „Přidat“ vytvoříte novou vlastní zásadu.
Otevře se obrazovka pro nastavení zásad. Zadejte název a popis (volitelné) zásady, abyste ji mohli snadno sledovat mezi všemi vlastními zásadami.
Poté přejděte na „Chat“ a vypněte přepínač, abyste chat deaktivovali. Tím zůstane zbytek nastavení stejný jako pro ostatní uživatele (pokud použijete výchozí nastavení pro všechny). Poté klikněte na tlačítko „Uložit“.
Po vytvoření zásady je čas přiřadit ji uživatelům, na které ji chcete použít. Po uložení zásady se automaticky vrátíte na obrazovku Zásady zasílání zpráv. Přejděte do nově vytvořené zásady a kliknutím na možnost „zaškrtnout“ vlevo ji vyberte.
Poté klikněte na možnost „Spravovat uživatele“.
Vpravo se zobrazí obrazovka pro správu uživatelů. Vyhledejte a přidejte jména uživatelů, na které chcete zásady použít.
Poté klikněte na tlačítko „Použít“. Pro tyto uživatele nyní budou platit vlastní zásady a tito uživatelé již nebudou mít přístup k soukromé kartě „Chat“ v Microsoft Teams.
Zakažte chat ve schůzkách v Microsoft Teams
Vypnutí soukromého chatu někdy nestačí. Setkání chat je dalším místem, které je klasickým příkladem funkcí, které mohou být zneužity v Microsoft Teams, zejména studenty. Může to dokonce vést k narušení výuky. A pro kontrolu chaosu zbývá jediná možnost, omezit komunikaci i na schůzce. Stejně jako u soukromých chatů potřebujete k deaktivaci tohoto nastavení přístup správce k vaší organizaci.
Přejděte na admin.teams.microsoft.com a přihlaste se pomocí svého účtu správce. Poté klikněte na „Schůzky“ na navigační liště vlevo. Další možnosti dostupné pro schůzky se rozbalí níže.
V těchto možnostech klikněte na „Zásady schůzek“.
Otevře se stránka se zásadami schůzek. Přejděte na „Globální (výchozí nastavení pro celou organizaci)“.
Poté přejděte dolů do sekce „Účastníci a hosté“. A klikněte na rozbalovací nabídku vedle položky „Povolit chat na schůzkách“. Ze seznamu vyberte „Zakázáno“.
Poté klikněte na možnost „Uložit“ pro použití změn.
Nastavení trvá nějakou dobu (několik minut až několik hodin), než se projeví. Pokud se ani po nějaké době neprojeví, pomůže restart Microsoft Teams.
Poznámka: Tím se deaktivuje chat na schůzce pouze u schůzek konaných pomocí možnosti „Seznámit se nyní“, nikoli schůzek kanálů. Také nemůžete vypnout schůzkové chaty pouze pro konkrétní schůzky.
Zakázání chatu v Microsoft Teams je extrémní krok, vezmeme-li v úvahu mnoho využití, které nabízí. Může to být opravdu užitečné pro komunikaci, zejména soukromé chaty a chaty na schůzkách. Když však použití začnou být převáženy problémy, které vytváří, nezbývá jiná možnost, než jít do extrémů a deaktivovat tyto úžasné funkce.