Jste ohromeni velkým množstvím funkcí dostupných ve službě Google Chat Spaces? Potřebujete rychlý a snadný průvodce? No, právě jste byli obslouženi!
Od té doby, co k této pandemii došlo, je efektivní komunikace velkou výzvou téměř pro každou organizaci. I když to neradi přiznáváme, všichni jsme svým způsobem vinni špatnou komunikací. Buď příliš mnoho komunikace brání dokončení jakékoli práce, nebo příliš málo komunikace zajišťuje dodání špatné práce.
Spaces je odpovědí Googlu na tento komunikační problém. Prostory byly vždy oblíbeným místem, když týmy potřebovaly centrální prostor, kde mohou lidé sdílet soubory, přidělovat úkoly a zůstat ve spojení pro dlouhodobé projekty.
S Gmailem, který má dosah 1,8 miliardy lidí, se žádná jiná platforma pro spolupráci neblíží konkurenci. To se hodí, když chcete na projektu spolupracovat s externím zdrojem a nikdo nemusí stahovat další aplikaci, aby měl přehled o tomto jediném projektu.
Tento mamut populace platforem by mohl být také důvodem, proč se Google rozhodl ponechat limit členů v „prostoru“ na neuvěřitelných 8 000 lidí.
Buď se právě připojujete k této neustále rostoucí platformě, nebo chcete rychlý opakovací kurz o jejích funkcích, tato příručka poslouží všem.
Vytvořte prostor ve službě Google Chat Spaces
Nejprve přejděte na chat.google.com a přihlaste se ke svému účtu. Chcete-li vytvořit prostor, klepněte na ikonu „+“ na kartě „Mezery“. Poté klikněte na možnost „Vytvořit prostor“.
Nyní zadejte vhodný název pro prostor. Pokud chcete, můžete si také vybrat ikonu/emoji. Dále zadejte jména nebo e-mailové adresy lidí, které chcete přidat do tohoto konkrétního prostoru.
Až budete s přidáváním lidí hotovi, klepnutím na tlačítko „Vytvořit“ vytvořte prostor.
Připojení k prostoru ve službě Google Chat Spaces
Je pravděpodobné, že více než vytvoření prostoru se k němu připojíte. Proto je důležité vědět, kde hledat pozvánku.
Chcete-li se připojit k prostoru, přejděte na ikonu „+“ na kartě Prostory na postranním panelu. Poté v seznamu klikněte na možnost „Procházet prostory“.
Nyní uvidíte všechny skupiny, do kterých jste byli požádáni, abyste se připojili. Chcete-li se připojit, klikněte na ikonu „+“ na konkrétní kartě Prostor. Můžete také vyhledat konkrétní pozvánku zadáním názvu prostoru do pole ‚Název prostoru‘.
Náhled prostoru před připojením
Mohou existovat pozvánky do prostoru, které neznáte nebo se jen chcete podívat na účastníky a zprávy, než se rozhodnete.
Chcete-li zobrazit náhled prostoru před připojením, přejděte na možnost „Procházet prostor“ výběrem ikony „+“ na postranním panelu.
Nyní, když umístíte kurzor na název prostoru, uvidíte možnost „Náhled“. Kliknutím na možnost „Náhled“ získáte rychlý pohled na prostor.
Budete mít možnost „Připojit se“ nebo „Zablokovat“ prostor z možností dostupných v pravém dolním rohu okna Náhled.
Chcete-li zobrazit úplný seznam členů přítomných v prostoru. Klikněte na ikonu v obrácených karátech umístěnou hned vedle názvu skupiny. Poté z rozevíracího seznamu vyberte možnost „Zobrazit členy“.
Uvidíte seznam přítomných členů a také členů, kteří jsou požádáni o připojení.
Kontrola spamových pozvánek
Stejně jako pošta mohou některé legální pozvánky do prostoru Space skončit na seznamu spamu. Nezapomeňte to zkontrolovat, když nemůžete najít pozvánku, kterou očekáváte.
Stejně jako v předchozích krocích vyberte možnost „Procházet prostory“ ze seznamu na postranním panelu.
Nyní klikněte na nabídku kebab (tři svislé tečky). Poté klikněte na možnost „Pozvánky na spam“, abyste viděli všechny pozvánky, které skončily jako spam.
Zmínka o někom v chatovacím prostoru Google
Téměř vždy bude mít váš chatovací prostor Google spoustu lidí a nemůžete jen tak poslat zprávu, aniž byste zmínili dotyčnou osobu. Chcete-li ovládat pandemonium, můžete svou zprávu nasměrovat na konkrétní osobu.
Chcete-li zmínit konkrétní osobu, napište „@“ a poté její jméno. Budete také moci vybrat dotyčnou osobu z vyskakovacího seznamu stisknutím Vstupte nebo kliknutím na možnost.
Sdílení souborů ve službě Google Chat Spaces
Sdílení souborů v prostoru je velmi užitečné a zásadní funkce, protože se hodí v mnoha situacích.
Nahrajte místní soubor
Nejprve přejděte do „prostoru“, do kterého chcete soubor nahrát. Dále klikněte na ikonu „šipky nahoru“ ve spodní části obrazovky.
Nyní procházejte soubor z disku, který chcete sdílet. Dvojitým kliknutím na soubor jej vyberete.
Po výběru můžete přidat nějaké textové informace, které poskytují kontext pro soubor, nebo klepnutím na tlačítko Odeslat soubor sdílet se všemi.
Přidat soubor z Disku
Nejprve přejděte do „prostoru“, do kterého chcete soubor nahrát. Poté klikněte na ikonu ‚Drive‘ v pravém dolním rohu obrazovky.
Nyní procházejte soubor z disku, který chcete sdílet. Dvojitým kliknutím na soubor jej vyberete.
Po výběru můžete přidat nějaké textové informace, které poskytují kontext pro soubor, nebo klepnutím na tlačítko Odeslat soubor sdílet se všemi. Google Chat Spaces automaticky aktualizuje předvolby souboru, aby si jej mohl zobrazit každý.
Vytvořit nový dokument
Nový dokument můžete vytvořit přímo z chatovacího okna prostoru. Bude uložen na váš Disk a bude okamžitě sdílen s aktuálními členy daného konkrétního prostoru.
Chcete-li vytvořit nový dokument pro Prostor. Klikněte na ikonu „Vytvořit nový dokument“ v pravé dolní části okna chatu.
Budete si moci vybrat typ dokumentu, který chcete vytvořit. Možnosti zahrnují Tabulky Google, Dokumenty a Prezentace. Klikněte na preferovanou možnost.
Dále zadejte název sdíleného dokumentu a kliknutím na tlačítko „Sdílet“ dokument sdílejte.
Poté se dokument otevře v zobrazení vedle sebe s chatem, aby bylo možné maximálně spolupracovat.
Vyhledání souboru v chatu
Často chcete rychle najít soubor a potřebujete vidět zprávy, které jsou s ním sdíleny. Google vám nedovolí procházet stovky zpráv.
V okně chatu konkrétního prostoru přejděte na kartu „Soubory“ v horní části obrazovky.
Uvidíte seznam všech souborů sdílených v prostoru. Nyní klikněte na možnost „Zobrazit v chatu“ na pravé straně konkrétního souboru.
Přidávejte a přiřazujte úkoly ve službě Google Chat Spaces
Přidávání a přidělování úkolů je skvělá funkce Google Chat Spaces. Pojďme to prozkoumat podrobně.
Chcete-li vytvořit úkol, přejděte na kartu „Úkoly“ v horní části obrazovky.
Nyní klikněte na možnost „Přidat prostorový úkol“ a přidejte úkol. Případně můžete stisknout Vstupte vytvořit také úkol.
Poznámka: Sekce Úkoly podporuje klávesové zkratky pro většinu akcí. Chcete-li vyvolat seznam podporovaných zkratek, stiskněte Ctrl+/.
Dále úkolu dejte vhodný název a přidejte o něm nějaké podrobnosti, pokud nějaké existují. Můžete stisknout Vstupte pro vložení nového řádku do sekce podrobností.
Nyní stiskněte Tab nebo klikněte na možnost ‚Přidat datum/čas‘ a nastavte termín pro svůj úkol.
Poté vyberte datum a čas dne, kdy má být úkol dokončen, a potvrďte kliknutím na „OK“.
Poznámka: Chcete-li jakoukoli akci vrátit zpět, stiskněte Ctrl+Z
Nyní stiskněte Tab nebo klikněte na „Přiřadit“ a přiřaďte k úkolu příjemce.
Nyní zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, které chcete úkol přiřadit.
Poté stiskněte Tab pak Vstupte. V opačném případě klikněte na tlačítko „Přidat“ a přidejte úkol.
Smazat úkol
Chcete-li úkol odstranit, stiskněte ikonu koše na pravé straně položky úkolu ze seznamu.
Nyní kliknutím na odstranit potvrďte odstranění vybrané úlohy.
Řazení úkolů
Úkoly lze také třídit, aby byly lépe vidět a poskytovaly relativně lepší sledovatelnost.
Chcete-li úkoly seřadit, přejděte na kartu „Úkoly“ a klikněte na nabídku kebab (tři svislé tečky). Dále zvolte datum, příjemce nebo pořadí pro zobrazení úkolů v tomto konkrétním pořadí.
Přidání události kalendáře do Google Chat Spaces
Kalendářní události mohou sloužit mnoha účelům. Ať je to na valnou hromadu týmu nebo blížící se uzávěrku nebo den založení organizace. Funkce kalendáře vás nikdy nezklame.
Chcete-li přidat událost kalendáře. Klikněte na ikonu „Kalendář“ ve spodní části okna chatu Spaces.
Nyní klepnutím na ikonu karát otevřete všechny konfigurovatelné pro událost kalendáře.
Chcete-li nastavit datum a čas události kalendáře, klikněte na datum nebo čas a nastavte jednotlivé komponenty samostatně.
Pokud je událost, kterou přidáváte, opakovaná, klikněte na možnost ‚Neopakuje se‘ a nastavte opakování události z rozevíracího seznamu.
Chcete-li k události přidat další prostory nebo lidi, klikněte na možnost „Přidat hosty“ a zadejte název prostoru nebo e-mailovou adresu osoby, kterou chcete přidat.
Chcete-li nastavit úroveň oprávnění pro své hosty, klepněte na možnost „Oprávnění hostů“, abyste viděli udělená oprávnění. Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí příslušných položek ze seznamu poskytnete nebo odepřete přístup hostům.
Nyní, pokud se jedná o venkovní setkání na konkrétním místě. Umístění můžete také vybrat z možnosti „přidat umístění“.
Pokud chcete zahrnout odkaz na Google Meet, protože většina částí světa je buď v uzamčení, nebo není bezpečné jít ven. Klikněte na možnost „Přidat videokonferenci Google Meet“ a odkaz na schůzku bude součástí pozvánky rozeslané všem hostům.
Poté, pokud chcete přidat nějaké informace týkající se schůzky, například požádat všechny, aby si přinesli své notebooky na venkovní setkání, nebo jen shrnutí témat schůzky. Můžete to udělat kliknutím a zadáním podrobností do možnosti „Přidat popis“.
Dále, pokud nechcete, aby ostatní lidé viděli tuto schůzku ve vašem kalendáři, nebo chcete skrýt účastníky kvůli důvěrné povaze schůzky. Můžete to udělat tak, že kliknete na možnost „Viditelnost“ a změníte ji na „Soukromé“, abyste schůzi a účastníky skryli.
Nakonec můžete také nastavit čas rozeslání připomenutí schůzky všem hostům. Vyberte preferovanou možnost z rozevíracího seznamu.
Nyní klikněte na „Uložit a sdílet“ v pravém dolním rohu podokna.
Poté, chcete-li účastníkům odeslat e-mail s pozvánkou, klikněte na možnost ‚Odeslat‘. Pokud nechcete rozesílat pozvánky, klikněte na možnost ‚Neodesílat‘ nebo pokud chcete něco změnit, klikněte na možnost ‚Zpět k úpravám‘.
Vytvářejte schůzky Google Meet nebo se k nim připojujte z Google Chat Spaces
Meet od Googlu je velmi spolehlivý a zvláště v dobách, jako jsou tyto, jedna z nejlepších alternativ, jak vést osobní diskusi bez kolegů. Od aktualizace Google Chatu je Meet krásně integrován do Spaces, aby se zvýšila produktivita a omezilo přepínání aplikací.
Existují dva způsoby, jak můžete Google Meet začlenit do svého prostoru. Pojďme je oba zkontrolovat.
Seznamte se z chatu jedním kliknutím
Jsou situace, kdy nemůžete čekat do večera nebo dalšího dne s prodiskutováním nedávného vývoje projektu. Ať už se jedná o zpětnou vazbu od klienta na konkrétní modul, nebo jste právě zjistili zásadní chybu. Vyvolání Meet je tak snadné, jak jen to jde.
Pro improvizované setkání přejděte do okna chatu konkrétního prostoru. Pak přidejte nějaký textový kontext, aby se lidé mohli duševně připravit na to, aby zvládli celou noc.
Nyní klikněte na ikonu videokamery v pravém dolním rohu okna. Poté kliknutím na Odeslat odešlete odkaz na připojení ke Meet.
Přidejte Meet ke stávající události
Víme, co chcete říct, právě jsme vám ukázali způsob, jak začlenit Google Meet při vytváření nové události v kalendáři. Ale co když jste již vytvořili událost a nyní chcete vložit odkaz na Meet? No, čtěte dál.
Přidání odkazu Google Meet na existující událost. Klikněte na ikonu „Kalendář“ v pravé části obrazovky přímo pod ikonou vašeho účtu.
Nyní klikněte na existující událost, ke které chcete přidat odkaz Google Meet.
Poté kliknutím na ikonu ‚Upravit událost‘ otevřete konfigurace události.
Poté klikněte na možnost „Přidat konferenci Google Meet“ a přidejte odkaz na Meet.
Nyní klikněte na „Uložit“ pro potvrzení změn.
Poté se můžete rozhodnout odeslat pozvánku všem hostům s aktualizovanými informacemi. Chcete-li to provést, klikněte na možnost „Odeslat“. Můžete také přidat kontext pro přidání odkazu na Meet, aby účastníci znovu věděli, proč pozvánku dostali.
Rychlé tipy pro Google Chat Spaces
Zde je několik rychlých tipů pro Google Chat Spaces. Tyto tipy vám pomohou používat Spaces efektivněji než kdy jindy, protože budete znát každý jejich kout a kout.
Změňte název prostoru a emotikony
Nejprve klepněte na název prostoru v horní části obrazovky. Poté klikněte na možnost „Upravit jméno a emotikony“.
Správa oznámení o prostoru
Mnohokrát je prostor obzvláště upovídaný nebo se na něj hrnou stovky zpráv a brzdí vaši produktivitu.
Informujte méně
Chcete-li dostávat upozornění pouze tehdy, když jste zmíněni. Klikněte na nabídku kebabu (tři svislé tečky), která se nachází vedle názvu prostoru na bočním panelu. Dále v seznamu klikněte na možnost „Oznámení“.
Nyní klikněte na možnost ‚Upozorňovat méně‘, abyste dostávali upozornění pouze tehdy, když jste zmíněni. Poté klikněte na Uložit pro potvrzení změn.
Vypnout upozornění
Můžete také úplně vypnout upozornění pro konkrétní prostor. Společnost Google vám však zašle e-mail pro všechny nepřečtené zmínky.
Nejprve klikněte na nabídku kebabu (tři svislé tečky) na bočním panelu vedle názvu prostoru. Poté klikněte v seznamu na možnost „Oznámení“.
Poté klikněte na možnost „Vypnout oznámení“ a potvrďte změny stisknutím tlačítka Uložit.
Zobrazit aktuální online členy
Pokud někdy vznikne potřeba zjistit, kdo z členů Vesmíru je právě online. Google pro to přidal ustanovení.
V okně chatu Space klikněte na název prostoru. Poté klikněte na možnost zobrazení členů ze seznamu.
Nyní, abyste identifikovali aktuálně online členy, hledejte v seznamu zelenou tečku vedle jejich jména.
Otevřete sdílený soubor v zobrazení vedle sebe v chatu
Může se stát, že budete chtít vidět sdílený soubor v Google Chat Space a mít otevřené okno chatu, abyste se mohli rychle rozhodnout stejným způsobem.
Chcete-li otevřít soubor v zobrazení vedle sebe, vyhledejte soubor v chatu a kliknutím na ikonu „Otevřít v chatu“ otevřete dokument a také nechte okno chatu připnout na stranu.
Minimalizovat okno Google Chat Space
Okno chatu Google Space se ve výchozím nastavení otevře maximalizované. Může to způsobit trochu nepohodlí, když se snažíte vést více než jednu konverzaci. Můžete však minimalizovat a měnit velikost podle svých potřeb.
Chcete-li minimalizovat okno chatu konkrétního prostoru, klikněte na ikonu šipky dovnitř.
Space chat bude nyní minimalizován a bude umístěn ve spodní části vaší obrazovky.
Změna velikosti okna chatu
Změna velikosti okna se může hodit, když zprávy přicházející do prostoru jsou trochu zdlouhavé a tak se stávají trochu těžkopádnými na čtení v menším okně.
Změnit velikost vertikálně
Na minimalizované kartě konkrétního prostoru umístěte ukazatel myši na horní okraj okna. Jakmile uvidíte ikonu šipky nahoru, klikněte a podržte tlačítko myši a tažením nahoru změňte velikost okna.
Změnit velikost vodorovně
Na minimalizované kartě konkrétního prostoru umístěte ukazatel myši na kterýkoli boční okraj okna. Jakmile uvidíte ikonu šipky do stran, klikněte a podržte tlačítko myši a tažením do strany změňte velikost okna.
Změnit velikost diagonálně
Na minimalizované kartě konkrétního prostoru umístěte ukazatel myši na rohový okraj okna. Jakmile uvidíte ikonu diagonální šipky, klikněte a podržte tlačítko myši a tažením diagonálně změňte velikost okna.
Připnout mezerník
Prostor můžete vždy připnout nahoře v sekci Prostor, aby se vždy zobrazoval, bez ohledu na nepřečtené zprávy z vašeho fondu prostorů.
Chcete-li mezerník připnout, klikněte na nabídku kebabu (tři svislé tečky) umístěné hned vedle názvu prostoru a v seznamu klikněte na možnost „Připnout“.
No, to je vše, co je třeba vědět o Google Chat Spaces. Nyní se staňte efektivním komunikátorem a stejně efektivním spolupracovníkem.