Vše, co potřebujete vědět, abyste mohli používat oddělené místnosti v Microsoft Teams
Oddělovací místnosti urazily v rámci virtuálních schůzek kus cesty, ze vzácnosti se staly základním prvkem. Ať už jste vzdálený tým, který hledá nápady ve skupinách, nebo učitel, který chce, aby studenti během hodiny pracovali na skupinových úkolech, oddělené místnosti jsou tu pro vás.
Microsoft Teams také přidal do svého arzenálu oficiální funkci oddělených místností. Už se nemusíte spokojit s provizorními odpočívárnami. Kanály maskující se jako oddělené místnosti byly chytrým hackem, ale nyní je čas přijmout skutečnou věc. Funkce oddělených místností v Microsoft Teams umožňuje překvapivě snadné vedení a správu relací oddělených místností na schůzce.
Vytváření oddělených místností
Pouze hostitelé/organizátoři schůzek mohou vytvářet a moderovat dílčí místnosti v Microsoft Teams.
Poznámka: V současné době je funkce Breakout Room dostupná pouze v desktopové aplikaci pro systémy Windows a Mac.
Zahajte schůzku a přejděte na panel nástrojů schůzky v horní části obrazovky. Poté klikněte na možnost „Oddělovací místnosti“.
Zobrazí se malé okno pro vytváření dílčích místností. Nejprve si z rozbalovací nabídky vyberte počet pokojů, které chcete mít. V Teams můžete mít maximálně 50 dílčích místností.
Poté vyberte, zda chcete účastníky přiřadit do dílčích místností automaticky nebo ručně. Pokud vyberete možnost automaticky, týmy rovnoměrně náhodně rozdělí účastníky do dílčích místností. Pro ilustraci, pokud je zde 6 jiných účastníků než vy a 3 dílčí místnosti, přiřadí se do každé místnosti 2 lidé.
Pokud zvolíte ručně, budete muset každého účastníka přiřadit samostatně do dílčí místnosti.
Poznámka: Toto je jediný okamžik, kdy můžete automaticky přiřadit lidi do dílčích místností. Jakmile si vyberete ručně, jediným způsobem, jak to udělat, je znovu vytvořit místnosti od začátku. Pokud se ale rozhodnete přidělovat lidi automaticky, stále je můžete ručně přiřazovat z jedné místnosti do druhé.
Nakonec klikněte na „Vytvořit místnosti“.
Ruční přiřazení osob
Když zvolíte automatické přidělování lidí, nezbývá nic jiného, než začít místnosti používat. Ale když zvolíte jinak, tj. ručně, úkol přiřadit lidi do místností stále zbývá, než budete moci místnosti používat.
Panel oddělené místnosti se objeví na pravé straně obrazovky. Klikněte na možnost „Přiřadit účastníky“.
Pod možností se zobrazí seznam účastníků, kteří mohou být přiřazeni. Vyberte všechny účastníky, které chcete přiřadit do stejné místnosti, a klikněte na tlačítko ‚Přiřadit‘.
Poznámka: Lidé, kteří se ke schůzce připojí pomocí zařízení PTSN nebo Teams, nemohou být aktuálně přiřazeni k dílčím místnostem. Hlavní schůzku pro ně můžete použít jako odpočinkovou místnost.
Zobrazí se seznam místností. Vyberte místnost pro lidi, které jste vybrali, a ti budou přiřazeni k této místnosti. Opakujte výše uvedené kroky, dokud nebudou všichni účastníci přiřazeni ke svým místnostem.
Používání oddělených místností
Kdykoli budete připraveni přesunout účastníky do místností, klikněte na možnost „Počáteční místnosti“. Tím se všichni účastníci automaticky přesunou do jim přidělených místností.
Místnosti můžete zahájit i jednotlivě. Jděte do té místnosti a umístěte se na ni. Zobrazí se ikona ‚Další možnosti‘ (nabídka se třemi tečkami); Klikněte na to. Poté z nabídky vyberte „Otevřít místnost“.
Oddělovací místnosti můžete v průběhu schůzky otevírat a zavírat tolikrát, kolikrát chcete.
Připojování k oddělené místnosti
Hostitel schůzky není součástí žádné dílčí místnosti, ale může se kdykoli připojit k jakékoli místnosti. Chcete-li se připojit k místnosti a komunikovat s účastníky, klikněte na ikonu ‚Další možnosti‘ vedle dané místnosti a z nabídky vyberte ‚Připojit se k místnosti‘.
Chcete-li se vrátit na schůzku, klikněte na tlačítko ‚Opustit‘. Automaticky vás vrátí na schůzku.
Pokaždé, když se vrátíte na hlavní schůzku z dílčí místnosti, schůzka je pozastavena. Platí to jak pro pořadatele, tak pro účastníky. Chcete-li pokračovat ve schůzce od konce, klikněte na tlačítko „Pokračovat“. Podobně můžete přeskakovat mezi všemi oddělovacími místnostmi.
Přejmenování místnosti
V Microsoft Rooms pro oddělené místnosti existuje několik výchozích nastavení, která můžete změnit. Jedním z nich jsou názvy pokojů. Ve výchozím nastavení se místnosti jmenují Místnost 1, Místnost 2 a tak dále. Chcete-li přejmenovat místnost, přejděte na „Další možnosti“ a z nabídky vyberte „Přejmenovat místnost“.
Poté zadejte nový název a kliknutím na „Přejmenovat místnost“ uložte změny. Přejmenování místností na něco lépe rozpoznatelného usnadňuje jejich moderování.
Odeslání oznámení do místností
Jako moderátor můžete do dílčích místností posílat oznámení, například poskytovat aktualizace času, sdílet výzvy k diskuzi, nápady, užitečné zdroje atd.
Přejděte na „Další možnosti“ v horní části „Oddělovací místnosti“ a z nabídky vyberte „Udělat oznámení“.
Poté napište svou zprávu a klikněte na tlačítko ‚Odeslat‘.
Účastníci v oddělených místnostech si budou moci přečíst oznámení z chatu. Chat Breakout Rooms je také dostupný po schůzce ve vašem hlavním seznamu chatů Teams.
Zavírání pokojů
Můžete zavřít všechny místnosti najednou nebo zavřít jednotlivé místnosti.
Kliknutím na „Zavřít místnosti“ současně zavřete všechny dílčí místnosti.
Chcete-li zavřít jednu místnost, přejděte do místnosti a klikněte na „Další možnosti“. Poté z nabídky vyberte „Zavřít místnost“.
Po návratu na hlavní schůzku musí všichni obnovit schůzku z pozastavení.
Poznámka: Pokud chcete ukončit hlavní schůzku, je důležité nejprve zavřít dílčí místnosti. Pokud tak neučiníte, schůzka dílčích místností bude pokračovat.
Další nastavení
Vypnutí automatického vstupu do místností: Ve výchozím nastavení jsou dílčí místnosti v Microsoft Teams nakonfigurovány tak, že jakmile místnost spustíte, účastníci se do ní automaticky přesunou. Pokud ale nechcete automatické zadávání, můžete toto nastavení vypnout. Když je nastavení vypnuto, účastníci místo toho obdrží zprávu s žádostí, aby se připojili k dílčí místnosti, když ji otevřete. Poté se rozhodnou, kdy se připojí k místnosti kliknutím na tlačítko ‚Připojit se‘.
Chcete-li toto nastavení vypnout, přejděte na panel Oddělovací místnosti a klikněte na „Další možnosti“. Poté z nabídky vyberte „Nastavení místností“. K nastavení místnosti se dostanete pouze tehdy, když jsou místnosti zavřené.
Poté vypněte přepínač „Automaticky přesouvat lidi do místností“.
Povolit účastníkům vrátit se na hlavní setkání: Výchozí konfigurace v Microsoft Teams brání účastníkům vrátit se na hlavní schůzku z vlastní vůle. K větší schůzce se mohou připojit pouze tehdy, když vy, tedy hostitel schůzky, zavřete dílčí místnost. Chcete-li jim dát možnost opustit dílčí místnost, zapněte toto nastavení.
Přejděte na ikonu „Další možnosti“ a vyberte „Nastavení místností“. Poté zapněte přepínač pro „Účastníci se mohou vrátit na hlavní schůzku“. Pokud tak učiníte, přidá se do oddělené místnosti pro účastníky tlačítko „Opustit“, stejně jako hostitel.
Přesunout lidi: Chcete-li někoho přesunout z jedné dílčí místnosti do druhé, přejděte do místnosti, ve které se osoba právě nachází, a klikněte na ni. Zobrazí se seznam všech účastníků v místnosti.
Vyberte jména lidí, které chcete přesunout, a klikněte na tlačítko „Přiřadit“. Poté buď vyberte jinou místnost, do které je přesunete, nebo vyberte „Nepřiřazeno“, abyste je zcela přesunuli z dílčích místností.
Přidat a odstranit místnosti: Můžete také přidat další místnosti nebo odstranit aktuální místnosti v určitém okamžiku během schůzky.
Chcete-li přidat místnost, přejděte na panel dílčích místností a klikněte na možnost „Přidat místnost“. Okamžitě se vytvoří nová místnost.
Chcete-li odstranit místnost, přejděte do místnosti a klikněte na „Další možnosti“. Poté z nabídky vyberte „Odstranit místnost“.
Znovu vytvořit místnosti: Kdykoli budete chtít stávající oddělené místnosti úplně zlikvidovat a začít od nuly, je to také možné. Přejděte na „Další možnosti“ v horní části panelu dílčích místností a poté z nabídky vyberte „Znovu vytvořit místnosti“. Stávající místnosti budou smazány a znovu se zobrazí okno pro vytvoření místností.
Může být obtížné vést otevřené nebo smysluplné diskuse na velkých setkáních, zvláště když je potřeba kreativita. Oddělovací místnosti pomáhají lidem efektivně brainstormovat v menších skupinách.