Na pracovišti je velmi důležité naplánovat a naplánovat si schůzky předem. Poskytuje vašim zaměstnancům přehled a umožňuje jim provést všechny nezbytné přípravy na schůzku. Najít si v dnešní době čas na telefonování nebo plánování osobních schůzek je stále obtížnější. Je mnohem snazší naplánovat si schůzku ve službách pro videokonference, jako je Google Meet.
Chcete-li to provést, musíte nejprve nastavit událost v Kalendáři Google. Plánování v Kalendáři Google vám umožňuje posílat pozvánky přímo vašim kontaktům. A aby to bylo ještě jednodušší, můžete nyní plánovat schůzky v Kalendáři také přímo z konverzací Google Chat.
Plánování schůzky v Kalendáři Google z Google Chat na ploše
Nejprve přejděte na chat.google.com a přihlaste se pomocí svého účtu Google. Poté, chcete-li naplánovat schůzku v Kalendáři Google, můžete jednoduše umístit kurzor na jméno osoby/skupiny (na levé straně obrazovky), se kterou chcete schůzku uspořádat, a kliknout na ikonu 'Kalendář' vyskakovací box.
Pokud je otevřené vlákno chatu, můžete také kliknout na ikonu Kalendář na pravé straně pole, kam zadáte zprávu.
Po kliknutí na ikonu se na pravé straně obrazovky otevře panel Kalendář. Vpravo dole najdete možnost upravit časování události kalendáře. Klikněte na možnost „Upravit v kalendáři“.
Tato akce vás přesměruje do Kalendáře Google. V horní části obrazovky můžete změnit název schůzky na cokoliv s ohledem na účel schůzky.
Hned pod tím můžete nastavit datum schůzky. Datum můžete zadat buď ručně, nebo si vybrat z kalendáře, který vám bude poskytnut.
Dále můžete nastavit, kdy vaše schůzka začne a kdy skončí. Stejně jako datum můžete také zadat čas ručně nebo vybrat z nabízených možností.
Pokud bude schůzka, kterou plánujete, denní, týdenní, měsíční nebo každoroční událost, nemusíte ji znovu a znovu nastavovat. Stačí vybrat možnost ‚Neopakuje se‘ pod časem a rozhodnout, jak často bude schůzka probíhat.
V části Podrobnosti události si můžete vybrat, kdy chcete být informováni o schůzce. Doporučujeme, abyste zvolili čas blíže ke schůzce (5-10 minut).
Dále níže najdete pole „Popis“. Pomocí této oblasti můžete členům sdělit, co se bude na schůzi projednávat. To dá členům představu o tom, co mohou očekávat a co se od nich očekává.
Na pravé straně obrazovky v části „Hosté“. Do schůzky můžete přidat další členy.
Pokud uděláte chybu a přidáte někoho, kdo se neměl zúčastnit schůzky, můžete jej snadno odebrat kliknutím na ikonu křížku (x) vedle jeho jména.
Nyní můžete schůzku uložit do svého kalendáře kliknutím na „Uložit“ v horní části obrazovky.
Kalendář Google se vás poté zeptá, zda chcete členům schůzky poslat e-mail a upozornit je. Klikněte na ‚Odeslat‘.
A je to. Pokud otevřete Kalendář Google, uvidíte, že vaše schůzka byla uložena.
Klikněte na něj a zobrazí se další možnosti.
Ke schůzce se můžete připojit přímo z Kalendáře Google.
Plánování schůzky v Kalendáři Google z aplikace Google Chat na mobilu
Pokud k nastavení schůzky používáte svůj telefon, stačí spustit aplikaci Google Chat a otevřít chat osoby (nebo místnosti), se kterou chcete schůzku uskutečnit. Poté klepněte na ikonu Kalendář Google pod oblastí pro psaní a vytvořte a naplánujte schůzku v Kalendáři.
Po kliknutí na ikonu Kalendář ve spodní části obrazovky se dostanete do aplikace Kalendář Google s malým panelem ve spodní části obrazovky s několika podrobnostmi. Panel musíte přetáhnout a přejet nahoru, abyste jej úplně otevřeli a odhalili další podrobnosti.
Po přejetí nahoru nastavte datum a čas schůzky. Chcete-li vybrat frekvenci schůzky, musíte kliknout na „Další možnosti“.
Pokud se jedná o jednorázovou událost, jako frekvenci schůzky vyberte možnost „Neopakuje se“.
Dále přejděte dolů a vyberte, kdy chcete dostávat upozornění z Kalendáře. Kliknutím na výchozí čas vybraný aplikací otevřete další možnosti.
Vyberte, kdy chcete být upozorněni. Vedle vybrané možnosti se zobrazí modré zaškrtnutí.
Po výběru preferovaného času se vraťte na hlavní panel a klikněte na „Uložit a sdílet“.
Aplikace se vás před uložením zeptá, zda chcete upozornit členy e-mailem na událost. Potvrďte kliknutím na „Uložit a sdílet“.
Naplánované schůzky se zobrazí ve vašem Kalendáři Google a také ve službě Google Meet, kde se schůzka skutečně uskuteční.