Změňte svůj stav, aby všichni věděli, proč se k nim nevracíte
Lidé používají Microsoft Teams pro komunikaci a spolupráci se svými spoluhráči. Ve skutečnosti natolik, že mnoho uživatelů zcela přešlo z e-mailu na Microsoft Teams za účelem komunikace.
Je tedy přirozené, že v Microsoft Teams hledáte nějaký způsob, jak dát svým spoluhráčům vědět, když nemůžete přijímat jejich zprávy a nebudete moci odpovídat, takže nedochází k žádné nedorozumění. Ať už jste pryč od svého stolu na hodinu, den nebo týden, ať už jste vyrazili na oběd pro klienta, na seminář nebo jste pryč na dovolené, vždy je dobré nechat svůj stav odrážet to a to. je přesně to, co můžete dělat se stavem „Mimo kancelář“ v Microsoft Teams.
Pokud nevíte, jaký je stav v Microsoft Teams, je to zelená/žlutá/červená tečka, která se zobrazuje vedle vašeho profilového obrázku v Microsoft Teams a oznamuje ostatním členům týmu, zda jste nebo nejste k dispozici pro připojení.
Pokud jste s touto novou možností stavu trochu zmateni, není to vaše chyba. Jak jste si možná všimli, možnost Mimo kancelář není jednou ze standardních možností dostupných ve funkci ‚Stav‘ v Teams. Nastavení stavu „Mimo kancelář“ v Microsoft Teams také není tak jednoduché, jako změna stavu z „Dostupný“ na „Zaneprázdněn“ nebo „Nerušit“ – něco, co můžete udělat během okamžiku.
Odkud nastavit stav „Mimo kancelář“ v Teams?
"Kde nastavím tento stav Mimo kancelář v Teams, když ne z možnosti Stav?" Jde o to, že z Microsoft Teams nemůžete vůbec nastavit stav Mimo kancelář. K tomu potřebujete Outlook.
Microsoft Teams se synchronizuje s vaším účtem Outlook a přebírá stav Mimo kancelář z Outlooku a automaticky to promítne do vašeho účtu Teams. Není tedy divu, že jste nenašli možnost nastavení stavu hned. Microsoft to rozhodně neusnadňuje.
Jak nastavit Mimo kancelář v Outlooku?
Chcete-li nastavit stav Mimo kancelář v Teams, musíte ve svém účtu Outlook nastavit „Automatické odpovědi“. Co jsou automatické odpovědi? Funkce automaticky odešle zprávu na všechny e-maily, které obdržíte, když je zapnutá. Microsoft Teams vidí, kdy máte v Outlooku automatické odpovědi, a změní váš stav tak, aby odrážel vaše místo pobytu.
Automatické odpovědi v Outlooku můžete nastavit jak z desktopové aplikace, tak z webu Outlooku.
Chcete-li nastavit automatické odpovědi z desktopové aplikace Outlook, otevřete aplikaci a klikněte na možnost „Soubor“ na liště nabídek.
Nyní klikněte na možnost „Automatické odpovědi“ na obrazovce Informace o účtu.
Otevře se dialogové okno pro nastavení automatických odpovědí. Aktuálně se zobrazí „Neodesílat“. Vyberte přepínač pro „Odeslat automatické odpovědi“.
Můžete také určit časový rozsah, během kterého se má zpráva Nejsem v kanceláři odeslat. Zaškrtněte políčko „Posílat pouze během tohoto časového období“ a vyberte datum a čas.
Můžete nastavit vlastní zprávu, pomocí které se má odpovídat na přijaté zprávy. Nyní, pokud používáte účet organizace, budou pro zprávu existovat dvě možnosti. Můžete nastavit různé zprávy pro interní a externí lidi ve vaší organizaci. U osobního účtu nebude rozdíl. Nakonec klikněte na „OK“ pro uložení změn.
Po zapnutí odpovědí Mimo kancelář přejděte do Microsoft Teams. Váš stav se změní na Mimo kancelář a zpráva, kterou jste nastavili v automatických odpovědích, se také zobrazí s vaším stavem, když někdo najede na váš profilový obrázek.
Chcete-li nastavit automatické odpovědi z Outlooku pro Web, přejděte na outlook.live.com a přihlaste se pomocí svého účtu. Poté klikněte na možnost „Nastavení“ (ikona ozubeného kola) v pravém horním rohu obrazovky.
Do vyhledávacího textového pole zadejte „Mimo kancelář“ nebo „Automatické odpovědi“ a poté klikněte na výsledek vyhledávání pro nastavení Automatické odpovědi.
Otevře se dialogové okno pro automatické odpovědi. Zapněte přepínač pro „Automatické odpovědi zapnuty“.
Chcete-li posílat automatické odpovědi za určité období, zaškrtněte políčko „Posílat odpovědi pouze během časového období“ a zadejte datum a čas a nastavte vlastní zprávu.
Nastavení automatických odpovědí je nejlepší způsob, jak nastavit stav Mimo kancelář v Microsoft Teams. Můžete nastavit stav na zadané časové období a mít k němu také vlastní vysvětlující zprávu. Rozhodně to ale není jediná cesta.
Můžete také nastavit stav Nejsem v kanceláři vytvořením schůzky v kalendáři a nastavte jej na „Mimo kancelář“. Otevřete desktopovou aplikaci Outlook a místo e-mailu přepněte na kalendář.
Klikněte na možnost „Nová schůzka“ v nabídce Domů.
Otevře se dialogové okno pro vytvoření události. Vytvořte si schůzku, kdy budete mimo kancelář. Nyní klikněte na „Možnosti“.
Z rozevíracího seznamu vedle položky „Zobrazit jako“ vyberte „Mimo kancelář“ a uložte schůzku.
Microsoft Teams změní váš stav na Mimo kancelář během doby, kdy nastavujete schůzku v Outlooku.
Nyní můžete bez obav odejít od svého stolu. Každý uvidí váš stav Mimo kancelář. V osobních chatech mu upozornění na straně odesílatele připomene, že jste mimo kancelář a v tu chvíli se k němu možná nebudete moci vrátit.