Čeho se profesionálové nejvíce děsí? Většina z vás by to nehádala správně, přichází o e-maily. Lidé obecně přijímají a ukládají všechny důležité soubory a data na svůj e-mail. To je nejen udržuje na jednom místě, ale také k nim lze přistupovat kdykoli a odkudkoli po celém světě.
Když přijde řeč na e-mail, první jméno, které nás napadne, je ‚Gmail‘. Většina uživatelů na celém světě dává přednost Gmailu před jakoukoli jinou e-mailovou službou na webu. To lze přičíst skutečnosti, že byl vyvinut společností Google, jednoduchému a přímočarému rozhraní a množství uživatelsky přívětivých funkcí.
Proč byste měli zálohovat své e-maily
Toto je první otázka, která vás napadne, když slyšíte o zálohování e-mailů, a je to naprosto platná otázka, protože velké procento uživatelů se proti ní rozhodlo kvůli nedostatečné informovanosti. Musíte si ale uvědomit, že v dnešním světě jsou kybernetické útoky, hacknutí účtů, zneužití a ztráta dat přes internet běžné. Pokud máte ve svém e-mailu důležité dokumenty nebo soubory, měli byste si vytvořit zálohu, abyste je mohli snadno získat v případě, že by byl váš účet napaden hackery, e-maily byly omylem smazány nebo jednoduše ztratíte přístup k účtu.
Co jiného mohu dělat? Zálohování e-mailů je řešením, ale měli byste se zaměřit na zvýšení zabezpečení udržováním silného hesla. Silné heslo je vysoce účinné, pokud jde o zabránění ostatním v nabourání se do vašeho účtu a ohrožení vašich dat. Mít zálohu by však neuškodilo, fungovalo by to jako dodatečné opatření.
Stáhněte si e-maily jednotlivě z Gmailu
Jedním z nejjednodušších způsobů zálohování pošty je její stažení do počítače. Kdykoli přijmete nebo odešlete e-mail někomu prostřednictvím Gmailu, máte možnost si jej stáhnout.
Pokud nechcete zálohovat všechny své e-maily, ale jen několik určitých, možnost stáhnout si e-maily jednotlivě z Gmailu je skvělá a efektivní možnost. Pokud však chcete hromadně stahovat e-maily, doporučujeme vám, abyste se podívali na další metody na této stránce.
Když otevřete e-mail, uvidíte vpravo nahoře tři tečky pro otevření nabídky. V kontextové nabídce uvidíte mimo jiné možnost odpovědět, přeposlat, nahlásit poštu, zablokovat odesílatele a stáhnout poštu.
Po kliknutí na možnost „Stáhnout zprávu“ se e-mail stáhne do výchozí složky „Stahování“ ve vašem systému. Je vhodné uchovávat všechny stažené e-maily v jedné složce a kategorizovat je pomocí podsložek.
Zálohujte všechny e-maily v Gmailu pomocí služby Export dat Google
Google Takeout vám umožňuje stáhnout všechna data z vašeho účtu Google, buď za účelem vytvoření zálohy, nebo pro použití s jinou službou. Funguje téměř se všemi službami nabízenými společností Google. Když použijete Export dat Google, vytvoří se záloha všech e-mailů na vašem účtu.
Vytvoření zálohy pomocí služby Export dat Google
Chcete-li použít službu Export dat Google k vytvoření zálohy e-mailů ve svém účtu Gmail, otevřete ve webovém prohlížeči v počítači stránku takeout.google.com.
Když otevřete Export dat Google, ve výchozím nastavení jsou vybrány všechny služby Google. Protože nás zajímá pouze vytvoření zálohy Gmailu, kliknutím na „Zrušit výběr všech“ nejprve zrušte zaškrtnutí všech služeb.
Po zrušení výběru všech přejděte dolů a zaškrtněte políčko vedle položky „Pošta“.
Nyní uvidíte možnost vybrat data, ze kterých chcete vytvořit zálohu. Kliknutím na ‚Včetně všech dat pošty‘ vyberte/zrušte výběr různých možností dat.
Pokud chcete vytvořit zálohu všech e-mailů, zaškrtněte políčko „Zahrnout všechny zprávy do pošty“. V případě, že chcete vytvořit zálohu vybraných položek, zrušte zaškrtnutí prvního políčka a proveďte požadovaný výběr ze seznamu a poté klikněte na ‚OK‘ dole.
Jakmile budete se všemi výběry hotovi, přejděte dolů a klikněte na „Další krok“.
Dalším krokem je výběr frekvence, typu souboru a velikosti. Nejprve musíte vybrat frekvenci ze dvou, buď jednou nebo každé dva měsíce po dobu jednoho roku. Zaškrtněte políčko za možností, kterou chcete vybrat.
Další část je pro typ a velikost souboru. Máte dvě možnosti pro typ souboru, ZIP nebo TGZ. Výhodou souborů „.zip“ je, že je lze snadno otevřít na většině počítačů.
Nakonec vyberte ze seznamu preferovanou velikost souboru. Pokud je záloha větší než vybraná velikost, soubor se rozdělí na dva. Nakonec klikněte na „Vytvořit export“ v dolní části.
Proces vytváření zálohy chvíli trvá v závislosti na datech ve vašich e-mailech a na tom, jak velký je soubor vytvořen. Menší soubory jsou vytvářeny relativně rychleji než velké soubory, což může trvat i dny.
Stahování zálohy Gmailu Vytvořeno službou Google Takeout
Poté, co jste požádali o zálohování, obdržíte e-mail od společnosti Google s potvrzením. Odkaz(y) ke stažení vytvořené zálohy také obdržíte v jiném e-mailu, což může trvat několik hodin v závislosti na velikosti souboru. Odkaz ke stažení je platný po dobu 7 dnů ode dne podání žádosti.
Když obdržíte e-mail, otevřete jej a klikněte na tlačítka „Stáhnout“. Zkontrolujte také, kolik souborů bylo vytvořeno a velikost každého z nich pro budoucí použití.
Po kliknutí na tlačítka „Stáhnout“ budete požádáni o ověření identity zadáním hesla Google. Jakmile budete hotovi, stáhněte si soubory do počítače. Soubory jsou ve formátu „.zip“, protože je to výchozí nastavení a dříve jsme jej nezměnili.
Nikdy také nestahujte soubory na veřejné počítače nebo systémy, které sdílíte s ostatními, protože data mohou být zneužita.
Přepošlete e-maily, které si přejete zálohovat v Gmailu
Toto je další jednoduchý způsob vytvoření zálohy, kde povolíte přeposílání e-mailů na jinou adresu. Jednou z hlavních nevýhod je, že můžete povolit pouze přeposílání příchozích e-mailů a ne těch, které odesíláte. Zálohu e-mailů, které obdržíte, můžete také vytvořit pouze po nastavení funkce přeposílání. Nikdy byste neměli přidávat e-mailovou adresu někoho jiného jako adresu pro přeposílání, protože data mohou být ohrožena.
Přidání e-mailového ID pro přeposílání e-mailů
Chcete-li povolit přeposílání e-mailů, otevřete Gmail a klikněte na „Nastavení“ v pravém horním rohu.
Když kliknete na „Nastavení“, otevře se okno „Rychlá nastavení“, které obsahuje základní nastavení pro přizpůsobení zobrazení a další parametry. Chcete-li otevřít kompletní nastavení Gmailu, klikněte na „Zobrazit všechna nastavení“.
Nyní uvidíte různé karty nahoře, přejděte na ‚Přeposílání a POP/IMAP‘.
V části „Přeposílání a POP/IMOP“ budete mít mnoho možností, jak nakonfigurovat nastavení předávání. Chcete-li povolit přeposílání, klikněte na „Přidat adresu pro přesměrování“, první možnost nahoře, vedle části „Přeposílání“.
Nyní máte pole pro zadání e-mailové adresy, na kterou chcete přeposílat všechny e-maily, a poté klikněte na „Další“ v dolní části.
Nyní se otevře nové okno, kde musíte potvrdit ID e-mailu kliknutím na „Pokračovat“.
Poté klikněte na „OK“ v potvrzovacím poli, které se objeví, abyste potvrdili změnu.
Potvrzení předání požadavku
Když přidáte ID e-mailu, na který chcete e-maily přeposílat, bude na adresu pro přeposílání odesláno potvrzení. Pro potvrzení jsou dvě možnosti, buď pomocí potvrzovacího kódu, nebo kliknutím na odkaz v mailu.
Po kliknutí na potvrzovací odkaz se otevře nová stránka. Kliknutím na „Potvrdit“ povolíte přijímání e-mailů ze svého primárního ID.
Změna nastavení přeposílání e-mailů
Otevřete účet Gmail, který jste chtěli zálohovat, a přejděte na „Přeposílání a POP/IMAP“, jak jsme to udělali dříve. Nyní zaškrtněte políčko za „Přeposlat kopii…“ a vyberte možnost „Uchovat kopii Gmailu v doručené poště“, jak je znázorněno na obrázku níže. Tím zajistíte, že vaše e-maily budou přeposílány a uchovávány tak, jak jsou v doručené poště na vašem primárním účtu.
Po provedení změn přejděte dolů a kliknutím na „Uložit změny“ je použijte.
Zálohování e-mailů v Gmailu pomocí aplikací třetích stran
Již jsme viděli několik příkladných metod zálohování e-mailů v Gmailu, ale ještě jsme nemluvili o aplikacích třetích stran, které přicházejí na pomoc. S e-maily, které se staly primárním způsobem profesionální komunikace a sdílení souborů, je nyní potřeba zálohování více než kdy jindy.
Chcete-li klepnout na tento segment, bylo spuštěno mnoho aplikací speciálně pro vytváření e-mailových a dalších záloh pro uživatele. Na webu je několik opravdu skvělých aplikací s fascinujícími funkcemi, které nejen vytvářejí zálohu, ale také vyžadují mnohem méně pozornosti a zapojení z vaší strany.
Důležitá poznámka: Používání služeb třetích stran znamená, že umožňujete někomu jinému přístup k vašim e-mailům, protože pomáhají při zálohování vašich dat. Důrazně nedoporučujeme používat jakoukoli službu třetí strany (bez ohledu na to, jak je bezpečná), pokud ji nezbytně nepotřebujete a plně nerozumíte rozsahu rizik, která může zahrnovat.
UpSafe
UpSafe pomáhá uživatelům zálohovat jejich data a e-maily Google. Je to jedna z nejoblíbenějších aplikací v segmentu, ale postrádá funkci nastavení frekvence, což znamená, že si musíte pokaždé pamatovat zálohování.
SysTools Gmail Backup
Toto je další skvělá aplikace, která nabízí mnohem více přizpůsobení, pokud jde o typ záložního souboru, a umožňuje vám přidat více účtů Gmail pro zálohování.
Gmvault
Je to pravděpodobně jedna z nejdůvěryhodnějších aplikací, a to nejen kvůli velkému množství přizpůsobení a funkcí, ale také její malé velikosti a přímočarému rozhraní. Můžete také nastavit frekvenci automatického zálohování a posadit se a relaxovat.
Nyní, když jsme probrali většinu metod zálohování e-mailů, měli byste se s tímto konceptem seznámit a orientovat se v něm. Jak již bylo zmíněno dříve, vytvoření zálohy by mělo být vaším jediným přístupem. Silné heslo výrazně snižuje šance na hackování.