Vše, co potřebujete vědět o pořádání akcí na nejnovější platformě od Zoom
Pandemie zcela změnila způsob, jakým děláme věci. Už nepořádáme schůzky nebo kurzy pro školy online. Teď je to všechno – navštěvovat koncerty, komiksy, lekce jógy, lekce vaření, cvičení – pochopíte podstatu. Vše, co potřebujete udělat, můžete udělat online. A Zoom byl jedním z předchůdců v této kategorii.
Současná platforma pro schůzky Zoom však byla navržena pro pořádání schůzek, nikoli online událostí. A i když jsme si vystačili, není to totéž. To vše se nyní změní.
Zoom letos oznámil OnZoom na Zoomtopia, každoroční uživatelské konferenci Zoom, která se letos také konala online. OnZoom je rozšíření platformy jednotné komunikace Zoom. Pomocí OnZoom budou licencovaní uživatelé moci vytvářet, hostovat a dokonce zpeněžit online události pomocí stejné platformy jako Zoom Meetings. Účastníci se mohou účastnit akcí s jakýmkoli typem účtu.
Co je OnZoom?
OnZoom je platforma pro zapojení událostí výhradně za účelem pořádání online událostí. Beta verze pro OnZoom je nyní k dispozici pro použití v USA pro všechny licencované uživatele Zoom bez dalších nákladů. Ať už jste majitel firmy, hudebník, učitel tance nebo keramiky, můžete využít platformu OnZoom k pořádání akcí/lekcí.
Uživatelé mohou pořádat události pro 100 až 1000 účastníků (v závislosti na jejich účtu Zoom) a dokonce je snadno zpeněžit. Vstup na akci může být zdarma, se zaplacenou vstupenkou nebo kombinací obojího. A platební systém je zcela bezpečný a zjednodušený. Účastníci mohou platit za vstupenky pomocí PayPal a hlavních kreditních a debetních karet.
Hostitelé mohou přijímat peníze za vstupenky pouze pomocí účtu PayPal Business. Pokud žádný nemáte, vytvořte si ho na webu PayPal. Obvykle trvá několik dní, než se váš PayPal Business účet zprovozní.
Pokud potřebujete do události zahrnout více účastníků, než je přidělený limit, můžete ji také proměnit v relaci živého vysílání.
Účastníci mohou přejít na on.zoom.us a objevovat a sledovat události nebo kurzy, které je zajímají. Úplný adresář nadcházejících veřejných akcí bude k dispozici k objevování a procházení na dosah ruky.
Získání přístupu k hostiteli OnZoom
OnZoom mohou používat pouze vlastníci nebo administrátoři placeného účtu Zoom. Než však budete moci začít používat beta verzi OnZoom, musíte požádat o to, abyste se stali hostitelem. Kliknutím sem přejdete do aplikace pro beta verzi OnZoom.
Vyplnění žádosti nezaručuje přístup hostitele. Tým OnZoom vaši aplikaci zkontroluje a rozhodne, zda vám poskytne přístup Host. OnZoom beta je momentálně k dispozici pouze ve Spojených státech, takže v současnosti mohou pořádat akce pouze uživatelé s americkým účtem Pro, Business, Enterprise nebo Education Zoom.
Vyplňte dotazník pro formulář žádosti, který obsahuje základní údaje o vašem účtu, jako je vaše jméno, e-mailová adresa, číslo účtu Zoom, zda je vaše organizace osvobozena od daně atd.
Pak přichází otázka, proč chcete používat OnZoom. Udělejte co nejjasnější část o tom, proč chcete OnZoom používat, protože na tom bude záviset schválení vaší aplikace. Po vyplnění přihlášku odešlete.
Tým společnosti Zoom odpoví e-mailem, ve kterém vám sdělí, zda byla vaše žádost schválena nebo přidána na čekací listinu pro budoucí přehodnocení.
Můžete být také požádáni, abyste svou žádost znovu odeslali, aniž by byla zamítnuta, zařazena na čekací listinu nebo přijata. Sledujte své e-maily a pokud k tomu dojde, znovu odešlete přihlášku. Jinak by se stav vaší žádosti neposunul dopředu.
Pokud bude vaše žádost přijata, budete se muset nejprve zúčastnit povinného školení s týmem OnZoom. Obdržíte e-mail s několika nadcházejícími sezeními, kterých se můžete zúčastnit. Klikněte na odkaz pro ten, který vám vyhovuje, a zaregistrujte se. Tyto odkazy budou fungovat pouze pro vás a nemůžete je sdílet s nikým jiným. Školení bude také obsahovat často kladené otázky, kde se vy nebo další přítomní účastníci můžete zeptat na jakékoli dotazy týkající se hostitelského prostředí OnZoom.
Jakmile se zúčastníte povinného školení, získáte přístup k hostiteli. Může trvat několik dní po školení, než obdržíte e-mail o schválení, ale stane se to.
Vytváření a hostování událostí na OnZoom
Jakmile budete mít přístup k hostiteli, můžete začít hostit události na OnZoom. Přejděte na on.zoom.us a přihlaste se pomocí svého hostitelského účtu.
Před přístupem hostitele bude vaše domovská stránka OnZoom pouze místem, kde můžete objevovat publikované události a registrovat se na ně. Jakmile však budete mít přístup, v pravém horním rohu obrazovky se vedle ikony vašeho profilu zobrazí několik možností.
Nastavení vašeho hostitelského účtu
Kliknutím na tlačítko „Vytvořit“ vytvoříte událost.
Když poprvé vytvoříte událost, dostanete se na stránku s pokyny pro komunitu. Procházejte stránku a přečtěte si je, poté zaškrtněte políčko „Přečetl jsem si a přijímám standardy komunity“ a kliknutím na tlačítko „Přijmout“ přejděte vpřed.
Poté, než budete moci vytvořit událost, budete muset dokončit počáteční nastavení účtu. První krok zahrnuje váš hostitelský profil. Váš profil hostitele jsou informace o vás, které chcete zveřejnit pro potenciální účastníky. Je viditelný u každé události a hraje roli v tom, že umožňuje účastníkům rozhodnout, zda se chtějí vaší události zúčastnit. Zahrnuje umístění profilového obrázku a krátkého popisu sebe sama. Můžete je upravit později.
Na další stránce propojte svůj obchodní účet PayPal. Tento krok je volitelný a můžete jej přeskočit, pokud chcete pořádat pouze bezplatné události. Chcete-li však pořádat placené akce, musíte tento krok dokončit. V současné době je účet PayPal Business jediným způsobem, jak můžete účtovat vstupenky.
Pokud také chcete, aby účastníci mohli platit za vstupenky kreditními a debetními kartami, povolte možnost „Přijímat platby kreditní kartou přes PayPal“. Pokud toto nyní přeskočíte a chcete jej povolit později, budete muset odpojit a poté znovu propojit svůj účet PayPal, abyste změnili nastavení této možnosti.
Poté na další stránce zadejte svou fakturační adresu. Toto je opět volitelné a můžete jej přeskočit, pokud chcete pořádat pouze bezplatné akce. Ale pro pořádání placených akcí je to nutnost. Zde můžete také odeslat informace o osvobození od daně, pokud vaše organizace splňuje podmínky pro osvobození od daně.
Nakonec klikněte na „Uložit“. Počáteční nastavení vašeho hostitelského účtu je nyní dokončeno.
Vytvoření vaší první události
Jakmile si nastavíte svůj účet, dostanete se na stránku, kde můžete vytvořit událost. Vytvoření události se skládá ze tří kroků: Karta události, Profil události a Vstupenky.
Prvním krokem je karta události. Musíte zadat název a krátký popis události v délce kratší než 140 znaků.
Poté vyberte kategorii události a můžete také přidat značky, které poskytují další informace pro jejich sledování. Můžete přidat až 8 značek.
Další částí je nastavení data a času události. Událost může být jednorázová nebo to může být série. U jednorázové události musíte zadat čas zahájení a dobu trvání.
Kliknutím na možnost „Série“ přepnete na událost typu série. U události typu série musíte spolu s časem začátku a trváním uvést také frekvenci opakování a počet událostí, po kterých chcete sérii ukončit, nebo datum, kdy by měla skončit. Čas a trvání všech událostí v sérii zůstanou stejné.
Spolu s bezplatnými nebo placenými událostmi přidá OnZoom také funkcionalitu, aby se událost stala sbírkou. Tato funkce se začala zavádět, a když se dostane na váš účet, budete moci zapnout přepínač pro „Fundraiser“ a přidat neziskovou organizaci, pro kterou chcete získat prostředky.
Poté jsou zde „Možnosti události“. Můžete nakonfigurovat Nastavení připojení, Zabezpečení událostí a možnosti pro Cloud Recordings a Live Streaming. Kliknutím na ně rozbalíte další možnosti.
V části „Nastavení připojení“ se můžete rozhodnout, zda chcete vstoupit do události se zapnutým videem, zda bude na událost čekárna a zda se účastníci mohou připojit 5 minut předem.
Jednou ze zajímavých možností je, zda chcete svou událost vypsat v adresáři Zoom. Ve výchozím nastavení je přepínač této možnosti zapnutý. Když to bude, vaše událost bude veřejně dostupná na OnZoom. Je důležité, abyste měli tento přepínač zapnutý, abyste maximalizovali dosažitelnost vaší události. Pokud ale chcete mít soukromou událost, kterou můžete sdílet pouze pomocí odkazu, vypněte ji.
Druhá přizpůsobitelná možnost je pro zabezpečení událostí. Když na něj kliknete, rozbalí se následující možnosti: „Účastníci mohou posílat zprávy chatu 1:1“, „Účastníci mohou měnit jména obrazovky“ a „Účastníci mohou sdílet své obrazovky“. Ve výchozím nastavení jsou všechny tyto možnosti pro maximalizaci zabezpečení vypnuty. Můžete je zapnout, ale OnZoom doporučuje postupovat opatrně a zapínat je pouze tehdy, když můžete účastníkům důvěřovat a víte, že událost nenaruší.
Poslední možností je Live Streaming a Cloud Recording. Ve výchozím nastavení je nahrávání událostí vypnuto.
Pokud zapnete nahrávání do cloudu, zobrazí se prohlášení, že „zapnutí této funkce [nahrávání do cloudu] vyžaduje, aby účastníci souhlasili s nahráváním, a může to ovlivnit prodej vstupenek“. Budete muset potvrdit, že jej chcete povolit, kliknutím na tlačítko „Povolit“. Pokud povolíte cloudové nahrávání, vaše stránka s informacemi o události a postup nákupu vstupenek se budou skládat z dodatečné zprávy pro potenciální účastníky, že „událost může být zaznamenána“.
Po konfiguraci všech nastavení klikněte na tlačítko „Uložit a pokračovat“ a přejděte k dalšímu kroku.
Dalším krokem je profil události. Zahrnuje nastavení fotografií pro událost, přidání odkazu na YouTube a další informace o tom, které účastníci akce potřebují vědět. Vaše událost musí mít alespoň jednu titulní fotku, ale můžete přidat až tři fotky události.
Můžete také přidat odkaz na YouTube, který obsahuje informace o události. Video YouTube se zobrazí jako další miniatura vedle obrázků události.
Poslední možností na této stránce jsou kontaktní údaje. Kontaktní e-mail nelze změnit, protože účastníci mohou kontaktovat pouze účet s hostitelským přístupem. Ale můžete změnit jméno kontaktu.
Kliknutím na „Uložit a pokračovat“ přejděte k poslednímu kroku.
Posledním krokem při vytváření vaší události jsou „Vstupenky“. Pravděpodobně také nejdůležitější část události, kterou vytváříte. Můžete mít volné nebo placené vstupenky na vaši akci nebo hybrid obou. Pokud ale nemáte nastavenou platební metodu, můžete mít pouze vstupenky zdarma.
První věc, kterou na stránce Vstupenky při vytváření události uvidíte, je kapacita události. Počet účastníků závisí na typu vašeho účtu a pokud chcete, můžete svůj účet z této stránky snadno upgradovat.
Poté vyberte typ svého lístku výběrem buď „Zdarma“ nebo „Placený“ z možností.
Můžete si vybrat různé typy vstupenek na jednu akci. Pokud tedy chcete mít například levnější vstupenky pro ranní ptáčata a dražší vstupenky na Všeobecné vstupné nebo vstupenky zdarma pro lidi z určité domény, můžete pro ně vytvořit různé typy vstupenek.
Chcete-li vytvořit tiket, zadejte množství pro tento typ tiketu, který chcete prodat. Celkový počet vstupenek na vaši akci závisí na vašem účtu. Pokud tedy máte účet, který podporuje až 1000 účastníků, můžete mít celkem 999 vstupenek.
Poté zadejte název lístku. Např. Ranní ptáče.
Pokud se jedná o akci zdarma, bude vstupenka zdarma. U placené akce může být vstupenka cokoli od 1 dolaru až po cokoliv chcete. Existuje horní limit ceny vstupenky, ale OnZoom říká, že je poměrně vysoká a je nepravděpodobné, že byste se pokusili cenu vstupenky na tuto hodnotu. Nemusíte se tedy starat o maximální cenu, kterou můžete za letenku rozhodnout.
Poté zadejte datum a časové období, během kterého bude vstupenka k dispozici k prodeji. Pokud chcete, aby si návštěvníci mohli zakoupit vstupenky i v průběhu akce, můžete prodej vstupenky podle toho načasovat.
Pokud chcete zpřístupnit tiket pouze určitým lidem, například těm, kteří se zaregistrují na konkrétní doméně, zapněte přepínač pro ‚Ovládání toho, kdo se může zaregistrovat na tento tiket‘. Brzy jej také budete moci zpřístupnit pouze lidem pozvaným e-mailem. Poté zaškrtněte políčko „Uživatelé ze zadaných domén“ a zadejte název domény.
Nakonec klikněte na „Uložit“.
Chcete-li přidat další typ vstupenky, klikněte na „Přidat vstupenku“, opakujte proces a přidejte více vstupenek na událost.
Na sériovou akci jsou v současnosti povoleny pouze dva typy vstupenek. Jedna je na celou sérii akcí a druhá je vstupenka, kterou lze zakoupit na jednu akci v sérii.
Poté, než kliknete na tlačítko „Publikovat“, OnZoom doporučí ještě jednou projít podrobnosti vaší události. Jakmile si budete jisti, klikněte na tlačítko „Publikovat“ a vaše událost bude vytvořena. Pokud jej nechcete publikovat hned, klikněte na tlačítko „Uložit“ a koncept si budete moci kdykoli znovu prohlédnout.
Akce se mohou zúčastnit pouze lidé se vstupenkou. I když odkaz, který obdrží, sdílejí s ostatními, nemohou se akce zúčastnit, pokud se na ni nezaregistrují a nekoupí si vstupenku. Pokud účastník způsobí potíže, můžete ho také z události odstranit.
O podmínkách zrušení vašich akcí rozhodujete vy. Pokud se rozhodnete pro storno podmínky, budete muset utrpět mírnou ztrátu, protože transakční poplatek PayPalu se nevrací. OnZoom však doporučuje mít zásady zrušení, protože to může ovlivnit vaše hodnocení hostitele. A na OnZoom záleží na dobrém hodnocení.
OnZoom je skvělé místo pro pořádání akcí pro vaši firmu, ale před pořádáním akce je důležité seznámit se s platformou a jejími osvědčenými postupy. Je to součást důvodu, proč OnZoom pořádá povinná školení před udělením přístupu hostiteli. Protože se nejedná o setkání s lidmi, které znáte, je prvořadé zachovat bezpečnost. K tomu musíte důkladně znát fungování platformy. Jakmile ale platformu trochu lépe poznáte, můžete pořádat všechny akce, které chcete.