Všechny způsoby, jak můžete vytvořit seznam v Microsoft Teams pro sledování důležitých informací
Microsoft Lists je nová aplikace Microsoft 365, která neuvěřitelně usnadňuje správu a sledování jakýchkoli informací pomocí seznamů pro spolupráci. A díky integraci s Microsoft Teams je ještě výkonnější. Můžete ji přidat jako kartu do libovolného týmového kanálu a spolupracovat se členy týmu, abyste mohli pracovat efektivně.
Uživatelé mohou vytvořit nový seznam přímo z Microsoft Teams poté, co jej přidá jako kartu do kanálu. Můžete vytvořit nové seznamy od začátku, použít jednu ze šablon nebo importovat data z excelové tabulky nebo existujícího seznamu z Microsoft Teams a použít pravidla a strukturu seznamu.
Nemůžete však importovat osobní seznamy z domovské stránky seznamů Microsoft. Ani nemůžete přidávat seznamy v Microsoft Teams jako osobní aplikaci a vytvářet osobní seznamy. Chcete-li pomocí seznamů Microsoft vytvořit osobní seznam a mít o všem přehled, musíte použít samostatnou aplikaci.
Vytvoření nového seznamu
Po přidání aplikace Seznamy jako karty do kanálu můžete vytvořit nový seznam. Klikněte na kartu „Seznamy“. Karta bude mít dvě možnosti: „Vytvořit seznam“ nebo „Přidat existující seznam“. Klikněte na předchozí.
Vytvoření seznamu od začátku
Pokud chcete vytvořit seznam od začátku, vyberte možnost ‚Prázdný seznam‘. Když vyberete prázdný seznam, musíte vše v seznamu vytvořit sami, dokonce i počet a názvy sloupců.
Zadejte název seznamu, případně popis, vyberte barvu a ikonu a klikněte na tlačítko ‚Vytvořit‘. Na kartě se začne zobrazovat prázdný seznam, do kterého můžete přidat sloupce a položky seznamu.
Můžete vstoupit do režimu ‚Rychlé úpravy‘ a zadat informace do seznamu jako tabulku, nebo můžete do seznamu přidat jednotlivé položky kliknutím na tlačítko ‚Nová položka‘.
Můžete také definovat pravidla pro sloupce ve vašich seznamech přímo z Microsoft Teams. Definování pravidel umožňuje podmíněně formátovat seznam tak, aby se celé sloupce nebo řádky v seznamu objevily nebo zmizely pouze tehdy, když splňují určité podmínky.
Chcete-li definovat pravidlo pro sloupec, klikněte na šipku vedle názvu sloupce a přejděte z nabídky na „Nastavení sloupce“. Poté z podnabídky vyberte „Formátovat tento sloupec“.
Poté klikněte na „Spravovat pravidla“ pod podmíněným formátováním a definujte pravidla pro sloupec.
Vytvoření seznamu pomocí šablon
K vytvoření seznamu v Teams můžete použít šablonu. K dispozici je 8 obecných a 3 oborově specifické šablony. Existují obecné šablony pro sledování problémů, přihlášení zaměstnanců, itinerář události, správu majetku, sledování náboru, požadavky na cesty, sledování postupu práce a plánovač obsahu. Poté 3 šablony pro konkrétní odvětví zahrnují šablony pro pacienty, incidenty a půjčky.
Po kliknutí na tlačítko „Vytvořit seznam“ vyberte šablonu, kterou chcete použít. Otevře se náhled všech prvků, které obsahuje. Pokud si myslíte, že je to pro vás správná volba, klikněte na tlačítko „Použít šablonu“.
Použití šablony snižuje čas, který musíte strávit nad seznamem, protože základní struktura, kterou byste mohli potřebovat, již existuje. Jakékoli sloupce, které nemáte, můžete přejmenovat nebo smazat. Nebo můžete jednoduše začít zadávat položky v seznamu do příslušných typů sloupců.
Přidání existujícího seznamu
Kromě vytváření nových seznamů a jejich přidávání jako karet ve vašich týmových kanálech můžete do Microsoft Teams přidávat také existující seznamy. V Microsoft Teams však můžete přidávat pouze seznamy z jiných týmů nebo kanálů, nikoli své osobní seznamy z domovské stránky aplikace Microsoft Lists.
Po přidání seznamů jako záložky klikněte na možnost „Přidat existující seznam“.
Na obrazovce se zobrazí všechny vaše stávající seznamy, ze kterých můžete vybírat. Klikněte na seznam, který chcete použít, a přidejte jej do kanálu. Můžete také přidat existující seznam ze svého webu SharePoint vložením odkazu na web do textového pole.
Jakmile seznam vyberete, jeho obsah se zobrazí na kartě. A můžete to upravit, jak chcete.
Microsoft Listy jsou výkonným novým nástrojem ve vašem arzenálu Microsoft Teams. A díky funkcím, jako je podmíněné formátování, šablony atd., budou určitě velkým hitem u každého.