Odeslali jste e-mail, který byste neměli mít? Není třeba se obávat; Microsoft Outlook zachrání vaši schovku.
Už se vám někdy stalo, že jste někomu poslali špatný e-mail a měli jste pocit, že se blíží konec světa? Nebo ani ne špatný, jen neúplný a teď si myslíte, že budete před svými kolegy vypadat jako úplný imbecil? Uživatelé aplikace Microsoft Outlook se těchto podvodů nemusí obávat.
Microsoft Outlook má funkci pro vyvolání nebo nahrazení vašeho e-mailu a druhá osoba by se nikdy nemusela dozvědět o jakékoli nehodě z vaší strany. Samozřejmě je k tomu připojeno několik provázků.
Kdy můžete e-mail odvolat
Funkce odvolání nebo nahrazení funguje pouze tehdy, když druhá osoba neotevřela a nečetla váš e-mail. Zobrazení e-mailu v podokně čtení se nepočítá. A můžete jej použít pouze v případě, že vy i příjemce máte e-mailový účet Microsoft 365 nebo Microsoft Exchange ve stejné organizaci. Recall/Replace je funkce Microsoft Exchange a není dostupná pro účty MAPI nebo POP.
Poznámka: Funkce odvolání není k dispozici, pokud ji vaše organizace neaktivovala.
Jak odvolat e-mail
Otevřete aplikaci Outlook na ploše (nebude fungovat s Outlookem online) a přihlaste se ke svému účtu Microsoft 365. Než se pustíte do hledání tohoto tlačítka Vyvolat, můžete zjistit, zda je váš účet způsobilý pro použití této možnosti, pokud si nejste jisti.
Přejděte do nabídky „Soubor“ a klikněte na ni.
Otevře se informace o účtu. Zkontrolujte, že typ účtu je „Microsoft Exchange“ a ne MAPI nebo POP.
Pokud se jedná o účet Microsoft Exchange a příjemce je také na stejném e-mailovém systému, můžete jít. Klepnutím na tlačítko Zpět se vrátíte do hlavního okna a přejděte do složky Odeslaná pošta.
Otevřete poštu, kterou chcete vyvolat. Poklepáním na něj jej otevřete. Jediným kliknutím na e-mail, jak to obvykle děláme, se otevře v podokně čtení. E-mail z podokna čtení nelze vyvolat. Pošta se otevře v samostatném okně. Na kartě „Zpráva“ vyberte „Akce“ a poté z rozbalovací nabídky vyberte „Odvolat tuto zprávu“.
Pokud nemůžete najít možnost „Akce“ na kartě „Zpráva“, buď maximalizujte okno na celou obrazovku, protože některé možnosti zmizí v částečném okně, nebo místo toho přepněte na kartu „Soubor“.
Na kartě Soubor vyberte v navigační nabídce vlevo možnost „Informace“.
Poté klikněte na možnost „Znovu odeslat nebo odvolat“ a z rozbalovací nabídky vyberte „Odvolat tuto zprávu“.
Jakmile kliknete na možnost Vyvolat (na kterékoli kartě), otevře se dialogové okno a můžete si vybrat, zda chcete poštu zcela vyvolat nebo ji nahradit. Připomenutím e-mailu dojde k jeho odstranění z doručené pošty příjemce, zatímco možnost Nahradit odstraní předchozí e-mail a nahradí jej novým.
Podívejme se na rozdíl mezi oběma možnostmi. Chcete-li e-mail jednoduše vyvolat, vyberte možnost „Smazat nepřečtené kopie této zprávy“.
Než e-mail odvoláte, zaškrtněte možnost „Řekni mi, zda bylo vyvolání úspěšné nebo neúspěšné pro každého příjemce“. Tímto způsobem byste dostali zprávu, která vám dá vědět, zda bylo stažení úspěšné. Zaškrtněte tuto možnost, pokud plánujete stažení nebo nahrazení e-mailu, abyste věděli o stavu odvolání.
Nyní klepněte na tlačítko OK. To je vše, co musíte udělat, a pokud si ji příjemce nepřečetl, bude zpráva odvolána.
Chcete-li e-mail nahradit, vyberte možnost „Smazat nepřečtené kopie a nahradit novou zprávou“ a klikněte na tlačítko OK.
Outlook otevře váš původní e-mail v poli pro psaní zpráv. Můžete jej upravit tak, aby odrážel, co chcete nyní odeslat, a klikněte na tlačítko „Odeslat“. Nový e-mail nahradí předchozí e-mail v doručené poště příjemce.
Pokud je vyvolání zprávy úspěšné, dostanete upozornění.
Co se děje na straně příjemce?
Když je odvolání úspěšné: Pokud si příjemce nepřečetl původní zprávu, když si zprávu připomínáte/nahrazujete, původní zpráva je smazána a nahrazena nahrazující zprávou (v případě, že nějaká existuje). Příjemce je také informován, že jste odvolali zprávu.
Když se odvolání nezdaří: Původní i zpětná zpráva jsou k dispozici ve složce příjemce. V případě, že příjemce otevře původní zprávu právě v době, kdy se zpracovává požadavek na odvolání, bude příjemce informován, že jste se pokoušeli zprávu vyvolat. Ale původní zpráva je stále k dispozici v jejich složce.
Ať už jste odeslali e-mail s nesprávnými fakty nebo jich bylo málo, Microsoft Outlook bude vaším zachráncem. Připomeňte si zprávu několika kliknutími a nikdo nebude o nic moudřejší, pokud jde o vaši záměnu. Pamatujte však, že musíte jednat rychle, protože jakmile si příjemce přečte vaši poštu, nebude to mít žádný smysl.